Prechod z Pohody alebo Omegy do cloudu: čo preniesť a čo nechať
· 6 min čítania
Ako prejsť z Pohody alebo Omegy do cloudu bez straty dát?
Prechod z Pohody alebo Omegy do cloudu zvládnete tak, že neprenášate celú históriu, ale len to, s čím sa ďalej pracuje: kontakty, cenník, stav skladu, neuhradené faktúry a počiatočné stavy účtov ku dňu prechodu. V Ledgiu ich nahráte ako päť dávok z Excelu, CSV alebo XML, každú najprv skontrolujete v náhľade a s kontrolnými súčtmi zo starého programu. Zaplatené doklady ostávajú v starom systéme alebo archíve.
Prečo sa firmy boja odísť z desktopu
Pohoda alebo Omega beží vo firme desať rokov na jednom počítači v kancelárii. Účtovníčka ju pozná naspamäť, záloha sa robí na kľúč, keď si niekto spomenie, a z domu sa do nej nedá. Firma by rada prešla na program v prehliadači, ale odkladá to: bojí sa, že príde o dáta, že nebude sedieť saldokonto a že prvý mesiac bude chaos.
Tieto obavy sú oprávnené, ale väčšinou smerujú na zlú vec. Najväčšie riziko nie je, že sa niečo nepreniesie, ale že sa prenesie priveľa a bez kontroly. Celá história s tisíckami zaplatených faktúr sa preklopí, nikto ju neskontroluje a chyba v cenníku sa ukáže až na prvej faktúre zákazníkovi.
Dobrý prechod je preto malý a overený: prenesie sa stav ku dňu prechodu, nie minulosť.
Čo preniesť a čo nechať v starom systéme
Pravidlo je jednoduché: prenáša sa to, s čím budete zajtra pracovať. Zaplatená faktúra z minulého roka nemá čo ovplyvniť — do saldokonta nevstupuje a daň z nej už priznal starý program.
| Prenáša sa | Ostáva v starom systéme |
|---|---|
| Kontakty s IČO, adresou a splatnosťou | História zaplatených dokladov |
| Cenník s kódmi, cenami, sadzbou DPH a čiarovým kódom | Účtovný denník uzavretých rokov |
| Stav a ocenenie skladu ku dňu prechodu | Pohyby na sklade spred prechodu |
| Neuhradené vydané a prijaté faktúry | Podané priznania a výkazy |
| Počiatočné stavy súvahových účtov | Prílohy a naskenované doklady |
Ako prejsť do Ledgia krok za krokom
Prechod robíte sami v Nastaveniach → Prechod z iného systému:
- Vyberte pôvodný program. Ledgio pozná profily pre POHODU, OMEGU, ALFA plus, OLYMP, Money, MRP a ďalšie systémy a podľa neho hľadá stĺpce v súbore. Profil je odhad podľa názvov, ktoré sú v exporte pravdepodobné; mapovanie stĺpcov opravíte ručne a uložíte pre ďalšie dávky.
- Vyexportujte dáta. Z Pohody buď XML cez Súbor → Dátová komunikácia, alebo tlačovú zostavu do Excelu. Z Omegy zostavu cez Tlač → Export do XLS; hlavičku zostavy nad tabuľkou Ledgio preskočí. Export v kódovaní Windows-1250 z Money a MRP sa prečíta tiež.
- Nahrávajte dávky v poradí: kontakty, cenník, stav skladu, neuhradené doklady, počiatočné stavy účtov. Poradie sa kontroluje — neuhradená faktúra bez kontaktu by nemala komu patriť a sklad bez cenníka nemá čo naskladniť.
- Pri každej dávke zadajte kontrolné súčty zo starého programu: počet záznamov, sumu pohľadávok a záväzkov, hodnotu skladu, súčet počiatočných stavov. Keď nesedia s tým, čo sa naozaj zapíše, dávka sa nezapíše.
