Opakovaná faktura za paušál každý měsíc: nastavení a chyby

Proč se na paušál zapomíná právě tehdy, když jich je víc

Správa serverů pro pět klientů, nájem kanceláře, měsíční účetnictví, servisní smlouva na klimatizaci. Každý měsíc stejná částka, stejný text, jen jiný měsíc v popisu. U dvou klientů to člověk udělá z hlavy. U deseti se jednou za čas stane, že jeden paušál vypadne — a zjistí se to až za čtvrt roku, když klient sám nic nepřipomene.

Druhý problém je nenápadnější: kopírování minulé faktury. Zkopíruje se i starý měsíc v popisu, špatné období nebo loňské datum zdanitelného plnění. Faktura „Správa serverů září“ vystavená v listopadu vypadá jako omyl a odběratel se ozve dřív, než zaplatí.

Řešení je oddělit recept od dokladu. Recept — kdo, kolik, jak často — se zadá jednou. Doklad z něj vznikne ve správný den, s vlastním číslem a se správným obdobím v textu.

Jak nastavit opakovanou fakturu v Ledgiu

Předpis založíte ve Faktury → Opakované → Nový předpis. Není to doklad, je to recept, ze kterého faktury vznikají:

• Pojmenujte předpis tak, abyste ho v seznamu našli, například „Měsíční paušál — správa serverů“. Vyberte odběratele, frekvenci (měsíčně, čtvrtletně, ročně), den vystavení, splatnost ve dnech a datum, odkdy předpis platí.
• U smlouvy na dobu určitou vyplňte i datum do. Bez něj předpis fakturuje dál i po skončení smlouvy.
• Rozhodněte, zda se má faktura rovnou vystavit. Se zaškrtnutým „Vystavit rovnou“ vznikne hotová faktura s číslem, bez něj koncept, který před odesláním zkontrolujete.
• Nastavte období plnění: období, ve kterém se vystavuje, předchozí (nájem za říjen vystavený 1. listopadu) nebo následující (fakturace předem). Pod volbou je vidět, jaké období a datum plnění dostane nejbližší faktura.
• Doplňte položky se sazbou DPH. Do názvu i popisu položky můžete vložit symbol období, měsíce nebo roku — z „Nájem“ a symbolu období bude na faktuře „Nájem říjen 2026“. Pod položkami vidíte, kolik bude jedna faktura dělat.
• Pokud nechcete čekat na pravidelný běh, tlačítko Faktury → Opakované → Vystavit teď vystaví vše, co předpisy k dnešku dluží.

Den vystavení, období a datum plnění

Den 31 znamená poslední den měsíce — v únoru 28., v přestupném roce 29. Další termín se počítá vždy od požadovaného dne, ne od skutečného data vystavení, takže se předpis po únoru natrvalo neposune na 28. Předpis, který začíná platit až po zvoleném dni v měsíci, vystaví první fakturu následující měsíc.

Období plnění je vždy celé kalendářní období podle frekvence: měsíc, čtvrtletí nebo rok. Datum zdanitelného plnění se z něj odvodí — v Česku je to dřívější z konce období a dne vystavení, takže nájem za říjen vystavený 1. listopadu má datum plnění 31. října. Období se na faktuře vytiskne vedle data plnění.

Pokud datum plnění padne do období, za které jste už podali přiznání k DPH, faktura vznikne jako koncept i při „Vystavit rovnou“. Vystavená by potichu změnila podané přiznání; takto o ní rozhodne člověk, který ví, zda patří do dodatečného přiznání.

Každá faktura dostane číslo z běžné řady faktur a variabilní symbol z jeho číslic, takže se platba dá spárovat z výpisu jako u kterékoli jiné faktury. Údaje odběratele se na fakturu zmrazí v den vystavení.

Jak se faktura dostane k odběrateli

Ledgio fakturu z předpisu vystaví, ale e-mailem ji samo neodešle. Pošlete ji z detailu faktury tlačítkem pro odeslání e-mailem, stejně jako ručně vystavenou fakturu. Kdo chce před odesláním každou fakturu vidět, ať nechává vznikat koncepty.

V tarifu Biznis a vyšším si odeslání můžete zautomatizovat: v Nastavení → Automatizace nastavíte pravidlo „když se vystaví faktura, pošli ji odběrateli“, případně jen pro vybrané odběratele. Pravidlo pošle jen vystavenou fakturu, ne koncept, a fakturu, která už odešla, podruhé neposílá.

Když paušál nezaplatí včas, navážou upomínky podle rozvrhu dní před splatností a po ní. Ty jsou také v každém tarifu.

Na co si dát pozor

Chyby, které u opakovaných faktur vidíme nejčastěji:

• Smazaný předpis v domnění, že se tím zruší i vystavené faktury. Smazání odstraní jen recept, faktury zůstávají, protože jsou to doklady. K přerušení spolupráce slouží pozastavení — předpis pak nevystavuje a kdykoli se dá spustit zpět.
• Očekávání, že faktura odejde odběrateli sama. Bez automatizace je odeslání na vás.
• Zapomenuté datum do u smlouvy na dobu určitou: předpis fakturuje i po jejím skončení.
• Účet uzamčený po zkušební době. Předpis zůstane, ale dokud účet není odemčený, nevystaví se nic.

Co se stane, když běh vynechá

Dlužné termíny se dohánějí. Když se faktury několik dní nevystavovaly, měsíční paušál se neztratí — při nejbližším běhu vzniknou všechny faktury, které měly vzniknout, každá se svým dnem vystavení. Najednou se dožene nejvýše dvanáct termínů, aby špatně zadaný předpis nevyrobil stovky faktur.

Faktura a posun dalšího termínu se zapisují najednou. Pokud se běh spustí dvakrát, stejný paušál se nevystaví dvakrát.

Kolik to stojí

Opakované faktury jsou v každém tarifu Ledgia. Nejlevnější je tarif Faktura za 229 Kč měsíčně bez DPH, při roční platbě 183,20 Kč měsíčně; obsahuje i e-faktury, cenové nabídky a upomínky.

Automatické odeslání vystavené faktury pravidlem je od tarifu Biznis za 599 Kč měsíčně, který přidává i sklad, objednávky, párování plateb z banky a výkazy DPH. Ledgio se účtuje za firmu, ne za uživatele, a prvních 14 dní si vyzkoušíte plnou verzi.

Časté dotazy

Pošle Ledgio opakovanou fakturu odběrateli samo?

Bez nastavení ne — fakturu vystaví a odešlete ji vy z jejího detailu. V tarifu Biznis a vyšším můžete zapnout automatizaci, která vystavenou fakturu pošle odběrateli.

Zruší se smazáním předpisu i vystavené faktury?

Ne. Smazání odstraní jen předpis, faktury, které z něj vznikly, zůstávají. Když chcete fakturování jen přerušit, předpis pozastavte.

Jak dostanu na fakturu správný měsíc v popisu položky?

Do názvu nebo popisu položky v předpisu vložte symbol období, měsíce nebo roku. Ledgio ho při vystavení nahradí podle období plnění, například „říjen 2026“.

Dá se fakturovat nájem za předchozí měsíc?

Ano. V předpisu zvolte předchozí období plnění — faktura vystavená 1. listopadu dostane období celý říjen a datum plnění 31. října.