Zálohová faktura a vyúčtování zálohy: jak správně odečíst zálohu
· 5 min čtení
Jak vystavit zálohovou fakturu a potom ji vyúčtovat?
Zálohovou fakturu vystavíte ve Faktury → Nová faktura jako druh Zálohová faktura; má vlastní číselnou řadu a do výkazů DPH nevstupuje, protože není daňový doklad. Když odběratel zaplatí, v detailu zálohy stisknete Vyúčtovací faktura a Ledgio vystaví fakturu se stejnými položkami, od které odečte zaplacenou část zálohy — zvlášť pro každou sazbu DPH. Zálohy i vyúčtování jsou v každém tarifu, od tarifu Faktura za 229 Kč měsíčně. Úhradu zálohy z bankovního výpisu spáruje tarif Biznis za 599 Kč měsíčně.
Kde se u záloh nejčastěji chybuje
Truhlář, montážní firma nebo velkoobchod chce část peněz předem, než objedná materiál. Vystaví zálohovou fakturu, zákazník zaplatí a za pár týdnů přijde dodání. Tehdy je potřeba vystavit skutečnou fakturu a zaplacenou zálohu z ní odečíst — a právě tady vzniká většina chyb.
Zálohová faktura je jen výzva k zaplacení. Není to daňový doklad, takže nepatří do přiznání k DPH ani mezi výnosy. Daň vzniká přijetím platby, ne vystavením výzvy. Kdo zálohovou fakturu zaúčtuje jako tržbu, má na konci měsíce výnos, který ještě neexistuje, a po vyúčtování ho má dvakrát.
Druhá častá chyba je odpočet zapsaný ručně jedním řádkem. Dokud jsou všechny položky v jedné sazbě, nic se neděje. Když je na dokladu zboží s 21 % i s 12 %, jeden řádek odpočtu přiřadí celou zálohu k jedné sazbě a základ daně v přiznání nesedí s doklady. A třetí: odběratel zaplatí zbytek omylem na variabilní symbol zálohy a peníze pak visí na dokladu, který je už vyúčtovaný.
Jak na to v Ledgiu
Celý postup jsou tři kroky a odpočet nikde nepočítáte ručně:
- Ve Faktury → Nová faktura zvolte druh Zálohová faktura a zadejte položky, které budete dodávat. Záloha má vlastní číselnou řadu, takže čísla faktur zůstanou nepřerušená.
- Počkejte na úhradu. V tarifu Biznis ji spárujete z bankovního výpisu, v tarifu Faktura ji zapíšete na zálohu ručně. Ledgio si pamatuje, kolik na zálohu opravdu přišlo.
- V detailu zálohové faktury stiskněte Vyúčtovací faktura. U tlačítka vidíte, jakou částku ze zálohy odečte. Vznikne vyúčtovací faktura s položkami zálohy a se záporným řádkem „Odpočet zálohy“ pro každou sazbu DPH.
- Vyúčtovací fakturu pošlete odběrateli. Doplatí rozdíl, nebo — když byla záloha zaplacena celá — nedoplácí nic a faktura vznikne rovnou uhrazená.
Jak se odpočet rozpouští podle sazeb DPH
Ledgio zjistí, jaký podíl zálohy odběratel zaplatil, a stejný podíl odečte od základu každé sazby. Příklad: záloha obsahuje zboží za 10 000 Kč bez DPH se sazbou 21 % a zboží za 4 000 Kč se sazbou 12 %, celkem 16 580 Kč s DPH. Odběratel zaplatil polovinu, 8 290 Kč.
