Opakovaná faktúra za paušál každý mesiac: nastavenie a chyby

Prečo sa na paušál zabúda práve vtedy, keď je ich viac

Správa serverov pre päť klientov, nájom kancelárie, mesačné účtovníctvo, servisná zmluva na klimatizáciu. Každý mesiac tá istá suma, ten istý text, len iný mesiac v popise. Pri dvoch klientoch to človek urobí z hlavy. Pri desiatich sa raz za čas stane, že jeden paušál vypadne — a zistí sa to až o štvrťrok, keď klient sám nič nepripomenie.

Druhý problém je nenápadnejší: kopírovanie minulej faktúry. Skopíruje sa aj starý mesiac v popise, zlé obdobie či minuloročný dátum dodania. Faktúra „Správa serverov september“ vystavená v novembri vyzerá ako omyl a odberateľ sa ozve skôr, než zaplatí.

Riešenie je oddeliť recept od dokladu. Recept — kto, koľko, ako často — sa zadá raz. Doklad z neho vznikne v správny deň, s vlastným číslom a so správnym obdobím v texte.

Ako nastaviť opakovanú faktúru v Ledgiu

Predpis založíte vo Faktúry → Opakované → Nový predpis. Nie je to doklad, je to recept, z ktorého faktúry vznikajú:

• Pomenujte predpis tak, aby ste ho v zozname našli, napríklad „Mesačný paušál — správa serverov“. Vyberte odberateľa, frekvenciu (mesačne, štvrťročne, ročne), deň vystavenia, splatnosť v dňoch a dátum, odkedy predpis platí.
• Pri zmluve na dobu určitú vyplňte aj dátum do. Bez neho predpis fakturuje ďalej aj po skončení zmluvy.
• Rozhodnite, či sa má faktúra rovno vystaviť. So zaškrtnutým „Vystaviť rovno“ vznikne hotová faktúra s číslom, bez neho koncept, ktorý pred odoslaním skontrolujete.
• Nastavte obdobie plnenia: obdobie, v ktorom sa vystavuje, predchádzajúce (nájom za október vystavený 1. novembra) alebo nasledujúce (fakturácia vopred). Pod voľbou je vidieť, aké obdobie a dátum dodania dostane najbližšia faktúra.
• Doplňte položky so sadzbou DPH. Do názvu aj popisu položky môžete vložiť symbol obdobia, mesiaca alebo roku — z „Nájom“ a symbolu obdobia bude na faktúre „Nájom október 2026“. Pod položkami vidíte, koľko bude jedna faktúra robiť.
• Ak nechcete čakať na pravidelný beh, tlačidlo Faktúry → Opakované → Vystaviť teraz vystaví všetko, čo predpisy k dnešku dlžia.

Deň vystavenia, obdobie a dátum dodania

Deň 31 znamená posledný deň mesiaca — vo februári 28., v prestupnom roku 29. Ďalší termín sa počíta vždy od požadovaného dňa, nie od skutočného dátumu vystavenia, takže sa predpis po februári natrvalo neposunie na 28. Predpis, ktorý začína platiť až po zvolenom dni v mesiaci, vystaví prvú faktúru nasledujúci mesiac.

Obdobie plnenia je vždy celé kalendárne obdobie podľa frekvencie: mesiac, štvrťrok alebo rok. Dátum dodania sa z neho odvodí — na Slovensku je to koniec obdobia, takže faktúra za október má dátum dodania 31. októbra. Daňový deň ostáva dátum dodania, obdobie sa na faktúre vytlačí vedľa neho.

Ak dátum dodania padne do obdobia, za ktoré ste už podali priznanie k DPH, faktúra vznikne ako koncept aj pri „Vystaviť rovno“. Vystavená by ticho zmenila podané priznanie; takto o nej rozhodne človek, ktorý vie, či patrí do dodatočného priznania.

Každá faktúra dostane číslo z bežného radu faktúr a variabilný symbol z jeho číslic, takže sa platba dá spárovať z výpisu ako pri ktorejkoľvek inej faktúre. Údaje odberateľa sa na faktúru zmrazia v deň vystavenia.

