Párovanie platieb z bankového výpisu: ako to robiť bez Excelu

Prečo ručné párovanie zaberá toľko času

Typická malá firma vystaví mesačne niekoľko desiatok faktúr. Raz za týždeň alebo na konci mesiaca niekto otvorí výpis, vedľa neho zoznam faktúr a riadok po riadku hľadá, kto zaplatil. Pri každej platbe porovná variabilný symbol, sumu a meno a v programe ručne označí úhradu.

Ťažké nie sú platby, ktoré sedia. Ťažké sú tie ostatné: zákazník zaplatil dve faktúry jednou platbou, poslal menej, zabudol variabilný symbol alebo platí z účtu, ktorý sa volá inak než firma na faktúre. Kvôli nim sa výpis prechádza celý, aj keď deväť platieb z desiatich by sa dalo spárovať bez rozmýšľania.

A keď sa párovanie odloží, rozíde sa obraz o pohľadávkach. Upomienka odíde zákazníkovi, ktorý už zaplatil, a naopak ten, kto nezaplatil, si to nikto nevšimne.

Ako párovanie funguje v Ledgiu

Ledgio rozlišuje dve veci: čo je takmer isté a čo je len pravdepodobné. Sám spáruje iba platbu, pri ktorej sedí variabilný symbol aj suma. Všetko ostatné je návrh, ktorý čaká na vás — za vaším chrbtom sa nič nezapíše. Postup:

• V internetbankingu stiahnite výpis vo formáte CAMT.053 (XML), ABO/GPC alebo CSV z Revolutu či Wise. Formát Ledgio rozozná z obsahu súboru, nie z prípony.
• V Banke → Načítať výpis súbor nahrajte (najviac 20 MB). Hneď dostanete počty: koľko pohybov prišlo, koľko sa spárovalo samo, koľko čaká na potvrdenie, koľko je bez návrhu a koľko duplicít sa preskočilo.
• V časti Pohyby čakajúce na spárovanie prejdite návrhy. Pri každom vidíte doklad, zhodu v percentách a dôvod — variabilný symbol, číslo dokladu, sumu alebo názov partnera. Môžete ich potvrdiť naraz tlačidlom „Potvrdiť všetky návrhy“, alebo po jednom.
• Pohybom bez návrhu priraďte doklad ručne, alebo ich označte „Nepárovať“ — bankový poplatok ani prevod medzi vlastnými účtami k faktúre nepatria.
• Keď chýbajúcu faktúru doplníte dodatočne, stlačte „Prepočítať návrhy“ a párovanie prebehne znova nad všetkým, čo je ešte otvorené.

Čo sa stane po potvrdení

Potvrdením vznikne pri doklade úhrada a jeho stav sa posunie na uhradený, prípadne čiastočne uhradený, keď zákazník poslal menej. Čiastočná úhrada nikdy nie je spárovaná sama — vždy je to návrh, lebo menšia suma môže znamenať splátku aj omyl.

Párovanie funguje oboma smermi. Príjmy sa párujú s vydanými faktúrami, odchádzajúce platby s prijatými faktúrami od dodávateľov — tou istou logikou. Takže z jedného výpisu sa naraz dozviete, kto zaplatil vám a ktoré faktúry dodávateľov sú už vyrovnané.

Ak ste úhradu zapísali na faktúru ručne ešte pred nahratím výpisu, pohyb z banky sa s touto úhradou spáruje. Faktúra tak nebude uhradená dvakrát.

Výpis nemusíte nahrávať vôbec. V Banke → Napojenie na banku sa dá účet napojiť cez PSD2 so súhlasom vo vašom internetbankingu, pri Fio banke tokenom len na čítanie. Pohyby potom chodia samy každú noc a idú tou istou cestou ako nahratý výpis — párovanie aj odstraňovanie duplicít fungujú rovnako.

Na čo si dať pozor

Väčšina problémov s párovaním nevzniká v programe, ale na strane platby. Tieto situácie stoja za to poznať vopred:

• Platba bez variabilného symbolu sa sama nespáruje nikdy. Je to len návrh podľa sumy a názvu partnera a potvrdiť ho musí človek.
• Pri ručnom párovaní sa ponúka dvesto najnovších otvorených dokladov. Staršiu faktúru spárujte z jej karty.
• Ten istý mesiac nenahrávajte raz ako CAMT a raz ako GPC. Pohyb má v každom formáte iný identifikátor od banky, takže duplicita sa nezachytí.
• Pohyb v inej mene, než je doklad, sa ako úhrada nezapíše — kurz patrí k dokladu, nie k párovaniu.
• Upomienky sa riadia stavom faktúry. Čím skôr výpis nahráte, tým menšia šanca, že upomienka odíde niekomu, kto už zaplatil.

Koľko to stojí

Načítanie výpisu, párovanie úhrad aj napojenie na banku sú v pláne Biznis za 24 € mesačne bez DPH, pri ročnej platbe 19,20 € mesačne. Plán je účtovaný za firmu, nie za používateľa, a obsahuje aj sklad, objednávky a výkazy DPH.

Plán Faktúra za 9 € mesačne párovanie z banky nemá — úhrady sa v ňom zapisujú na faktúru ručne. Upomienky podľa rozvrhu má aj ten. Prvých 14 dní je skúška plnej verzie, takže párovanie si vyskúšate na vlastnom výpise skôr, než za neho zaplatíte.

Časté otázky

Spáruje Ledgio aj platbu, ktorá uhrádza dve faktúry naraz?

Sama sa taká platba nespáruje, lebo suma nesedí so žiadnou faktúrou. Ukáže sa medzi pohybmi na potvrdenie alebo bez návrhu a doklad k nej vyberiete ručne.

Môžem ten istý výpis nahrať dvakrát?

Áno, pohyby, ktoré už v Ledgiu sú, sa preskočia a v súhrne po načítaní ich uvidíte ako duplicity. Platí to pre ten istý formát; ten istý mesiac v inom formáte duplicitu nezachytí.

Zaúčtuje sa spárovaná platba aj v podvojnom účtovníctve?

Párovanie vytvorí úhradu pri doklade a posunie jeho stav. Zaúčtovanie banky je samostatný krok v module Účtovníctvo a bez neho sa nič nezaúčtuje samo.

Ktoré banky sa dajú použiť?

Výpis sa dá nahrať z každej banky, ktorá vie exportovať CAMT.053 alebo ABO/GPC, a CSV z Revolutu a Wise. Automatické napojenie ponúka banky dostupné pre krajinu firmy cez PSD2 a Fio banku cez token.