Párování plateb z bankovního výpisu: jak na to bez Excelu

Proč ruční párování zabere tolik času

Typická malá firma vystaví měsíčně několik desítek faktur. Jednou týdně nebo na konci měsíce někdo otevře výpis, vedle něj seznam faktur a řádek po řádku hledá, kdo zaplatil. U každé platby porovná variabilní symbol, částku a jméno a v programu ručně označí úhradu.

Těžké nejsou platby, které sedí. Těžké jsou ty ostatní: zákazník zaplatil dvě faktury jednou platbou, poslal méně, zapomněl variabilní symbol nebo platí z účtu, který se jmenuje jinak než firma na faktuře. Kvůli nim se výpis prochází celý, i když devět plateb z deseti by se dalo spárovat bez přemýšlení.

A když se párování odloží, rozejde se obraz o pohledávkách. Upomínka odejde zákazníkovi, který už zaplatil, a naopak toho, kdo nezaplatil, si nikdo nevšimne.

Jak párování funguje v Ledgiu

Ledgio rozlišuje dvě věci: co je téměř jisté a co je jen pravděpodobné. Samo spáruje jen platbu, u které sedí variabilní symbol i částka. Všechno ostatní je návrh, který čeká na vás — za vašimi zády se nic nezapíše. Postup:

• V internetovém bankovnictví stáhněte výpis ve formátu CAMT.053 (XML), ABO/GPC nebo CSV z Revolutu či Wise. Formát Ledgio pozná z obsahu souboru, ne z přípony.
• V Banka → Načíst výpis soubor nahrajte (nejvýš 20 MB). Hned dostanete počty: kolik pohybů přišlo, kolik se spárovalo samo, kolik čeká na potvrzení, kolik je bez návrhu a kolik duplicit se přeskočilo.
• V části Pohyby čekající na spárování projděte návrhy. U každého vidíte doklad, shodu v procentech a důvod — variabilní symbol, číslo dokladu, částku nebo název partnera. Můžete je potvrdit najednou tlačítkem „Potvrdit všechny návrhy“, nebo po jednom.
• Pohybům bez návrhu přiřaďte doklad ručně, nebo je označte „Nepárovat“ — bankovní poplatek ani převod mezi vlastními účty k faktuře nepatří.
• Když chybějící fakturu doplníte dodatečně, stiskněte „Přepočítat návrhy“ a párování proběhne znovu nad vším, co je ještě otevřené.

Co se stane po potvrzení

Potvrzením vznikne u dokladu úhrada a jeho stav se posune na uhrazený, případně částečně uhrazený, když zákazník poslal méně. Částečná úhrada se nikdy nespáruje sama — vždy je to návrh, protože menší částka může znamenat splátku i omyl.

Párování funguje oběma směry. Příjmy se párují s vydanými fakturami, odchozí platby s přijatými fakturami od dodavatelů — stejnou logikou. Z jednoho výpisu se tak najednou dozvíte, kdo zaplatil vám a které faktury dodavatelů jsou už vyrovnané.

Pokud jste úhradu zapsali na fakturu ručně ještě před nahráním výpisu, pohyb z banky se s touto úhradou spáruje. Faktura tak nebude uhrazená dvakrát.

Výpis nemusíte nahrávat vůbec. V Banka → Napojení na banku se dá účet napojit přes PSD2 se souhlasem ve vašem internetovém bankovnictví, u Fio banky tokenem jen pro čtení. Pohyby pak chodí samy každou noc a jdou stejnou cestou jako nahraný výpis — párování i odstraňování duplicit fungují stejně.

Na co si dát pozor

Většina potíží s párováním nevzniká v programu, ale na straně platby. Tyto situace stojí za to znát předem:

• Platba bez variabilního symbolu se sama nespáruje nikdy. Je to jen návrh podle částky a názvu partnera a potvrdit ho musí člověk.
• Při ručním párování se nabízí dvě stě nejnovějších otevřených dokladů. Starší fakturu spárujte z její karty.
• Stejný měsíc nenahrávejte jednou jako CAMT a jednou jako GPC. Pohyb má v každém formátu jiný identifikátor od banky, takže duplicita se nezachytí.
• Pohyb v jiné měně, než je doklad, se jako úhrada nezapíše — kurz patří k dokladu, ne k párování.
• Upomínky se řídí stavem faktury. Čím dřív výpis nahrajete, tím menší šance, že upomínka odejde někomu, kdo už zaplatil.

Kolik to stojí

Načtení výpisu, párování úhrad i napojení na banku jsou v tarifu Biznis za 599 Kč měsíčně bez DPH, při roční platbě 479,20 Kč měsíčně. Tarif se účtuje za firmu, ne za uživatele, a obsahuje i sklad, objednávky a výkazy DPH.

Tarif Faktura za 229 Kč měsíčně párování z banky nemá — úhrady se v něm zapisují na fakturu ručně. Upomínky podle rozvrhu má i ten. Prvních 14 dní je zkouška plné verze, takže párování si vyzkoušíte na vlastním výpisu dřív, než za něj zaplatíte.

Časté dotazy

Spáruje Ledgio i platbu, která hradí dvě faktury najednou?

Sama se taková platba nespáruje, protože částka nesedí s žádnou fakturou. Ukáže se mezi pohyby k potvrzení nebo bez návrhu a doklad k ní vyberete ručně.

Můžu stejný výpis nahrát dvakrát?

Ano, pohyby, které už v Ledgiu jsou, se přeskočí a v souhrnu po načtení je uvidíte jako duplicity. Platí to pro stejný formát; stejný měsíc v jiném formátu duplicitu nezachytí.

Zaúčtuje se spárovaná platba i v podvojném účetnictví?

Párování vytvoří úhradu u dokladu a posune jeho stav. Zaúčtování banky je samostatný krok v modulu Účetnictví a bez něj se nic nezaúčtuje samo.

Které banky se dají použít?

Výpis se dá nahrát z každé banky, která umí exportovat CAMT.053 nebo ABO/GPC, a CSV z Revolutu a Wise. Automatické napojení nabízí banky dostupné pro zemi firmy přes PSD2 a Fio banku přes token.