Jak vybrat fakturační program: 8 věcí, které musí umět
· 6 min čtení
Jak vybrat fakturační program?
Fakturační program vybírejte podle toho, jestli zvládne zákonné věci, ne podle vzhledu faktury: DPH zaokrouhlenou po řádcích a správný režim DPH, souvislou číselnou řadu, opravu dobropisem, QR Platbu a odeslání e-faktury přes síť Peppol. Dál rozhoduje, jestli údaje odběratele načte z ARES a jestli účetní dostane přístup bez příplatku. V Ledgiu to všechno umí tarif Faktura za 229 Kč měsíčně za celou firmu se třemi uživateli.
Proč se při výběru vyplatí zpomalit
Firma si fakturační program většinou vybírá narychlo: první faktura má odejít dnes, tak se zaregistruje do prvního programu, který vypadá jednoduše. Rozdíly se ukážou až později — u prvního dobropisu, u faktury na Slovensko, při kontrole od účetní nebo při přechodu na e-fakturu.
Změna programu po roce přitom není zadarmo. Je třeba přenést kontakty a ceník, navázat číselnou řadu a starý archiv si nechat kvůli dohledávání. Proto se vyplatí před registrací ověřit pár věcí, které se na úvodní stránce programu nepíšou.
Osm věcí, které si ověřit
Vyzkoušejte je na vlastním dokladu během zkušební doby, ne podle seznamu funkcí na webu:
- Odběratel podle IČO z registru. Program má údaje načíst z ARES, ne čekat, že je přepíšete. A po vystavení si je má na dokladu zmrazit — změna adresy kontaktu nesmí změnit už vystavenou fakturu.
- DPH po řádcích. Daň se počítá a zaokrouhluje po řádcích faktury. Program, který počítá DPH jen ze součtu, dává u více položek jiné haléře.
- Režimy DPH. Přenesení daňové povinnosti, dodání do jiného státu EU a vývoz musí jít vybrat, ne řešit poznámkou pod fakturou.
- Číselná řada. Číslo se má přidělit až při vystavení a bez děr. Při přechodu musí jít navázat tam, kde skončil starý program.
- Opravy podle zákona. Vystavený doklad se nepřepisuje: pokud nikam neodešel, stornuje se, jinak se opraví dobropisem.
- QR Platba. V Česku formát SPAYD, na Slovensku PAY by square — odběratel zaplatí naskenováním a platba přijde se správným variabilním symbolem.
- E-faktura přes Peppol. V Česku plošná povinnost e-fakturace zavedená není, na Slovensku ale od 1. ledna 2027 platí pro plátce DPH. Kdo fakturuje slovenským firmám, potřebuje program, který e-fakturu umí odeslat i přijmout.
- Účetní a cena za firmu. Externí účetní potřebuje přístup k dokladům. Ověřte si, jestli za ni platíte jako za dalšího uživatele.
Jak to vypadá v Ledgiu
Faktura v Ledgiu vzniká jako koncept, který můžete měnit kolikrát chcete. Číslo z řady dostane až vystavením a od té chvíle vstupuje do výkazů DPH. Postup u první faktury:
- Ve Fakturách → Nová faktura vyberte odběratele nebo zadejte IČO — údaje se načtou z ARES, u slovenské firmy ze slovenského registru.
- Doplňte položky z ceníku nebo ručně: množství, cenu, slevu a sazbu DPH. Daň se zaokrouhlí po řádcích.
- Zkontrolujte pole Režim DPH. Výchozí je běžný režim a podle odběratele se sám nepřepne.
- Vystavte doklad. Rezervuje se číslo z řady a PDF faktury nese QR Platbu.
- Odešlete fakturu e-mailem s PDF nebo přes Peppol jako e-fakturu. V historii dokladu uvidíte, kdy odešla a kdy ji odběratel otevřel.
Na co si dát pozor
Režim DPH zkontrolujte před vystavením. Faktura vystavená ve špatném režimu se pak opravuje dobropisem, ne přepsáním. Odpovědnost za režim zůstává na vás, žádný program ji za vás nevezme.
Když se změní adresa odběratele, opravte ji na jeho kartě, ne ručně na faktuře. Jinak v kontaktech zůstane nesprávný údaj a další faktura ho zopakuje.
Faktury posílejte z programu, ne z vlastní schránky. Pokud odejdou mimo něj, v historii dokladu chybí stopa, kdy a komu odešly — a právě ta se hodí, když odběratel tvrdí, že fakturu nedostal.
Pokud fakturujete slovenským plátcům, nepodceňte zápis do sítě Peppol. Firmu je třeba zapsat k digitálnímu pošťákovi a zápis čeká na registraci, což trvá dny.
Kolik to stojí
Ledgio se platí za firmu, ne za uživatele. Který tarif stačí, závisí na tom, jestli prodáváte ze skladu:
| Faktura | Biznis | |
|---|---|---|
| Cena měsíčně bez DPH | 229 Kč | 599 Kč |
| Při dobití kreditu na rok | 183,20 Kč měsíčně | 479,20 Kč měsíčně |
| Uživatelé | 3 | 8 |
| Faktury, e-faktury, cenové nabídky, upomínky, opakované faktury | ano | ano |
| Sklad, objednávky, párování plateb z banky, výkazy DPH | ne | ano |
Časté dotazy
- Má Ledgio fakturaci zdarma?
- Ne, bezplatný tarif Ledgio nemá. Registrace otevře 14denní zkoušku plné verze, potom stojí nejlevnější tarif Faktura 229 Kč měsíčně bez DPH. Účetní licenci nezabírá, takže za její přístup neplatíte nic.
- Kolik e-faktur je v ceně tarifu?
- Deset e-faktur za kalendářní měsíc, dohromady za odeslané i přijaté. Každá další stojí 3,75 Kč a strhne se z kreditu. Odeslání nad balík se nikdy nezablokuje.
- Můžu v tarifu Faktura posílat upomínky a opakované faktury?
- Ano. Tarif Faktura má upomínky podle rozvrhu dní před splatností i po ní, opakované faktury pro paušální klienty i cenové nabídky, které se překlopí na fakturu bez přepisování.
- Můžu přejít z jiného fakturačního programu a pokračovat v číslování?
- Ano. Kontakty, ceník a neuhrazené faktury nahrajete z Excelu nebo CSV a v Nastavení → Číselné řady nastavíte pořadové číslo tak, aby první faktura v Ledgiu navázala na poslední číslo ze starého programu.