Lidé a mzdy
Evidence docházky
Jak vést odpracovanou dobu, aby z ní vyšla výplata?
Evidenci drží důvěryhodnou dvě pravidla. Zapsaný záznam si zaměstnanec sám neopraví — smí to mzdová účetní nebo jeho nadřízený. A oprava není tiché přepsání: u záznamu zůstane, kdo, kdy a proč do něj zasáhl, a totéž jde do historie změn.
Potřebuje tarif Firma nebo doplněk Docházka k tarifu Biznis.
1
Nastavte režim zapisování a přestávky
Docházka → Nastavení docházky
Osobní časovač si zaměstnanec zapíná a vypíná sám, terminál je přísnější — záznam vzniká pípnutím. Dál se nastavuje přestávka na jídlo a oddech (zákoník práce ukládá nejdéle po 4,5 hodinách nepřetržité práce alespoň 30 minut a do pracovní doby se nezapočítává), zaokrouhlování v minutách — příchod nahoru, odchod dolů — a jestli se přesčas započítá až po schválení nadřízeným. Je tu i to, po kolika hodinách se otevřený příchod považuje za zapomenutý odchod (výchozí 12), a od kterého dne se počítá saldo hodin.
2
Omezte, odkud se smí zapisovat
Docházka → Nastavení docházky
Kdo chce, aby se příchod z mobilu či prohlížeče dal zapsat jen z kanceláře nebo dílny, zadá veřejnou IP adresu firemní sítě nebo rozsah (například 203.0.113.0/24). Časovač i osobní odkaz pak z jiné sítě odmítnou zápis srozumitelnou hláškou. Terminál v hale se neomezuje — při výpadku sítě posílá pípnutí později. Dokud je seznam prázdný, zapisovat se dá odkudkoli.
3
Doplňte kalendář svátků
Docházka → Nastavení docházky → Kalendář svátků
Svátky roku se vygenerují ze zákona a dají se upravit. Mzdové zvýhodnění plyne jen ze dne pracovního klidu: svátek, který dnem pracovního klidu není, se v kalendáři ukáže, ale do příplatku nevstoupí.
4
Nechte lidi zapisovat
Docházka
Tři cesty, které se nevylučují: časovač v aplikaci (Začít práci, Ukončit práci), terminál u dveří a osobní odkaz na vlastním telefonu, který se otevírá PINem a nepotřebuje účet. Kancelář a dílna nemusí mít totéž — režim se dá jednomu člověku nastavit jinak než celé firmě.
5
Zapište, na kterém objektu se pracovalo
Docházka → Měsíční výkaz
Kdo obsluhuje víc objektů — úklid, ostraha, montáž —, potřebuje vědět nejen kdo a kdy, ale i kde. Terminál postavený na objektu to zapíše sám (přiřaďte mu zakázku v Nastavení terminálů), časovač se zeptá při startu a mzdová účetní objekt doplní při opravě. Na zakázce pak stojí „Kdo tu byl“ — den, jméno, příchod, odchod, hodiny a fotka z pípnutí; to je odpověď na větu „u nás v úterý nikdo nebyl“. V měsíčním výkazu je vidět, kolik hodin si který objekt vyžádal.
6
Opravte, co je třeba opravit
Docházka → Měsíční výkaz
Vyberte zaměstnance, měsíc a rok. Přidat i opravit záznam si vyžádá důvod zásahu — bez něj se docházka měnit nedá. Směna přes půlnoc se zapisuje na den, ve kterém začala: konec dřívější než začátek systém rozumí jako následující ráno.
7
Doplňte zapomenuté odchody
Docházka → Přehled měsíce
Kdo se zapomene odpípnout, dostane po nastaveném počtu hodin upozornění do telefonu, jinak e-mailem. Vedoucí a mzdová účetní vidí seznam zapomenutých odchodů na první obrazovce docházky i v přehledu měsíce a odchod doplní v měsíčním výkazu podle skutečnosti. Systém ho nikdy nedoplní sám — neví, jestli člověk odešel ve tři nebo v šest.
8
Zapište nepřítomnost na hodiny
Docházka → Nepřítomnosti
Lékař na dvě hodiny není celý den. U návštěvy lékaře, náhradního a placeného volna se dá zadat počet hodin na jeden den — výkaz, saldo i mzdy je počítají jako hodiny. Dovolená, pracovní neschopnost, ošetřování a neplacené volno se evidují po dnech.
9
Schvalte přesčasy
Docházka → Přesčasy ke schválení
Když firma přesčas schvaluje, jde do mezd jen schválený. Na obrazovce jsou týdny, ve kterých někdo odpracoval víc než úvazek — celý týden, i když leží na přelomu měsíců. Schvaluje nadřízený nebo člověk s právem schvalovat docházku; zamítnutý přesčas do mezd nejde, hodiny zůstanou v docházce. Když v týdnu později přibude práce, rozdíl čeká na nové rozhodnutí. Uzavřený týden, o kterém nikdo nerozhodl, se schvalovatelům připomene.
10
Sledujte saldo hodin
Docházka → Měsíční výkaz
Saldo je odpracovaná doba a nepřítomnosti mínus fond pracovní doby, kumulativně od nástupu (nebo ode dne v nastavení). Fond respektuje úvazek i svátky. Proplacený přesčas či počáteční stav z jiné evidence se zapíše korekcí s důvodem — zápisy docházky zůstávají, jaké byly, a korekce je v historii i s tím, kdo ji zapsal.
11
Zkontrolujte měsíc před mzdami
Docházka → Měsíční výkaz
Výkaz sečte odpracované hodiny, noční, sobotu, neděli, svátek a přesčas a porovná je s fondem pracovní doby podle dohodnutého úvazku. Rozdíl proti fondu je první, co je třeba vysvětlit — ne poslední, co se objeví až ve výplatní pásce.
12
Pošlete výkaz mzdové účetní
Docházka → Přehled měsíce
Výkaz se stáhne jako Excel nebo PDF — za jednoho člověka nebo za všechny, jejichž docházku vidíte. Jsou v něm dny s příchody a odchody, přestávky, odpracované hodiny, noc, víkend a svátek, přesčas, nepřítomnosti v hodinách i dnech, fond, saldo a podpisová linka. Čísla jsou tatáž, ze kterých počítají mzdy.
Časté chyby
- Účet, který není spárovaný se zaměstnaneckou kartou — člověk nemá co zapnout a systém neví, čí docházka je jeho.
- Oprava bez důvodu. Není to formalita: důvod zůstává u záznamu i v historii změn a je to jediné, čím se oprava liší od přepsání.
- Snaha spustit osobní časovač ve firmě přepnuté na terminál — akce ho odmítne a nikdo neví proč.
- Neschválené nepřítomnosti před výpočtem mezd: do výkazu vstupují jen schválené.
- Zapnuté schvalování přesčasů a nikdo, kdo by je schvaloval: přesčas pak do mezd nejde vůbec. Zkontrolujte Přesčasy ke schválení před uzávěrkou.
- Korekce salda tam, kde je třeba opravit záznam: korekce posouvá jen saldo, odpracované hodiny a příplatky ve mzdách nezmění.
- Omezení na IP adresu domácí sítě správce místo sítě firmy — lidé v hale se pak z mobilu nezapíšou.
- Docházka bez objektu ve firmě, která obsluhuje víc míst: když se klient zeptá, kdo byl v úterý u něj, výkaz to neřekne. Terminálu na objektu přiřaďte zakázku a zapisuje se to samo.