Hromadný platební příkaz dodavatelům: jeden soubor místo přepisování

Pátek, dvacet faktur a jeden překlep

V malé firmě se dodavatelům obvykle platí jednou týdně. Někdo otevře složku s fakturami, vedle ní internetbanking a začne přepisovat: číslo účtu, částku, variabilní symbol, zprávu pro příjemce. U dvaceti faktur je to hodina práce a stačí jedna přehozená číslice, aby platba odešla na špatný symbol nebo se vrátila.

Horší než překlep je to, co se při přepisování ztratí z dohledu. Faktura, kterou už někdo částečně zaplatil, odejde znovu v plné výši. Faktura, o které šéf řekl, že se platit nemá, se zaplatí, protože ležela ve stejné složce. A faktura bez čísla účtu se odloží „na později“ a připomene se až upomínkou.

Hromadný platební příkaz to obrací: banka nedostane to, co někdo přepsal, ale soubor poskládaný z dokladů, které jsou v systému zapsané.

Eurový příkaz, ne korunový

Ledgio skládá příkaz ve formátu SEPA, a ten je vždy v eurech. Hodí se tedy pro firmy, které platí dodavatelům v eurech — typicky slovenským, německým nebo rakouským — z eurového účtu. Firma potřebuje v Ledgiu eurový bankovní účet a dodavatel IBAN.

Tuzemské platby v korunách tímto příkazem nezaplatíte. Korunová faktura se v příkazu neztratí ani nezkreslí: zůstane v seznamu „Do příkazu nejdou“ s důvodem, že jde o jinou měnu než euro, a zaplatíte ji samostatně.

Jak zaplatit dodavatelům jedním příkazem v Ledgiu

Postup od nastavení po nahrání do banky:

• V Nastavení → Firma doplňte eurový bankovní účet firmy. Z něj se v příkazu platí; bez něj se soubor nestáhne, protože zpráva SEPA musí uvést plátce.
• Otevřete Náklady → Platební příkaz. Faktury jsou seřazené podle splatnosti a ve výchozím stavu je vybrané všechno, co se dá zaplatit. Odškrtněte to, co počká.
• Zkontrolujte částky. U každé faktury je zůstatek, ne celá částka — částečně uhrazená faktura má v příkazu jen to, co ještě dlužíte. Nižší částka, kterou zadáte ručně, je částečná úhrada.
• Zvolte den provedení pro celou dávku. Datum v minulosti by banka odmítla, proto se posune na dnešek.
• Projděte seznam „Do příkazu nejdou“ a vyřešte, co je potřeba: doplňte účet dodavatele, schvalte fakturu nebo ji zaplaťte jinak.
• Stáhněte soubor a nahrajte ho v internetbankingu jako hromadný příkaz. Peníze neposílá Ledgio — posílá je banka, když příkaz potvrdíte tam.

Co v souboru je a odkud se to bere

Účet příjemce se bere z faktury dodavatele. Účet uložený u kontaktu se použije jen tehdy, když ho faktura nemá. Pořadí je záměrné: dodavatelé si účty mění a podvržená změna čísla účtu je jeden z nejběžnějších podvodů na závazky. Ledgio navíc ověří kontrolní číslici IBAN, takže překlep se ukáže před odesláním, ne až když banka platbu vrátí.

Variabilní symbol je ten, který předepsal dodavatel. Pokud ho na faktuře nemá, vezmou se číslice z jeho čísla faktury — banka do symbolu jiné znaky nepustí. Do zprávy pro příjemce jde číslo jeho faktury, aby si platbu spároval on, ne vy.

SEPA přenáší znaky mimo základní latinku nespolehlivě, proto se diakritika ve jménech příjemců mění na základní písmena. „Novotná“ projde jako „Novotna“ — přesně tak se jméno vrátí i ve výpisu.

Do jednoho příkazu se vejde nejvýš 200 faktur. Výběr se při stažení ověří znovu celý, takže neschválenou fakturu do souboru nedostane ani někdo, kdo si adresu poskládá ručně.

Na co si dát pozor

Nejčastější chyby u hromadného placení:

• Stažením příkazu se faktury neoznačí za uhrazené. Úhradu zapíše až bankovní výpis nebo napojení na banku, kde se platba spáruje s fakturou.
• Tentýž soubor nenahrávejte do banky dvakrát. Každé stažení je nová dávka s vlastním identifikátorem, banka ji nepozná jako duplicitu a zaplatí obě.
• Faktura bez účtu dodavatele zůstane pod čarou a nikdo si jí nevšimne, dokud dodavatel nezavolá. Účet dopisujte při zápisu faktury, ne v den platby.
• Faktura, která čeká na schválení nebo byla zamítnutá, do příkazu nejde, dokud o ní nerozhodne někdo s právem schvalovat.
• Příkaz smí vytvořit jen ten, kdo smí schvalovat přijaté faktury, protože posílá peníze ven. Mají to vlastník a administrátor, případně vlastní role s právem schvalovat.

Kolik to stojí

Přijaté faktury, limit schvalování a hromadný platební příkaz jsou v každém tarifu Ledgia. Nejlevnější je tarif Faktura za 229 Kč měsíčně bez DPH.

Aby se úhrady zapisovaly samy z bankovního výpisu nebo z napojení na banku, potřebujete párování plateb, které je od tarifu Biznis za 599 Kč měsíčně. Vlastní role s právem schvalovat a vícestupňové schvalování má tarif Firma za 1 229 Kč měsíčně.

Ledgio se účtuje za firmu, ne za uživatele, a prvních 14 dní si vyzkoušíte plnou verzi.

Časté dotazy

Odešle Ledgio platby do banky samo?

Ne. Ledgio připraví soubor SEPA, který nahrajete do internetbankingu, a platby odejdou až po vašem potvrzení v bance.

Zaplatím hromadným příkazem i faktury v korunách?

Ne. Příkaz SEPA je eurový, takže korunová faktura zůstane v seznamu „Do příkazu nejdou“ a zaplatíte ji samostatně.

Označí se faktury po stažení příkazu za uhrazené?

Ne. Úhradu zapíše bankovní výpis nebo napojení na banku, až se platba opravdu připíše. Stažený příkaz ještě není zaplacená faktura.

Co se stane, když část faktury už byla zaplacená?

Do příkazu jde jen zůstatek, který ještě dlužíte. Pokud zadáte nižší částku, zaplatí se jako částečná úhrada.