Ako sa faktúra dostane k odberateľovi

Ledgio faktúru z predpisu vystaví, ale mailom ju samo neodošle. Pošlete ju z detailu faktúry tlačidlom na odoslanie e-mailom, rovnako ako ručne vystavenú faktúru. Kto chce pred odoslaním každú faktúru vidieť, nech necháva vznikať koncepty.

V pláne Biznis a vyššie si odoslanie môžete zautomatizovať: v Nastavenia → Automatizácie nastavíte pravidlo „keď sa vystaví faktúra, pošli ju odberateľovi“, prípadne len pre vybraných odberateľov. Pravidlo pošle len vystavenú faktúru, nie koncept, a faktúru, ktorá už odišla, druhýkrát neposiela.

Keď paušál nezaplatia včas, nadviažu upomienky podľa rozvrhu dní pred a po splatnosti. Tie sú tiež v každom pláne.

Na čo si dať pozor

Chyby, ktoré pri opakovaných faktúrach vidíme najčastejšie:

• Zmazaný predpis v domnení, že sa tým zrušia aj vystavené faktúry. Zmazanie odstráni len recept, faktúry ostávajú, lebo sú to doklady. Na prerušenie spolupráce slúži pozastavenie — predpis potom nevystavuje a kedykoľvek sa dá spustiť späť.
• Očakávanie, že faktúra odíde odberateľovi sama. Bez automatizácie je odoslanie na vás.
• Zabudnutý dátum do pri zmluve na dobu určitú: predpis fakturuje aj po jej skončení.
• Účet uzamknutý po skúšobnej dobe. Predpis ostane, ale kým účet nie je odomknutý, nevystaví sa nič.

Čo sa stane, keď beh vynechá

Dlžné termíny sa dobiehajú. Keď sa faktúry niekoľko dní nevystavovali, mesačný paušál sa nestratí — pri najbližšom behu vzniknú všetky faktúry, ktoré mali vzniknúť, každá so svojím dňom vystavenia. Naraz sa dobehne najviac dvanásť termínov, aby zle zadaný predpis nevyrobil stovky faktúr.

Faktúra a posun ďalšieho termínu sa zapisujú naraz. Ak sa beh spustí dvakrát, ten istý paušál sa nevystaví dvakrát.

Koľko to stojí

Opakované faktúry sú v každom pláne Ledgia. Najlacnejší je Faktúra za 9 € mesačne bez DPH, pri ročnej platbe 7,20 € mesačne; obsahuje aj e-faktúry, cenové ponuky a upomienky.

Automatické odoslanie vystavenej faktúry pravidlom je od plánu Biznis za 24 € mesačne, ktorý pridáva aj sklad, objednávky, párovanie platieb z banky a výkazy DPH. Ledgio sa účtuje za firmu, nie za používateľa, a prvých 14 dní si vyskúšate plnú verziu.

Časté otázky

Pošle Ledgio opakovanú faktúru odberateľovi samo?

Bez nastavenia nie — faktúru vystaví a odošlete ju vy z jej detailu. V pláne Biznis a vyššie môžete zapnúť automatizáciu, ktorá vystavenú faktúru pošle odberateľovi.

Zrušia sa zmazaním predpisu aj vystavené faktúry?

Nie. Zmazanie odstráni len predpis, faktúry, ktoré z neho vznikli, ostávajú. Keď chcete fakturovanie len prerušiť, predpis pozastavte.

Ako dostanem na faktúru správny mesiac v popise položky?

Do názvu alebo popisu položky v predpise vložte symbol obdobia, mesiaca alebo roku. Ledgio ho pri vystavení nahradí podľa obdobia plnenia, napríklad „október 2026“.

Dá sa fakturovať nájom za predchádzajúci mesiac?

Áno. V predpise zvoľte predchádzajúce obdobie plnenia — faktúra vystavená 1. novembra dostane obdobie celý október a dátum dodania 31. októbra.