Ako viesť evidenciu dochádzky zamestnancov, aby z nej vyšli mzdy

Prečo papierová dochádzka zlyháva až pri mzdách

V dielni visí na stene zošit, v kancelárii sa píše do tabuľky a vedúci na stavbe si hodiny pamätá. Celý mesiac to funguje. Problém príde posledný deň, keď mzdárka potrebuje odpracované hodiny, nočné, soboty a sviatky — a niekto ich musí zo zošita prepísať, dopočítať prestávky a zistiť, kto vlastne odišiel kedy.

Pri prepisovaní sa stratia tri veci. Prvá je presnosť: zabudnutý odchod sa doplní odhadom a nikto už nevie, kto ho doplnil. Druhá je nadčas — z hárku nie je vidieť, či ho niekto schválil. Tretia je rozdiel proti fondu pracovného času, ktorý sa objaví až na výplatnej páske, keď sa naň zamestnanec príde spýtať.

Evidencia preto musí robiť dve veci naraz: zapisovať ľahko pre zamestnanca a zároveň byť dôveryhodná pre mzdy. Dôveryhodná znamená, že zapísaný záznam si človek sám neprepíše a každá oprava za sebou nechá stopu.

Ako to nastaviť v Ledgiu krok za krokom

Dochádzka nájdete v menu Dochádzka. Nastavenie zaberie pár minút a potom už zapisujú ľudia sami:

• V Dochádzka → Nastavenie dochádzky zvoľte režim zapisovania (osobný časovač alebo terminál), prestávku na odpočinok a jedenie, zaokrúhľovanie príchodu nahor a odchodu nadol a či sa nadčas započíta až po schválení nadriadeným.
• Ak chcete, aby sa príchod z mobilu dal zapísať len vo firme, zadajte verejnú IP adresu firemnej siete alebo jej rozsah. Terminál v hale sa neobmedzuje.
• Vygenerujte kalendár sviatkov na rok. Mzdové zvýhodnenie plynie len z dňa pracovného pokoja, nie z každého štátneho sviatku.
• Nechajte ľudí zapisovať: časovač v aplikácii (Začať prácu, Ukončiť prácu), terminál pri dverách alebo osobný odkaz v telefóne, ktorý sa otvára PIN-om a nepotrebuje účet. Kancelária a dielňa môžu mať každá iný režim.
• Kto robí na viacerých objektoch — upratovanie, stráženie, montáž —, zapisuje aj zákazku. Terminál postavený na objekte to urobí sám a na zákazke potom vidíte, kto tam v ktorý deň bol.
• Pred mzdami skontrolujte Dochádzka → Mesačný výkaz a výkaz stiahnite ako Excel alebo PDF za jedného človeka alebo za všetkých, ktorých dochádzku vidíte.

Opravy, zabudnuté odchody a nadčasy

Opraviť alebo pridať záznam v mesačnom výkaze sa dá len s dôvodom zásahu. Nie je to formalita: dôvod zostane pri zázname aj v histórii zmien spolu s tým, kto a kedy opravu urobil. Práve tým sa oprava líši od tichého prepísania.

Kto sa zabudne odpípnuť, dostane po nastavenom počte hodín (predvolene 12) upozornenie do telefónu, inak e-mailom. Vedúci vidí zoznam zabudnutých odchodov na prvej obrazovke dochádzky aj v prehľade mesiaca. Odchod Ledgio nikdy nedoplní samo — nevie, či človek odišiel o tretej alebo o šiestej — doplní ho vedúci podľa skutočnosti.

Keď firma nadčas schvaľuje, rozhoduje sa o celom týždni, aj keď leží na prelome mesiacov. Do miezd ide len schválený nadčas; zamietnuté hodiny ostanú v dochádzke, ale mzdu nezvýšia. Keď v týždni neskôr pribudne práca, rozdiel čaká na nové rozhodnutie.

Návšteva lekára na dve hodiny sa zapisuje v hodinách, nie ako celý deň. Dovolenka, práceneschopnosť, ošetrovanie člena rodiny a neplatené voľno sa evidujú po dňoch. Do výkazu vstupujú len schválené neprítomnosti.

