Obchod a zakázky
Obchodní případy a fáze trychtýře
Jak mít přehled, kde která zakázka vázne?
Trychtýř není produktová konstanta — servisní firma vede případ jinak než projektový prodej. Fáze si proto pojmenujete sami a řeknete u nich, co musí být vyplněno, než případ postoupí. Co se stane v dokladu, umí případ posunout samo.
Potřebuje tarif Firma.
1
Poskládejte si fáze
Nastavení → Obchodní trychtýř
Začít se dá z hotové šablony — servis a údržba, výroba na zakázku, projektový prodej. Šablona se použije jen na trychtýř, ve kterém ještě nic není, aby nepřepsala rozpracovaný obchod. Fází je nejvýš dvanáct, dvě z nich nemohou mít stejný název. U fáze se nastaví pravděpodobnost od 0 do 100 % a jestli je koncová — vyhraná a prohraná zároveň být nemůže.
2
Řekněte, co musí být ve fázi vyplněno
Nastavení → Obchodní trychtýř
Odběratel, hodnota případu, očekávaný závěr, obchodník nebo poznámka. Případ, kterému něco z toho chybí, se do fáze nepřesune a hláška řekne, co doplnit. Nulová hodnota se nepočítá jako vyplněná — je to prázdno.
3
Navažte fáze na události v dokladech
Nastavení → Obchodní trychtýř
Odeslaná nabídka, přijatá nabídka, přijatá objednávka, uvolněná výroba, namontováno, dodáno, vyfakturováno, zaplaceno. Případ se pak posune sám a vždy jen dopředu: zálohová faktura vystavená po dodání ho nehodí zpět do nabídky. Uzavřený případ se už nehýbe. Tutéž událost nemohou mít dvě fáze — Ledgio to při ukládání ohlásí, protože by zabrala jen první v pořadí.
4
Založte případ a veďte na něm aktivity
CRM → Nový případ
Název, odběratel, fáze, hodnota a očekávaný závěr. K případu se zapisují aktivity — úkol, telefonát, schůzka, e-mail, poznámka — s termínem; zápis dělaný zpětně lze rovnou označit za vyřízený. Úkoly po termínu jsou v seznamu první.
5
Vystavte z případu nabídku
CRM → případ → Nová nabídka
Případ naplní odběratele, název a částku. Doklady, které z případu vznikly, i maily, které k němu odešly, zůstávají na případu vidět — i když nabídku vystavil někdo jiný.
6
Uzavřete případ
CRM → Trychtýř
Na kartě případu v trychtýři stiskněte Vyhráno nebo Prohráno; u prohraného je důvod povinný a připíše se do poznámky případu. Úspěšnost se počítá z uzavřených případů, ne ze všech — nová poptávka ji nesnižuje. Nad seznamem je hodnota trychtýře i hodnota vážená pravděpodobností fází: první říká, o kolik hrajete, druhá, s čím se dá počítat.
Časté chyby
- Fáze bez povinných polí: případy se posouvají dopředu prázdné a vážená hodnota trychtýře stojí na částkách, které nikdo nevyplnil.
- Prohraný případ smazaný místo uzavření — zmizí i důvod, ze kterého se za rok dá vyčíst, na čem se prohrává.
- Případ uzavřený dopředu, zatímco se ještě fakturuje: uzavřený případ se už samočinně neposouvá a další doklady s ním nepohnou.
- Očekávání, že trychtýř nahradí nabídky. Nabídky fungují i bez něj — trychtýř je navíc pro firmy, které vedou delší obchod.