Ako nastaviť obchodný lievik vo firme, aby ukazoval pravdu

Keď dopyty žijú v mailoch obchodníkov

Dopyt príde mailom jednému obchodníkovi, druhý ho rieši telefonicky, tretí si ho zapíše do zošita. Na porade sa šéf pýta, koľko obchodov je rozbehnutých a ktorý viazne. Odpoveď je odhad a za mesiac sa nikto nevie zhodnúť, prečo sa stratila veľká zákazka — či na cene, na termíne, alebo preto, že sa ponuka nikomu neozvala.

Tabuľka s obchodmi tento problém vyrieši len na pár týždňov. Stĺpec „stav“ si každý vypĺňa inak, sumy chýbajú, a keď je ponuka prijatá, tabuľku už nikto neaktualizuje. Lievik potom vyzerá plný, hoci polovica obchodov je dávno mŕtva.

Dobrý obchodný lievik preto stojí na troch veciach: na fázach, ktoré zodpovedajú vášmu predaju, na pravidlách, čo musí byť v ktorej fáze vyplnené, a na tom, že sa prípad posúva aj podľa toho, čo sa naozaj stalo v dokladoch.

Ako nastaviť lievik v Ledgiu krok za krokom

Fázy aj pravidlá nastavíte v Nastavenia → Obchodný lievik:

• Poskladajte fázy. Začať môžete z hotovej šablóny — servis a údržba, výroba na zákazku, projektový predaj — a upraviť ju. Fáz je najviac dvanásť a dve nemôžu mať rovnaký názov.
• Pri každej fáze nastavte pravdepodobnosť od 0 do 100 % a označte koncové fázy. Fáza nemôže byť vyhratá a prehratá naraz.
• Povedzte, čo musí byť vo fáze vyplnené: odberateľ, hodnota prípadu, očakávaný záver, obchodník alebo poznámka. Prípad, ktorému niečo chýba, sa do fázy nepresunie a hláška povie, čo doplniť.
• Naviažte fázy na udalosti v dokladoch: odoslaná ponuka, prijatá ponuka, prijatá objednávka, uvoľnená výroba, namontované, dodané, vyfakturované, zaplatené. Tú istú udalosť nemôžu mať dve fázy.
• Zakladajte prípady v CRM → Nový prípad — názov, odberateľ, fáza, hodnota a očakávaný záver — a zapisujte k nim aktivity: úlohu, telefonát, stretnutie, e-mail či poznámku s termínom.
• Ponuku vystavte priamo z prípadu (CRM → prípad → Nová ponuka). Prípad do nej doplní odberateľa, názov a sumu.
• Prípad uzavrite na jeho karte v CRM → Lievik tlačidlom Vyhraté alebo Prehraté.

Ako sa prípad posúva sám

Keď je fáza naviazaná na udalosť, prípad sa posunie, len čo sa udalosť stane v doklade — napríklad keď odberateľ prijme ponuku alebo keď sa vystaví faktúra. Doklady, ktoré z prípadu vznikli, aj maily, ktoré k nemu odišli, ostávajú na prípade vidieť, aj keď ponuku vystavil niekto iný.

Prípad sa posúva vždy len dopredu. Zálohová faktúra vystavená po dodaní ho nevráti späť do fázy ponuky. Uzavretý prípad sa už nehýbe vôbec.

Šablóna sa použije len na lievik, v ktorom ešte nič nie je, aby neprepísala rozpracovaný obchod. Keď lievik už žije, fázy upravujete ručne.

Hodnota lievika, vážená hodnota a úspešnosť

Nad zoznamom prípadov sú dve čísla. Hodnota lievika je súčet hodnôt otvorených prípadov a hovorí, o koľko sa hráte. Vážená hodnota je hodnota každej fázy vynásobená jej pravdepodobnosťou a hovorí, s čím sa dá rozumne počítať. Prípad za 10 000 € vo fáze s pravdepodobnosťou 30 % prispeje váženou hodnotou 3 000 €.

Bez váženia vyzerá lievik plný aj vtedy, keď je všetko v prvej fáze. Preto má zmysel dať pravdepodobnosti fáz podľa skúsenosti, nie podľa nádeje — a vyžadovať hodnotu prípadu skôr, než postúpi ďalej. Nulová hodnota sa neráta ako vyplnená.

Úspešnosť sa počíta len z uzavretých prípadov: vyhraté delené vyhraté plus prehraté. Nový dopyt ju preto neznižuje. Pri prehratom prípade je dôvod povinný a pripíše sa do poznámky prípadu — o rok z neho vyčítate, či prehrávate na cene, termíne alebo niečom inom.

Na čo si dať pozor

Chyby, ktoré z lievika robia ďalšiu tabuľku, ktorej nikto neverí:

• Fázy bez povinných polí. Prípady sa posúvajú dopredu prázdne a vážená hodnota lievika stojí na sumách, ktoré nikto nevyplnil.
• Prehratý prípad zmazaný namiesto uzavretia. Zmizne aj dôvod prehry a úspešnosť prestane sedieť.
• Prípad uzavretý dopredu, kým sa ešte fakturuje. Uzavretý prípad sa už samočinne neposúva a ďalšie doklady ním nepohnú.
• Očakávanie, že lievik nahradí ponuky. Ponuky fungujú aj bez neho; lievik je navyše pre firmy, ktoré vedú dlhší obchod s viacerými krokmi.

Koľko to stojí

Obchodný lievik je súčasťou CRM, ktoré je v pláne Firma za 49 € mesačne bez DPH, pri ročnej platbe 39,20 € mesačne. Firma obsahuje aj zákazky, dochádzku a vozidlá, k tomu sklad, objednávky a výkazy DPH.

Plány Faktúra a Biznis CRM nemajú. Cenové ponuky sú však v každom pláne, aj v najlacnejšom za 9 € mesačne. Ledgio sa účtuje za firmu, nie za každého obchodníka, a prvých 14 dní si vyskúšate plnú verziu vrátane CRM.

Časté otázky

Koľko fáz má mať obchodný lievik?

Toľko, koľko krokov má váš obchod naozaj, zvyčajne štyri až šesť vrátane vyhratej a prehratej fázy. Ledgio dovolí najviac dvanásť fáz.

Musím prípady v lieviku posúvať ručne?

Nie, keď fázy naviažete na udalosti v dokladoch. Prípad sa potom posunie sám, napríklad pri prijatí ponuky, vystavení faktúry alebo úhrade, a vždy len dopredu.

Prečo nemám prehratý prípad zmazať?

Zmazaním zmizne aj dôvod prehry a prípad sa nezapočíta do úspešnosti. Uzavretý ako prehratý ostane v histórii a dôvod sa pripíše do jeho poznámky.

Čo je vážená hodnota lievika?

Súčet hodnôt prípadov vynásobených pravdepodobnosťou ich fázy. Na rozdiel od celkovej hodnoty hovorí, koľko obchodov môžete realisticky očakávať.