Hromadný platobný príkaz dodávateľom: jeden súbor namiesto prepisovania

Piatok, dvadsať faktúr a jeden preklep

V malej firme sa dodávateľom zvyčajne platí raz za týždeň. Niekto otvorí priečinok s faktúrami, vedľa neho internetbanking a začne prepisovať: IBAN, sumu, variabilný symbol, správu pre príjemcu. Pri dvadsiatich faktúrach je to hodina práce a stačí jedna prehodená číslica, aby platba odišla na zlý symbol alebo sa vrátila.

Horšie než preklep je to, čo sa pri prepisovaní stratí z dohľadu. Faktúra, ktorú už niekto čiastočne zaplatil, odíde znova v plnej výške. Faktúra, o ktorej šéf povedal, že sa platiť nemá, sa zaplatí, lebo ležala v tom istom priečinku. A faktúra bez čísla účtu sa odloží „na neskôr“ a pripomenie sa až upomienkou.

Hromadný platobný príkaz to obracia: banka nedostane to, čo niekto prepísal, ale súbor poskladaný z dokladov, ktoré sú v systéme zapísané.

Ako zaplatiť dodávateľom jedným príkazom v Ledgiu

Postup od nastavenia po nahratie do banky:

• V Nastaveniach → Firma doplňte eurový bankový účet firmy. Z neho sa v príkaze platí; bez neho sa súbor nestiahne, lebo SEPA správa musí uviesť platiteľa.
• Otvorte Náklady → Platobný príkaz. Faktúry sú zoradené podľa splatnosti a predvolene je vybraté všetko, čo sa dá zaplatiť. Odškrtnite to, čo počká.
• Skontrolujte sumy. Pri každej faktúre je zostatok, nie celá suma — čiastočne uhradená faktúra má v príkaze len to, čo ešte dlhujete. Nižšia suma, ktorú zadáte ručne, je čiastočná úhrada.
• Zvoľte deň vykonania pre celú dávku. Dátum v minulosti by banka odmietla, preto sa posunie na dnešok.
• Prejdite zoznam „Do príkazu nejdú“ a vyriešte, čo treba: doplňte účet dodávateľa, schváľte faktúru alebo ju zaplaťte inak.
• Stiahnite súbor a nahrajte ho v internetbankingu ako hromadný príkaz. Peniaze neposiela Ledgio — posiela ich banka, keď príkaz potvrdíte tam.

Čo v súbore je a odkiaľ sa to berie

Účet príjemcu sa berie z faktúry dodávateľa. Účet uložený pri kontakte sa použije len vtedy, keď ho faktúra nemá. Poradie je zámerné: dodávatelia si účty menia a podvrhnutá zmena čísla účtu je jeden z najbežnejších podvodov na záväzky. Ledgio navyše overí kontrolnú číslicu IBAN-u, takže preklep sa ukáže pred odoslaním, nie až keď banka platbu vráti.

Variabilný symbol je ten, ktorý predpísal dodávateľ. Ak ho na faktúre nemá, vezmú sa číslice z jeho čísla faktúry — banka do symbolu iné znaky nepustí. Do správy pre príjemcu ide číslo jeho faktúry, aby si platbu spároval on, nie vy.

SEPA prenáša znaky mimo základnej latinky nespoľahlivo, preto sa diakritika v menách príjemcov mení na základné písmená. „Bieliková“ prejde ako „Bielikova“ — presne tak sa meno vráti aj vo výpise.

Do jedného príkazu sa zmestí najviac 200 faktúr. Výber sa pri stiahnutí overí znova celý, takže neschválenú faktúru do súboru nedostane ani niekto, kto si adresu poskladá ručne.

Ktoré faktúry do príkazu nejdú

Faktúry, ktoré sa zaplatiť nedajú, sa neskrývajú. Sú pod čiarou a pri každej je dôvod:

• Čaká na schválenie alebo bola zamietnutá. Kým o nej niekto s právom schvaľovať nerozhodne, neplatí sa.
• Je už celá uhradená.
• Je v inej mene než euro. Príkaz SEPA je eurový, takú faktúru zaplaťte samostatne.
• Chýba účet dodávateľa alebo nie je platný IBAN. Doplňte ho na faktúre.

Na čo si dať pozor

Stiahnutím príkazu sa faktúry neoznačia za uhradené. Banka môže platbu odmietnuť, môžete ju v internetbankingu ešte zmeniť alebo vôbec nepotvrdiť. Úhradu preto zapíše až bankový výpis alebo napojenie na banku, kde sa platba spáruje s faktúrou.

Ten istý súbor nenahrávajte do banky dvakrát. Každé stiahnutie je nová dávka s vlastným identifikátorom, takže banka ju nespozná ako duplicitu a zaplatí obe. Ak si nie ste istí, či príkaz prešiel, pozrite sa najprv do internetbankingu.

Faktúra bez účtu dodávateľa ostane pod čiarou a nikto si ju nevšimne, kým dodávateľ nezavolá. Účet dopisujte pri zápise faktúry, nie v deň platby.

Príkaz smie vytvoriť len ten, kto smie schvaľovať prijaté faktúry, lebo posiela peniaze von. Bežná rola Používateľ toto právo nemá; majú ho vlastník a administrátor, prípadne vlastná rola s právom schvaľovať.

Koľko to stojí

Prijaté faktúry, limit schvaľovania a hromadný platobný príkaz sú v každom pláne Ledgia. Najlacnejší je plán Faktúra za 9 € mesačne bez DPH.

Aby sa úhrady zapisovali samy z bankového výpisu alebo z napojenia na banku, potrebujete párovanie platieb, ktoré je od plánu Biznis za 24 € mesačne. Vlastné roly s právom schvaľovať a viacstupňové schvaľovanie má plán Firma za 49 € mesačne.

Ledgio sa účtuje za firmu, nie za používateľa, a prvých 14 dní si vyskúšate plnú verziu.

Časté otázky

Odošle Ledgio platby do banky samo?

Nie. Ledgio pripraví súbor SEPA, ktorý nahráte do internetbankingu, a platby odídu až po vašom potvrdení v banke.

Označia sa faktúry po stiahnutí príkazu za uhradené?

Nie. Úhradu zapíše bankový výpis alebo napojenie na banku, keď sa platba naozaj pripíše. Stiahnutý príkaz ešte nie je zaplatená faktúra.

Dá sa hromadným príkazom zaplatiť faktúra v korunách alebo dolároch?

Nie. Príkaz SEPA je eurový, takže faktúra v inej mene ostane v zozname „Do príkazu nejdú“ a zaplatíte ju samostatne.

Čo sa stane, keď časť faktúry už bola zaplatená?

Do príkazu ide len zostatok, ktorý ešte dlhujete. Ak zadáte nižšiu sumu, zaplatí sa ako čiastočná úhrada.