Dobropis alebo storno faktúry: čo kedy použiť, keď je na faktúre chyba

Faktúra s chybou: prečo ju neprepísať

Zlé IČO odberateľa, o kus viac na faktúre, než prišlo, zľava, na ktorú sa zabudlo, alebo tovar, ktorý zákazník vrátil. Prvý reflex je otvoriť faktúru a opraviť číslo. Lenže vystavený doklad už môže mať odberateľ zaúčtovaný, môže byť v priznaní k DPH alebo v kontrolnom výkaze — a zmena u vás by nesedela s tým, čo má on.

Preto sa vystavený doklad v Ledgiu neprepisuje vôbec. Sú dve cesty a rozdiel medzi nimi je jednoduchý: dostal sa doklad k odberateľovi a do daní, alebo nie?

Storno: pre doklad, ktorý nikam nedošiel

Storno hovorí „tento doklad nikdy neplatil“. Hodí sa na faktúru vystavenú omylom na nesprávneho odberateľa, ktorá ešte neodišla. Číslo ostáva obsadené, aby v číselnom rade nevznikla diera, a dôvod storna sa uloží do internej poznámky aj do histórie zmien. Ak faktúra vyskladnila tovar, storno ho vráti na sklad — tovar je predsa stále na regáli.

Ledgio storno nepustí, keď by nepravdivo prepísalo históriu, a povie prečo. Kontroluje v tomto poradí:

• Faktúra je čiastočne alebo celkom uhradená — opravou je dobropis.
• Faktúra je zaúčtovaná — najprv sa zruší účtovný zápis.
• Z faktúry už vznikol ďalší doklad — opravou je dobropis.
• Faktúra odišla ako e-faktúra — opravou je dobropis, nie storno.
• Priznanie k DPH za jej obdobie je podané — opravou je dobropis.

Dobropis: oprava dokladu, ktorý už platí

Dobropis je samostatný opravný doklad s vlastným číslom, ktorý sa odvoláva na pôvodnú faktúru. Dá sa vystaviť na celú faktúru aj na jej časť. Postup v Ledgiu:

• V detaile faktúry stlačte Dobropis.
• Pri každej položke zadajte, koľko sa dobropisuje. Nula položku vynechá, viac než bolo fakturované sa zadať nedá.
• Ak sa vracia tovar, zvoľte, či ide späť do predaja, do karantény (reklamovaný alebo poškodený kus), alebo sa nevracia vôbec.
• Napíšte dôvod dobropisu — vytlačí sa na doklade — a stlačte Vystaviť dobropis.
• Ak bola chyba v celej faktúre, vystavte potom novú, správnu faktúru s novým číslom.

Čo dobropis prevezme a čo nie

Ceny, zľavy, sadzby a režim DPH sa berú z pôvodnej faktúry, nie z dnešného cenníka — dobropis musí opravovať to, čo bolo naozaj vystavené. Rovnako údaje odberateľa: idú zo snímky na pôvodnej faktúre, nie z dnešnej karty kontaktu. Meniť sa dá len množstvo.

Dobropis má dátum vystavenia aj dodania dnešný, takže patrí do obdobia, v ktorom opravu robíte, nie do obdobia pôvodnej faktúry. Keď je toto obdobie DPH už zamknuté, dobropis sa nevystaví. Ukladá sa s kladnými sumami; že ide o zníženie, určí druh dokladu, takže vo výkazoch DPH aj v prehľadoch sa odpočíta sám.

Vratka na sklad sa zapíše v tej istej chvíli ako dobropis: buď vznikne oboje, alebo nič. Tovar sa vracia v cene, za akú pôvodne odišiel zo skladu.

Na čo si dať pozor

Tieto chyby sa pri opravách faktúr opakujú najčastejšie:

• Zmazanie faktúry namiesto opravy — v číselnom rade vznikne diera, ktorú kontrola nájde.
• Storno dokladu, ktorý odberateľ už zaúčtoval — u neho faktúra platí ďalej, u vás nie.
• Dobropis datovaný do obdobia, ktoré je už uzavreté a podané — oprava patrí do obdobia, keď ju robíte.
• Vratka na sklad pri dobropise na službu alebo zľavu — pohyb, ktorý sa nikdy nestal. Ledgio vratku ponúkne len pri skladovej položke.

Koľko to stojí

Storno aj dobropis sú súčasťou fakturácie, takže ich má každý plán. Najlacnejší je plán Faktúra za 9 € mesačne bez DPH, pri ročnej platbe 7,20 € mesačne, a obsahuje aj e-faktúry, cenové ponuky a upomienky.

Vratka tovaru na sklad potrebuje sklad, ktorý je v pláne Biznis za 24 € mesačne, ročne 19,20 € mesačne. Plány sa účtujú za firmu, nie za používateľa, a prvých 14 dní je skúška plnej verzie.

Časté otázky

Dá sa dobropis vystaviť aj na uhradenú faktúru?

Áno. Uhradená faktúra sa stornovať nedá, dobropis k nej áno. Dobropis sa nedá vystaviť len ku konceptu a k stornovanej faktúre.

Môžem dobropisovať len jednu položku z faktúry?

Áno. Pri ostatných položkách nechajte nulu a pri tej, ktorú opravujete, zadajte množstvo. Dobropisovať viac, než bolo fakturované, Ledgio nedovolí.

Čo sa stane s číslom stornovanej faktúry?

Ostáva obsadené a ďalší doklad ho nedostane. Stornovaná faktúra zostane v zozname s dôvodom storna a v zákazníckom portáli sa nezaráta do dlhu odberateľa.

Kto smie faktúru stornovať?

Storno má v oprávneniach vlastné právo „Stornovať doklad“, dobropis patrí k právu „Vystaviť a odoslať faktúru“. Kolega, ktorý faktúry len vystavuje, tak stornovať nemusí smieť.