| Řádek vyúčtovací faktury | Základ | Sazba | DPH | S DPH |
|---|---|---|---|---|
| Zboží A | 10 000,00 Kč | 21 % | 2 100,00 Kč | 12 100,00 Kč |
| Zboží B | 4 000,00 Kč | 12 % | 480,00 Kč | 4 480,00 Kč |
| Odpočet zálohy | −5 000,00 Kč | 21 % | −1 050,00 Kč | −6 050,00 Kč |
| Odpočet zálohy | −2 000,00 Kč | 12 % | −240,00 Kč | −2 240,00 Kč |
| K úhradě | 7 000,00 Kč | 1 290,00 Kč | 8 290,00 Kč |
Co Ledgio pohlídá za vás
Vyúčtovací faktura přebírá z původní zálohy odběratele v podobě, v jaké byl na záloze, měnu, režim DPH, způsob úhrady i poznámku. Číslo dostane z řady faktur, variabilní symbol z čísla a splatnost podle karty odběratele, jinak 14 dní. Datum zdanitelného plnění je den vyúčtování; když má záloha období plnění, například nájem za listopad, odvodí se z něj.
Ke každé záloze vznikne nejvýš jedna platná vyúčtovací faktura — druhé kliknutí ji odmítne. Na vyúčtovanou zálohu už nejde zapsat platbu z banky ani z pokladny: Ledgio řekne, že zbytek patří na vyúčtovací fakturu, jinak by zákazník platil dvakrát. Upomínky vyúčtovanou zálohu neurgují, zbytek se připomíná na faktuře.
Kdyby vyúčtovací faktura spadla do období DPH, které je už podané a zamčené, nevystaví se. A když ji stornujete, záloha se znovu otevře a dá se vyúčtovat od začátku.
Na co si dát pozor
Při vyúčtování stojí za to tři věci:
- Tlačítko Vyúčtovací faktura funguje i před úhradou, ale odečte jen to, co už přišlo. U nezaplacené zálohy vznikne faktura na celou částku bez odpočtu a záloha se pak už neuhrazuje — proto vyúčtujte až po úhradě.
- Vyúčtovací faktura vzniká rovnou vystavená, ne jako koncept. Práci či materiál navíc, které na záloze nebyly, fakturujte samostatnou fakturou.
- Zálohovou fakturu nezaúčtujte jako výnos. Daňovým dokladem o dodání je až vyúčtovací faktura; jak postupovat s DPH v okamžiku úhrady zálohy, si ověřte se svou účetní.
Kolik to stojí
Zálohové i vyúčtovací faktury jsou v každém tarifu. Nejlevnější je tarif Faktura za 229 Kč měsíčně bez DPH, při roční platbě 183,20 Kč měsíčně; obsahuje i e-faktury, cenové nabídky, opakované faktury a upomínky. Úhradu zálohy v něm zapíšete ručně.
Pokud chcete, aby se úhrada zálohy spárovala sama z bankovního výpisu, potřebujete tarif Biznis za 599 Kč měsíčně, ročně 479,20 Kč měsíčně. Oba tarify se účtují za firmu, ne za uživatele, a prvních 14 dní si vyzkoušíte plnou verzi.
Časté dotazy
- Vstupuje zálohová faktura do přiznání k DPH?
- Ne. Zálohová faktura není daňový doklad a do výkazů DPH v Ledgiu nevstupuje. Do přiznání jde vyúčtovací faktura, která zálohu odečte.
- Co když odběratel zaplatil jen část zálohy?
- Vyúčtovací faktura odečte přesně zaplacenou část, rozdělenou podle sazeb DPH ve stejném poměru. Nezaplacený zbytek zálohy je v plné výši na vyúčtovací faktuře a platí se na ni.
- Dá se k jedné záloze vystavit víc vyúčtovacích faktur?
- Ne, k záloze existuje nejvýš jedna platná vyúčtovací faktura. Pokud ji stornujete, záloha se znovu otevře a vyúčtovat ji můžete od začátku.
- Může zálohovou fakturu vystavit i e-shop?
- Ano. U objednávky z e-shopu na firemním webu s platbou převodem vznikne zálohová faktura s variabilním symbolem, která se páruje z banky, a vyúčtuje se stejným tlačítkem jako ručně vystavená záloha.