Přechod z Pohody nebo Money do cloudu: co přenést a co nechat
· 6 min čtení
Jak přejít z Pohody nebo Money do cloudu bez ztráty dat?
Přechod z Pohody nebo Money do cloudu zvládnete tak, že nepřenášíte celou historii, ale jen to, s čím se dál pracuje: kontakty, ceník, stav skladu, neuhrazené faktury a počáteční stavy účtů ke dni přechodu. V Ledgiu je nahrajete jako pět dávek z Excelu, CSV nebo XML, každou nejprve zkontrolujete v náhledu a s kontrolními součty ze starého programu. Zaplacené doklady zůstávají ve starém systému nebo archivu.
Proč se firmy bojí odejít z desktopu
Pohoda nebo Money běží ve firmě deset let na jednom počítači v kanceláři. Účetní ji zná nazpaměť, záloha se dělá na flashku, když si někdo vzpomene, a z domu se do ní nedá. Firma by ráda přešla na program v prohlížeči, ale odkládá to: bojí se, že přijde o data, že nebude sedět saldokonto a že první měsíc bude chaos.
Tyto obavy jsou oprávněné, ale většinou míří na špatnou věc. Největší riziko není, že se něco nepřenese, ale že se přenese příliš mnoho a bez kontroly. Celá historie s tisíci zaplacených faktur se překlopí, nikdo ji nezkontroluje a chyba v ceníku se ukáže až na první faktuře zákazníkovi.
Dobrý přechod je proto malý a ověřený: přenese se stav ke dni přechodu, ne minulost.
Co přenést a co nechat ve starém systému
Pravidlo je jednoduché: přenáší se to, s čím budete zítra pracovat. Zaplacená faktura z minulého roku nemá co ovlivnit — do saldokonta nevstupuje a daň z ní už přiznal starý program.
| Přenáší se | Zůstává ve starém systému |
|---|---|
| Kontakty s IČO, adresou a splatností | Historie zaplacených dokladů |
| Ceník s kódy, cenami, sazbou DPH a čárovým kódem | Účetní deník uzavřených let |
| Stav a ocenění skladu ke dni přechodu | Pohyby na skladu před přechodem |
| Neuhrazené vydané a přijaté faktury | Podaná přiznání a hlášení |
| Počáteční stavy rozvahových účtů | Přílohy a naskenované doklady |
Jak přejít do Ledgia krok za krokem
Přechod děláte sami v Nastavení → Přechod z jiného systému:
- Vyberte původní program. Ledgio zná profily pro POHODU, Money S3, Money S4 a S5, Helios, ABRU, MRP a další systémy a podle nich hledá sloupce v souboru. Profil je odhad podle názvů, které jsou v exportu pravděpodobné; mapování sloupců opravíte ručně a uložíte pro další dávky.
- Vyexportujte data. Z Pohody buď XML přes Soubor → Datová komunikace, nebo tiskovou sestavu do Excelu. Z Money S3 seznam přes Export do XLSX nebo CSV — kódování Windows-1250, ve kterém Money exportuje, Ledgio přečte.
- Nahrávejte dávky v pořadí: kontakty, ceník, stav skladu, neuhrazené doklady, počáteční stavy účtů. Pořadí se kontroluje — neuhrazená faktura bez kontaktu by neměla komu patřit a sklad bez ceníku nemá co naskladnit.
- U každé dávky zadejte kontrolní součty ze starého programu: počet záznamů, částku pohledávek a závazků, hodnotu skladu, součet počátečních stavů. Když nesedí s tím, co se opravdu zapíše, dávka se nezapíše.
- Zkontrolujte náhled řádek po řádku, i s tím, co systém nerozpoznal. Zapíše se až po vašem potvrzení.
- V Nastavení → Číselné řady nastavte pořadové číslo tak, aby první faktura v Ledgiu pokračovala tam, kde skončil starý systém.
Jak se dávky zapíšou
Kontakty se párují podle IČO, jinak podle názvu, takže dávku můžete nahrát i do firmy, kde už pár kontaktů je. Položky ceníku se párují podle kódu, jinak podle názvu.
Stav skladu se zapíše jako příjemka ke dni přechodu s oceněním, aby měl vážený průměr z čeho počítat. Druhé nahrání téhož souboru ke stejnému dni se přeskočí — dvojité naskladnění je horší než žádné.
Počáteční stavy účtů se zapíšou jedním zápisem proti účtu 701. Převzaté neuhrazené faktury pokračují v saldokontu, úhradách i upomínkách, ale do přiznání k DPH nevstupují — za období před přechodem jste podali přiznání ze starého programu.
Dlouhodobý majetek a zaměstnance dávkou nepřenášíte: karet majetku bývá málo a každá potřebuje vlastní vstupy, proto se zakládají v modulu. Rozpracované mzdy doběhněte ve starém programu do konce období a v Ledgiu začněte novým.
Jedna dávka může mít nejvýš 5 000 řádků a 15 MB. Větší soubor rozdělte, například po skladech.
Na co si dát pozor
Chyby, které při přechodu stojí nejvíc času:
- Přenesená celá historie včetně zaplacených faktur. Zvětší databázi a nic neřeší.
- Sklad přenesený k jinému dni, než ke kterému sedí počáteční stavy účtů. Účet zásob a sklad se pak nikdy neshodnou.
- Import bez kontroly náhledu. Chyby v cenách se objeví až na první faktuře zákazníkovi.
- Nenavázaná číselná řada. Duplicitní číslo dokladu odhalí kontrolní hlášení DPH.
- Počáteční stavy u daňové evidence. Ta účty nevede, proto tuto dávku vynechejte.
Kolik to stojí
Přechod z jiného systému není placená služba — děláte ho sami v nastavení. Kontakty, ceník a neuhrazené faktury přenesete v každém tarifu, nejlevnější je Faktura za 229 Kč měsíčně bez DPH. Stav skladu potřebuje sklad, který je od tarifu Biznis za 599 Kč měsíčně.
Počáteční stavy účtů potřebují modul Účetnictví, který se dá dokoupit k tarifu Biznis nebo Firma. Doplněk stojí 729 Kč měsíčně. Prvních 14 dní je zkouška plné verze včetně Účetnictví, takže celý přechod si můžete vyzkoušet dřív, než se rozhodnete.
Časté dotazy
- Přijdu při přechodu o historii dokladů?
- Ne. Zaplacené doklady zůstávají ve starém programu nebo archivu, kde je najdete při kontrole. Do Ledgia se přenáší stav ke dni přechodu, který z historie vyplývá.
- Umím přenést data z Pohody přímo v XML?
- Ano. Ledgio přečte XML z datové komunikace Pohody, Excel i CSV. Sloupce mapuje podle profilu Pohody a mapování si můžete opravit a uložit.
- Co když nahraju tentýž soubor dvakrát?
- Kontakty a položky se spárují s existujícími a stav skladu ke stejnému dni se podruhé nenaskladní. Před každým zápisem navíc vidíte náhled.
- Vstoupí převzaté faktury do přiznání k DPH?
- Ne. Přiznání za období před přechodem jste podali ze starého programu, proto převzatý doklad do přiznání v Ledgiu nevstupuje.