Jak zjistit ziskovost zakázky: výnosy, práce a materiál

Vyfakturováno neznamená vyděláno

Montážní firma dokončí rekonstrukci koupelny, vystaví fakturu na 200 000 Kč a zakázka se uzavře. Jestli se na ní vydělalo, neví nikdo. Materiál šel zčásti na fakturu od velkoobchodu, zčásti ze skladu, parta na ní strávila „asi tři týdny“ a jeden dodavatel poslal fakturu až měsíc po předání.

Ziskovost se pak odhaduje zpětně, obvykle v tabulce a obvykle špatně. Nejčastěji chybí práce vlastních lidí — za tu nikdo neposlal fakturu, takže v nákladech není. Zakázka, na které pracovali vlastní zaměstnanci, pak vypadá zisková vždy, i když se na ní prodělalo.

Aby zakázka na konci řekla pravdu, musí se na ni sbírat všechny náklady průběžně: doklady, hodiny i materiál. Ne na konci, kdy si už nikdo nepamatuje, co na ni šlo.

Jak zjistit ziskovost zakázky v Ledgiu

Postup od založení po uzavření zakázky:

• Založte zakázku v Zakázky → Nová zakázka: označení, které se ve firmě nesmí opakovat, název, odběratel, termín a rozpočet — kolik smí stát a kolik hodin má zabrat.
• Zadejte nákladovou sazbu hodiny: kolik hodina práce firmu opravdu stojí. Není to prodejní sazba, za kterou hodinu fakturujete. Když ji nezadáte, Ledgio vezme mzdový náklad člověka z posledních spočítaných mezd, a když ani ten není, zakázka upozorní, že sazba chybí.
• Přiřaďte doklady v části Doklady na zakázce. Vydaná faktura je výnos, přijatá faktura náklad a dobropis záporný výnos. Doklad se přiřazením nepřepisuje — mění se jen to, do které kalkulace jeho částka vstoupí. Koncept do ziskovosti nevstupuje.
• Zapisujte hodiny ve Výkazu práce: den, člověk, počet hodin. Čas se dá měřit i stopkami a zastavení zapíše výkaz samo, takže se hodiny nedoplňují v pátek podle paměti.
• Materiál vydávejte ze skladu na zakázku. Do nákladů vstoupí v ocenění z příjmu, ne v dnešní nákupní ceně.
• Ziskovost čtěte přímo na detailu zakázky: výnosy, náklady rozepsané na doklady, práci a materiál, zisk, marži z výnosů a čerpání rozpočtu. Po dokončení zakázku uzavřete stavem Dokončená.

Proč se ziskovost počítá bez DPH

DPH není ani výnos, ani náklad — je to průběžná položka, kterou firma vybere a odvede, případně si ji odečte. Kdyby se zakázka počítala z částek s DPH, při různých sazbách na fakturách by vycházela pokaždé jinak. Ledgio proto bere všechny doklady ze základu daně a v měně firmy; doklad v cizí měně se přepočte jeho kurzem.

Stejně důležitý je dobropis. Když odběrateli vrátíte část ceny dobropisem, jde o snížení výnosu, ne nový výdaj. Kdyby se dobropis přičetl k nákladům, marže by klesla dvakrát — jednou o chybějící tržbu a jednou o vymyšlený výdaj.

Práce a materiál: dva náklady, které se ztrácejí

Sazba se při zápisu opíše do výkazu práce. Když za půl roku zvýšíte nákladovou sazbu zakázky, uzavřená práce se nepřepočítá a stará zakázka ukazuje stále stejné číslo. Při fakturaci práce se naopak používá prodejní sazba — práce tak má marži, a ne stejnou částku v nákladech i ve výnosech.

Materiál ze skladu je náklad, i když k němu na zakázce není žádná faktura. Vstupuje do ní přes výdej na zakázku, servisní zakázku nebo výrobní příkaz přiřazený k zakázce. Ocenění se bere z příjmu na sklad, takže se náklad zakázky nezmění tím, že za měsíc podražil ceník dodavatele.

Pokud firma vede docházku na objektu, například u ostrahy nebo úklidu, i hodiny z docházky jsou náklad práce zakázky. Když má tentýž člověk v tentýž den na zakázce i výkaz práce, počítá se jednou — platí výkaz.

Na co si dát pozor

Nejčastější chyby, kvůli kterým zakázka ukazuje vyšší zisk, než jaký skutečně byl:

• Hodiny nikam nezapsané. Bez nich vypadá zisková každá zakázka, na které pracovali vlastní lidé.
• Nákladová sazba ponechaná na nule a bez spočítaných mezd. Práce do nákladů nevstoupí — zakázka to sice řekne upozorněním, ale zisk je nadhodnocený o celou práci.
• Přijatá faktura za materiál nepřiřazená k zakázce. Náklad zůstane ve firmě a na zakázce chybí.
• Ziskovost čtená z částek s DPH. Při různých sazbách vyjde pokaždé jinak.
• Zakázka uzavřená příliš brzy. Na uzavřenou zakázku se hodiny nedopisují; když přišla pozdní faktura nebo zapomenutý výkaz, nejdřív ji otevřete.

Rozpočet a jeho překročení

Rozpočet zakázky se čerpá v penězích i v hodinách. Překročení se neořízne na nulu: zůstatek jde do minusu, protože právě to je třeba vidět včas, ne po předání. Pokud se se zákazníkem dohodne vícepráce, zapíše se jako změnový list a schválený zvýší aktuální rozpočet i smluvní cenu — původní rozpočet se nepřepisuje.

Zakázka, na které visí doklad nebo výkaz práce, se nedá smazat. Byla by to ztráta historie, ze které se ziskovost počítala; místo smazání ji uzavřete jako Zrušenou.

Kolik to stojí

Zakázky se ziskovostí, výkazem práce a rozpočtem jsou v ceně tarifu Firma za 1 229 Kč měsíčně bez DPH, který přidává i CRM, docházku a vícestupňové schvalování. K tarifu Biznis za 599 Kč měsíčně si je dokoupíte jako doplněk Zakázky za 299 Kč měsíčně; Biznis má i sklad, ze kterého se materiál na zakázku vydává.

Ledgio se účtuje za firmu, ne za uživatele, a prvních 14 dní si vyzkoušíte plnou verzi včetně zakázek.

Časté dotazy

Počítá se ziskovost zakázky s DPH, nebo bez DPH?

Bez DPH. Daň není ani výnos, ani náklad, a při různých sazbách by zakázka počítaná z částek s DPH vycházela pokaždé jinak.

Jakou sazbou se do nákladů zakázky počítá práce?

Nákladovou sazbou zakázky, tedy kolik hodina firmu stojí. Když ji nezadáte, použije se mzdový náklad člověka z posledních mezd; prodejní sazba se do nákladů nikdy nepoužije.

Změní se ziskovost staré zakázky, když změním sazbu?

Ne. Sazba se při zápisu opíše do výkazu práce a materiál se oceňuje z příjmu na sklad, takže pozdější změna sazby ani ceníku uzavřenou zakázku nepřepočítá.

Dají se zakázky dokoupit k levnějšímu tarifu?

Ano, s doplňkem Zakázky za 299 Kč měsíčně k tarifu Biznis. V tarifu Firma jsou zakázky v ceně.