Dobropis nebo storno faktury: co kdy použít, když je na faktuře chyba

Faktura s chybou: proč ji nepřepsat

Špatné IČO odběratele, o kus víc na faktuře, než dorazilo, sleva, na kterou se zapomnělo, nebo zboží, které zákazník vrátil. První reflex je otevřít fakturu a opravit číslo. Jenže vystavený doklad už může mít odběratel zaúčtovaný, může být v přiznání k DPH nebo v kontrolním hlášení — a změna u vás by neseděla s tím, co má on.

Proto se vystavený doklad v Ledgiu nepřepisuje vůbec. Jsou dvě cesty a rozdíl mezi nimi je jednoduchý: dostal se doklad k odběrateli a do daní, nebo ne?

Storno: pro doklad, který nikam nedošel

Storno říká „tento doklad nikdy neplatil“. Hodí se na fakturu vystavenou omylem na špatného odběratele, která ještě neodešla. Číslo zůstává obsazené, aby v číselné řadě nevznikla díra, a důvod storna se uloží do interní poznámky i do historie změn. Pokud faktura vyskladnila zboží, storno ho vrátí na sklad — zboží je přece pořád v regálu.

Ledgio storno nepustí, když by nepravdivě přepsalo historii, a řekne proč. Kontroluje v tomto pořadí:

• Faktura je částečně nebo zcela uhrazená — opravou je dobropis.
• Faktura je zaúčtovaná — nejprve se zruší účetní zápis.
• Z faktury už vznikl další doklad — opravou je dobropis.
• Faktura odešla jako e-faktura — opravou je dobropis, ne storno.
• Přiznání k DPH za její období je podané — opravou je dobropis.

Dobropis: oprava dokladu, který už platí

Dobropis je samostatný opravný doklad s vlastním číslem, který se odvolává na původní fakturu. Dá se vystavit na celou fakturu i na její část. Postup v Ledgiu:

• V detailu faktury stiskněte Dobropis.
• U každé položky zadejte, kolik se dobropisuje. Nula položku vynechá, víc než bylo fakturováno zadat nejde.
• Pokud se vrací zboží, zvolte, jestli jde zpět do prodeje, do karantény (reklamovaný nebo poškozený kus), nebo se nevrací vůbec.
• Napište důvod dobropisu — vytiskne se na dokladu — a stiskněte Vystavit dobropis.
• Pokud byla chyba v celé faktuře, vystavte pak novou, správnou fakturu s novým číslem.

Co dobropis převezme a co ne

Ceny, slevy, sazby a režim DPH se berou z původní faktury, ne z dnešního ceníku — dobropis musí opravovat to, co bylo opravdu vystaveno. Stejně tak údaje odběratele: jdou ze snímku na původní faktuře, ne z dnešní karty kontaktu. Měnit se dá jen množství.

Dobropis má datum vystavení i plnění dnešní, takže patří do období, ve kterém opravu děláte, ne do období původní faktury. Když je toto období DPH už zamčené, dobropis se nevystaví. Ukládá se s kladnými částkami; že jde o snížení, určí druh dokladu, takže ve výkazech DPH i v přehledech se odečte sám.

Vratka na sklad se zapíše ve stejné chvíli jako dobropis: buď vznikne obojí, nebo nic. Zboží se vrací v ceně, za jakou původně odešlo ze skladu.

Na co si dát pozor

Tyto chyby se při opravách faktur opakují nejčastěji:

• Smazání faktury místo opravy — v číselné řadě vznikne díra, kterou kontrola najde.
• Storno dokladu, který odběratel už zaúčtoval — u něj faktura platí dál, u vás ne.
• Dobropis datovaný do období, které je už uzavřené a podané — oprava patří do období, kdy ji děláte.
• Vratka na sklad u dobropisu na službu nebo slevu — pohyb, který se nikdy nestal. Ledgio vratku nabídne jen u skladové položky.

Kolik to stojí

Storno i dobropis jsou součástí fakturace, takže je má každý tarif. Nejlevnější je tarif Faktura za 229 Kč měsíčně bez DPH, při roční platbě 183,20 Kč měsíčně, a obsahuje i e-faktury, cenové nabídky a upomínky.

Vratka zboží na sklad potřebuje sklad, který je v tarifu Biznis za 599 Kč měsíčně, ročně 479,20 Kč měsíčně. Tarify se účtují za firmu, ne za uživatele, a prvních 14 dní je zkouška plné verze.

Časté dotazy

Dá se dobropis vystavit i na uhrazenou fakturu?

Ano. Uhrazenou fakturu stornovat nejde, dobropis k ní ano. Dobropis nejde vystavit jen ke konceptu a ke stornované faktuře.

Můžu dobropisovat jen jednu položku z faktury?

Ano. U ostatních položek nechte nulu a u té, kterou opravujete, zadejte množství. Dobropisovat víc, než bylo fakturováno, Ledgio nedovolí.

Co se stane s číslem stornované faktury?

Zůstává obsazené a další doklad ho nedostane. Stornovaná faktura zůstane v seznamu s důvodem storna a v zákaznickém portálu se nezapočítá do dluhu odběratele.

Kdo smí fakturu stornovat?

Storno má v oprávněních vlastní právo „Stornovat doklad“, dobropis patří k právu „Vystavit a odeslat fakturu“. Kolega, který faktury jen vystavuje, tak stornovat smět nemusí.