Ako sa počítajú prestávky, nočné zmeny a saldo

Prestávka 0 v zázname neznamená „bez prestávky“, ale „doplň zákonnú“ — pri zmene dlhšej ako šesť hodín je to 30 minút, ktoré sa do pracovného času nezapočítavajú (§ 91 ods. 1 Zákonníka práce). Výnimkou je práca, ktorú nemožno prerušiť, napríklad strážnik; to je vlastnosť úväzku, nie jednotlivého záznamu.

Zmena cez polnoc patrí dňu, v ktorom začala. Na prelome mesiaca sa však delí o polnoci, lebo mzda je za kalendárny mesiac — nočná z 31. októbra na 1. novembra sa rozdelí medzi oba mesiace.

Saldo hodín je odpracovaný čas a neprítomnosti mínus fond pracovného času, počítané kumulatívne od nástupu alebo od dňa v nastavení, vždy k včerajšku. Fond rešpektuje úväzok aj sviatky, takže človek na polovičný úväzok nie je večne v mínuse. Preplatený nadčas alebo počiatočný stav z inej evidencie sa zapíše korekciou s dôvodom; zápisy dochádzky ostanú, aké boli.

Na čo si dať pozor

Najčastejšie chyby pri zavádzaní dochádzky:

• Účet nespárovaný so zamestnaneckou kartou — človek nemá čo zapnúť a systém nevie, čia dochádzka je jeho.
• Zapnuté schvaľovanie nadčasov bez nikoho, kto by ich schvaľoval. Nadčas potom do miezd nejde vôbec; pred uzávierkou pozrite Dochádzka → Nadčasy na schválenie.
• Korekcia salda tam, kde treba opraviť záznam. Korekcia posúva len saldo, odpracované hodiny a príplatky v mzdách nezmení.
• Obmedzenie na IP adresu domácej siete správcu namiesto siete firmy — ľudia v hale sa potom z mobilu nezapíšu.

Koľko to stojí

Dochádzka je v cene plánu Firma za 49 € mesačne bez DPH, pri ročnej platbe 39,20 € mesačne. Plán Firma zahŕňa aj CRM, zákazky a vozidlá a dá sa k nemu dokúpiť modul Mzdy za 19 € mesačne, ktorý hodiny, dovolenku aj PN berie priamo z dochádzky.

Ak máte plán Biznis za 24 € mesačne, dochádzku k nemu dokúpite ako doplnok za 9 € mesačne. Mzdy sú však len k plánu Firma, lebo stoja na dochádzke. Ledgio sa účtuje za firmu, nie za používateľa, a terminál v hale licenciu nezaberá. Prvých 14 dní si vyskúšate plnú verziu vrátane dochádzky.

Časté otázky

Potrebuje každý zamestnanec vlastný účet v Ledgiu?

Nie. Okrem časovača v aplikácii sa dá zapisovať na termináli pri dverách alebo osobným odkazom v telefóne, ktorý sa otvára PIN-om a účet nepotrebuje.

Môže si zamestnanec svoj záznam dochádzky opraviť sám?

Nie. Zapísaný záznam opravuje mzdový zamestnanec alebo nadriadený, vždy s dôvodom zásahu. Dôvod, autor a čas opravy ostanú pri zázname aj v histórii zmien.

Čo sa stane, keď sa niekto zabudne odpípnuť pri odchode?

Po nastavenom počte hodín, predvolene 12, dostane upozornenie do telefónu alebo e-mailom a vedúci ho uvidí v zozname zabudnutých odchodov. Odchod doplní vedúci podľa skutočnosti; systém ho sám nevymyslí.

Ako dostane mzdárka podklady z dochádzky?

Mesačný výkaz sa stiahne ako Excel alebo PDF s príchodmi, odchodmi, prestávkami, nočnou, víkendom, sviatkom, nadčasom, neprítomnosťami, fondom a saldom. S modulom Mzdy v pláne Firma sa podklad prenesie do miezd bez prepisovania.