Obchod a zakázky
Paušál, který se fakturuje sám
Jak fakturovat paušál každý měsíc, aniž by se na něj zapomnělo?
Předpis není doklad, je to recept. Faktury z něj vystaví noční úloha v den, který určíte, a každá dostane vlastní číslo z běžné řady. Odeslání odběrateli zůstává na vás.
Potřebuje kterýkoli tarif.
1
Vytvořte předpis
Faktury → Opakované → Nový předpis
Pojmenujte ho tak, abyste ho v seznamu našli („Měsíční paušál — správa serverů“). Dál odběratel, jak často (měsíčně, čtvrtletně, ročně), den vystavení, splatnost ve dnech a odkdy předpis platí. Datum do se vyplňuje u smlouvy na dobu určitou.
2
Den vystavení si rozmyslete
Faktury → Opakované → Nový předpis
Den 31 znamená poslední den měsíce — v únoru tedy 28., v přestupném roce 29. Další termín se počítá vždy od požadovaného dne, ne od skutečného data vystavení, takže se předpis po únoru natrvalo neposune na 28. Předpis, který začíná platit po zvoleném dni, vystaví první fakturu až následující měsíc.
3
Rozhodněte, jestli se má faktura rovnou vystavit
Faktury → Opakované → Nový předpis
Se zaškrtnutým „Vystavit rovnou“ vznikne hotová faktura s číslem. Bez něj vznikne koncept, který před odesláním zkontrolujete. Mailem neodchází ani jedna z nich — odesíláte ji vy z faktury.
4
Nastavte období plnění
Faktury → Opakované → Nový předpis
Faktura si může sama doplnit období plnění — celý kalendářní měsíc, čtvrtletí nebo rok podle toho, jak často předpis fakturuje: období, ve kterém se vystavuje, předchozí (nájem za říjen vystavený 1. listopadu) nebo následující (fakturace předem). Datum uskutečnění plnění se odvodí z konce období, v Česku z dřívějšího z konce období a dne vystavení. Pod volbou je vidět, jaké období a datum plnění dostane nejbližší faktura. Faktura, jejíž datum plnění padne do období s už podaným DPH, vznikne jako koncept.
5
Doplňte položky
Faktury → Opakované → Nový předpis
Předpis musí mít aspoň jednu položku a u ní sazbu DPH; pod názvem může mít bližší popis, který se vytiskne na faktuře. Do názvu i popisu lze vložit {obdobi}, {mesic} nebo {rok} — z „Nájem {obdobi}“ bude na faktuře „Nájem říjen 2026“. Pod položkami je vidět, kolik bude jedna faktura dělat. Měnu, režim DPH a způsob úhrady nastavíte na předpisu stejně jako na faktuře.
6
Když to nemá čekat do noci
Faktury → Opakované → Vystavit teď
Tlačítko vystaví to, co předpisy k dnešku dluží. Dlužné termíny se dohánějí — když úloha týden neběžela, měsíční paušál se neztratí; najednou se však dožene nejvýš dvanáct termínů, aby špatně zadaný předpis nevyrobil tisíc faktur.
7
Pozastavení a smazání
Faktury → Opakované → předpis
Pozastavený předpis přestane vystavovat a kdykoli se dá spustit zpět — to je správný krok při přerušení spolupráce. Smazání odstraní jen recept: faktury, které z něj vznikly, zůstávají, protože ty jsou doklady.
Časté chyby
- Smazaný předpis v domnění, že se tím zruší i vystavené faktury. K přerušení fakturování slouží pozastavení.
- Očekávání, že faktura odejde odběrateli sama — Ledgio ji vystaví, odeslání je na vás.
- Zapomenuté datum do u smlouvy na dobu určitou: předpis fakturuje i po jejím skončení.
- Účet uzamčený po zkušební době nebo tarif bez opakovaných faktur — předpis zůstane, ale v noci se nevystaví nic.