Schvaľovanie prijatých faktúr: kto rozhodne, čo sa zaplatí

Keď sa platí to, čo práve prišlo mailom

Faktúry od dodávateľov chodia na rôzne adresy: jedna na info@, druhá konateľovi, tretia technikovi, ktorý materiál objednal. Účtovníčka zaplatí, čo sa k nej dostane, a čo sa nedostane, prepadne do upomienky. Nikto pritom nepotvrdil, že tovar naozaj prišiel, že cena sedí s ponukou, ani že faktúra nie je podvrh.

Vo firme, ktorá má viac než jedného človeka, preto platí jednoduché pravidlo: kto doklad zapisuje, nemusí byť ten, kto rozhoduje o platbe. Účtovníčka faktúru zapíše, niekto konkrétny povie áno alebo nie, a až potom sa platí.

Schvaľovanie má zmysel len vtedy, keď sa neschválená faktúra naozaj nedá zaplatiť. Farebný odznak „čaká“ pri doklade, ktorý sa aj tak dostane do bankového príkazu, nič nerieši.

Ako nastaviť schvaľovanie prijatých faktúr v Ledgiu

Postup od nastavenia po rozhodnutie o úhrade:

• V Nastavenia → Náklady a schvaľovanie vyberte Neschvaľovať, Schvaľovať všetko alebo Od sumy a zadajte hranicu. Limit platí na sumu dokladu bez DPH — daň si firma odpočíta, rozhodnutie je o tom, čo naozaj zaplatí.
• Na tej istej obrazovke skontrolujte zoznam ľudí, ktorí smú rozhodovať. Právo schvaľovať majú vlastník a administrátor; bežný používateľ ho nemá.
• Zapíšte faktúru v Náklady → Nová prijatá faktúra: dodávateľ z kontaktov, jeho číslo faktúry, dátumy, mena, režim DPH a položky. Interné číslo si doklad vezme z vlastného radu a ten istý doklad od toho istého dodávateľa sa druhýkrát zapísať nedá.
• Skontrolujte IBAN z faktúry hneď pri zápise a pripnite sken. Fotku dokladu z telefónu pošlete do Ledgia cez Zdieľať.
• Schvaľovateľ otvorí doklad a v časti Schválenie na úhradu ho schváli alebo zamietne. Pri zamietnutí je dôvod povinný. Čo čaká, nájde na zozname nákladov pod tlačidlom so súhrnom.
• Schválenú faktúru zaplatíte bežne alebo ju zaradíte do hromadného platobného príkazu.

Schválenie nie je stav dokladu

Faktúra od dodávateľa je vystavená a jej splatnosť beží bez ohľadu na to, či ju už niekto videl. Neschválená faktúra po splatnosti je stále po splatnosti — len sa nemá platiť. Schválenie mení jedinú vec: či sa smie zaplatiť. Čakajúca ani zamietnutá faktúra sa nedá označiť za uhradenú a nedostane sa do platobného príkazu.

Či faktúra schválenie potrebuje, sa rozhodne pri zápise a už sa nemení. Keď neskôr limit zvýšite alebo znížite, platí len na nové doklady. Keby sa prepočítaval spätne, zmena nastavenia by „odschválila“ faktúry, ktoré niekto vedome potvrdil.

Zamietnutie nie je storno. Doklad ostáva v evidencii aj v účtovníctve — zamietnutie hovorí „toto neplatíme“, nie „toto neexistuje“. Opravou je dobropis od dodávateľa, nie zmazanie riadka.

E-faktúry a oprava vrátenej faktúry

E-faktúra z Peppolu, z pošty alebo nahraté XML vznikne ako koncept. Koncept nie je záväzok: neplatí sa, neschvaľuje sa a nejde do DPH. Na detaile ho skontrolujete, opravíte stredisko, zákazku či sadzbu a stlačíte Zaevidovať — až potom ide faktúra tou istou cestou ako zapísaná ručne, vrátane schvaľovania. Keď súčet riadkov nesedí so sumou na e-faktúre, formulár to povie.

Kým faktúra čaká na schválenie alebo ju schvaľovateľ vrátil, a nie je uhradená, zaúčtovaná ani prijatá na sklad, dá sa opraviť. Zmena sumy, strediska, zákazky alebo dodávateľa začne schvaľovanie odznova od prvého stupňa; oprava poznámky nie. Schválená faktúra sa nemení.

Na čo si dať pozor

Chyby, ktoré schvaľovanie znehodnotia:

• Nikto nemá právo schvaľovať. Faktúry nad limitom potom navždy čakajú a nedajú sa ani zaplatiť, ani zapísať ako uhradené.
• Koncept z e-faktúry nechaný ležať. Kým ho niekto nezaeviduje, faktúra sa nezaplatí, neschváli a nevstúpi do DPH — a jej splatnosť medzitým beží.
• Účet dodávateľa prepísaný podľa e-mailu o jeho zmene. Podvrhnutá zmena účtu je najbežnejší útok na záväzky; platí sa na účet z faktúry, ktorú máte v ruke. Účet uložený pri kontakte je len predvoľba do formulára.
• Zamietnutie brané ako storno. Doklad ostáva, opravou je dobropis od dodávateľa.
• Očakávanie, že sa zmenený limit prepočíta spätne. Platí len na nové doklady.

Keď jeden schvaľovateľ nestačí

Jednoduchý limit stačí firme, kde o platbách rozhoduje jeden či dvaja ľudia. Väčšia firma potrebuje, aby faktúru za materiál schválil vedúci strediska a nad určitú sumu aj konateľ. Na to slúžia pravidlá viacstupňového schvaľovania: kto schvaľuje podľa sumy, strediska, zákazky a dodávateľa, a stupne idú za sebou. Faktúra, na ktorú nesedí žiadne pravidlo, ide jednoduchým limitom presne ako doteraz.

Pravidlá dopĺňajú zástup počas neprítomnosti a nákupné žiadanky, z ktorých sa schválená žiadanka stane objednávkou dodávateľovi.

Koľko to stojí

Prijaté faktúry, limit schvaľovania a hromadný platobný príkaz sú v každom pláne Ledgia, najlacnejší je Faktúra za 9 € mesačne bez DPH. Viacstupňové schvaľovanie, nákupné žiadanky, rozpočty stredísk aj vlastné roly s právom schvaľovať sú v pláne Firma za 49 € mesačne.

Ledgio sa účtuje za firmu, nie za používateľa, takže schvaľovateľ navyše neznamená vyššiu cenu, kým sa zmestíte do počtu licencií plánu. Prvých 14 dní si vyskúšate plnú verziu.

Časté otázky

Počíta sa limit schvaľovania s DPH alebo bez DPH?

Bez DPH. Daň si firma odpočíta, rozhodnutie je o tom, čo dodávateľovi naozaj zaplatí. Limit nula znamená, že sa schvaľuje každá prijatá faktúra.

Dá sa zaplatiť faktúra, ktorá čaká na schválenie?

Nie. Čakajúca ani zamietnutá faktúra sa nedá označiť za uhradenú a nedostane sa do hromadného platobného príkazu. Jej splatnosť však beží ďalej.

Čo sa stane, keď zmením limit schvaľovania?

Nový limit platí len pre faktúry zapísané po zmene. Už zapísané doklady si ponechajú, či schválenie potrebujú, a už potvrdené rozhodnutia ostávajú.

Kto smie prijaté faktúry schvaľovať?

Každý s právom schvaľovať, čo sa dodávateľovi zaplatí. Majú ho vlastník a administrátor; zoznam ľudí s týmto právom je v Nastavenia → Náklady a schvaľovanie.