- Skontrolujte náhľad riadok po riadku, aj s tým, čo systém nerozpoznal. Zapíše sa až po vašom potvrdení.
- V Nastaveniach → Číselné rady nastavte poradové číslo tak, aby prvá faktúra v Ledgiu pokračovala tam, kde skončil starý systém.
Ako sa dávky zapíšu
Kontakty sa párujú podľa IČO, inak podľa názvu, takže dávku môžete nahrať aj do firmy, kde už pár kontaktov je. Položky cenníka sa párujú podľa kódu, inak podľa názvu.
Stav skladu sa zapíše ako príjemka ku dňu prechodu s ocenením, aby mal vážený priemer z čoho počítať. Druhé nahratie toho istého súboru k tomu istému dňu sa preskočí — dvojité naskladnenie je horšie než žiadne.
Počiatočné stavy účtov sa zapíšu jedným zápisom proti účtu 701. Prevzaté neuhradené faktúry pokračujú v saldokonte, úhradách aj upomienkach, ale do priznania k DPH nevstupujú — za obdobia pred prechodom ste podali priznanie zo starého programu.
Dlhodobý majetok a zamestnancov dávkou neprenášate: kariet majetku býva málo a každá potrebuje vlastné vstupy, preto sa zakladajú v module. Rozpracované mzdy dobehnite v starom programe do konca obdobia a v Ledgiu začnite novým.
Jedna dávka môže mať najviac 5 000 riadkov a 15 MB. Väčší súbor rozdeľte, napríklad po skladoch.
Na čo si dať pozor
Chyby, ktoré pri prechode stoja najviac času:
- Prenesená celá história vrátane zaplatených faktúr. Zväčší databázu a nič nerieši.
- Sklad prenesený k inému dňu, než k akému sedia počiatočné stavy účtov. Účet zásob a sklad sa potom nikdy nezhodnú.
- Import bez kontroly náhľadu. Chyby v cenách sa objavia až na prvej faktúre zákazníkovi.
- Nenadviazaný číselný rad. Duplicitné číslo dokladu odhalí kontrolný výkaz DPH.
- Počiatočné stavy pri jednoduchom účtovníctve. ALFA plus ich nemá, preto túto dávku vynechajte.
Koľko to stojí
Prechod z iného systému nie je platená služba — robíte ho sami v nastaveniach. Kontakty, cenník a neuhradené faktúry prenesiete v každom pláne, najlacnejší je Faktúra za 9 € mesačne bez DPH. Stav skladu potrebuje sklad, ktorý je od plánu Biznis za 24 € mesačne.
Počiatočné stavy účtov potrebujú modul Účtovníctvo, ktorý sa dá dokúpiť k plánu Biznis alebo Firma. Doplnok stojí 29 € mesačne. Prvých 14 dní je skúška plnej verzie vrátane Účtovníctva, takže celý prechod si môžete vyskúšať skôr, než sa rozhodnete.
Časté otázky
- Prídem pri prechode o históriu dokladov?
- Nie. Zaplatené doklady ostávajú v starom programe alebo archíve, kde ich nájdete pri kontrole. Do Ledgia sa prenáša stav ku dňu prechodu, ktorý z histórie vyplýva.
- Viem preniesť dáta z Pohody priamo v XML?
- Áno. Ledgio prečíta XML z dátovej komunikácie Pohody, Excel aj CSV. Stĺpce mapuje podľa profilu Pohody a mapovanie si môžete opraviť a uložiť.
- Čo ak nahrám ten istý súbor dvakrát?
- Kontakty a položky sa spárujú s existujúcimi a stav skladu k tomu istému dňu sa druhýkrát nenaskladní. Pred každým zápisom navyše vidíte náhľad.
- Vstúpia prevzaté faktúry do priznania k DPH?
- Nie. Priznanie za obdobia pred prechodom ste podali zo starého programu, preto prevzatý doklad do priznania v Ledgiu nevstupuje.