Dostane zákazník upomínku, když už zaplatil?

Ne, pokud je úhrada u faktury zapsaná před nočním během. Upomínka jde jen na fakturu s nezaplaceným zbytkem; při částečné úhradě na zbytek.

Kolik upomínek můžu nastavit?

Tolik termínů, kolik napíšete do polí oddělených čárkou — před splatností i po ní. Každý z nich odejde k faktuře nejvýš jednou.

Z jaké adresy upomínky odcházejí?

Bez vlastní schránky odcházejí z adresy Ledgia. Když si v nastavení připojíte vlastní poštovní server, odcházejí z vaší adresy a SPF i DKIM sedí na vaši doménu, takže e-mail nekončí ve spamu.

Dá se poslat upomínka i mimo rozvrh?

Ano, tlačítkem na detailu faktury. Ruční upomínka jde stejným textem a se stejnou přílohou a naplánované termíny neblokuje.

upomínkyfakturaceúhradyOSVČ

Jak posílat upomínky neplatičům automaticky a nikoho neupomínat dvakrát

17. října 2026 · 6 min čtení

Jak posílat upomínky neplatičům automaticky?

V Ledgiu otevřete Nastavení → Upomínky, zapněte „Posílat automaticky“ a zadejte, kolik dní před splatností a po ní se má odběrateli připomenout, například 3 dny před a 1, 7 a 14 dní po. Úloha běží jednou denně v noci a každý termín pošle k faktuře jen jednou, i kdyby proběhla dvakrát. Upomínka obsahuje nezaplacený zbytek, IBAN, variabilní symbol a PDF faktury. Upomínky jsou v každém tarifu, už v tarifu Faktura za 229 Kč měsíčně.

Nastavení upomínek v Ledgiu s rozvrhem dní před splatností a po ní a seznamem posledních odeslaných upomínek.

Proč se na neplatiče zapomíná

Živnostník nebo malá firma má faktury splatné v různé dny. Kdo je hlídá v hlavě nebo v tabulce, upomínku napíše, až když si všimne, že peníze chybí — často o měsíc později. Tehdy už je rozhovor nepříjemnější, než by byl po pár dnech.

Ruční upomínky mají i opačnou potíž. Když je píšou dva lidé, zákazník dostane stejnou výzvu dvakrát. A když se nikdo nepodívá do výpisu, upomínka odejde i tomu, kdo už zaplatil. Obojí poškodí vztah víc než samotné zpoždění.

Většina opožděných plateb přitom není zlý úmysl. Faktura zapadla v poště, účetní byla na dovolené. Krátká, věcná připomínka s údaji k platbě vyřeší většinu případů bez telefonátu.

Jak nastavit automatické upomínky v Ledgiu

Upomínky jsou rozvrh, ne ruční práce. Nastavíte ho jednou a dál se řídí stavem každé faktury. Nastavuje ho vlastník nebo administrátor firmy:

Otevřete Nastavení → Upomínky a zapněte „Posílat automaticky“. Výchozí stav je vypnuto, aby nikomu nic neodešlo bez vašeho rozhodnutí.
Do pole Dní před splatností napište, kdy připomenout blížící se splatnost, například 3. Do pole Dní po splatnosti termíny upomínek, například 1, 7, 14. Prázdné pole termín vypne.
Vyplňte jméno odesílatele a adresu pro odpovědi, aby zákazník odpovídal přímo vám. Rozhodněte, jestli přiložit PDF faktury (výchozí ano) a jestli chcete kopii každé upomínky na firemní e-mail.
Uložte. Tlačítkem „Spustit teď“ si rozvrh můžete hned vyzkoušet; v seznamu Poslední upomínky uvidíte, co odešlo.
Zkontrolujte, že kontakty mají vyplněný e-mail. Faktura odběratele bez e-mailu se přeskočí.

Co upomínka obsahuje a kdy odejde

Úloha běží jednou denně v noci. Projde vystavené faktury a zálohové faktury, které nejsou celé zaplacené, a pošle upomínku jen těm, jejichž dnešní den přesně sedí s některým termínem rozvrhu. Faktura po splatnosti se zároveň sama přepne do stavu po splatnosti.

V upomínce je číslo faktury, datum splatnosti, IBAN výchozího účtu, variabilní symbol a částka, kterou zákazník ještě dluží — ne celková částka faktury. Kdo zaplatil polovinu, dostane výzvu na druhou polovinu. Na konci je věta, že pokud mezitím zaplatil, může zprávu považovat za bezpředmětnou.

Jazyk upomínky se řídí zemí odběratele: český zákazník ji dostane česky, slovenský slovensky. Upomínka se zapíše do historie dokladu a je u ní vidět i to, jestli ji zákazník otevřel.

Stejný termín se k faktuře pošle jen jednou. Kdyby noční úloha proběhla dvakrát, druhý běh nic nepošle. Upomínku můžete poslat i ručně tlačítkem na faktuře — ta rozvrh neblokuje a naplánovaná upomínka ten den odejde také.

Na co si dát pozor

Automatická upomínka je jen tak dobrá, jak přesné jsou údaje o úhradách. Proto:

V den splatnosti se upomínka neposílá. Peníze bývají na účtu až o den později, první termín po splatnosti proto dávejte aspoň na 1 den.
Úhrady zapisujte včas. Dokud platba není u faktury, systém neví, že je zaplacená — v tarifu Biznis to za vás udělá párování z bankovního výpisu.
Ručně označená úhrada bez zápisu v bance zastaví upomínky, ale v účetnictví pak chybí pohyb, který by ji vysvětlil.
Vyúčtovanou zálohovou fakturu Ledgio neupomíná — zbytek se platí na vyúčtovací fakturu, která má vlastní upomínky.
Uzamčený účet (například po zkoušce bez kreditu) upomínky neposílá. Na vlastní instalaci musí na serveru běžet noční úloha, jinak se upomínky potichu přestanou posílat.

Kolik to stojí

Upomínky podle rozvrhu jsou v každém tarifu. Nejlevnější je tarif Faktura za 229 Kč měsíčně bez DPH, při roční platbě 183,20 Kč měsíčně, a obsahuje i faktury, e-faktury, cenové nabídky a opakované faktury.

Pokud chcete, aby se úhrady na faktury dostávaly samy z bankovního výpisu a upomínky tak nikdy neodešly tomu, kdo už zaplatil, potřebujete tarif Biznis za 599 Kč měsíčně, ročně 479,20 Kč měsíčně. Oba tarify se účtují za firmu, ne za uživatele.

Časté dotazy

Dostane zákazník upomínku, když už zaplatil?: Ne, pokud je úhrada u faktury zapsaná před nočním během. Upomínka jde jen na fakturu s nezaplaceným zbytkem; při částečné úhradě na zbytek.
Kolik upomínek můžu nastavit?: Tolik termínů, kolik napíšete do polí oddělených čárkou — před splatností i po ní. Každý z nich odejde k faktuře nejvýš jednou.
Z jaké adresy upomínky odcházejí?: Bez vlastní schránky odcházejí z adresy Ledgia. Když si v nastavení připojíte vlastní poštovní server, odcházejí z vaší adresy a SPF i DKIM sedí na vaši doménu, takže e-mail nekončí ve spamu.
Dá se poslat upomínka i mimo rozvrh?: Ano, tlačítkem na detailu faktury. Ruční upomínka jde stejným textem a se stejnou přílohou a naplánované termíny neblokuje.