Schvalování přijatých faktur: kdo rozhodne, co se zaplatí

Když se platí to, co zrovna přišlo e-mailem

Faktury od dodavatelů chodí na různé adresy: jedna na info@, druhá jednateli, třetí technikovi, který materiál objednal. Účetní zaplatí, co se k ní dostane, a co se nedostane, propadne do upomínky. Nikdo přitom nepotvrdil, že zboží opravdu přišlo, že cena sedí s nabídkou, ani že faktura není podvrh.

Ve firmě, která má víc než jednoho člověka, proto platí jednoduché pravidlo: kdo doklad zapisuje, nemusí být ten, kdo rozhoduje o platbě. Účetní fakturu zapíše, někdo konkrétní řekne ano, nebo ne, a teprve potom se platí.

Schvalování má smysl jen tehdy, když se neschválená faktura opravdu nedá zaplatit. Barevný odznak „čeká“ u dokladu, který se stejně dostane do bankovního příkazu, nic neřeší.

Jak nastavit schvalování přijatých faktur v Ledgiu

Postup od nastavení po rozhodnutí o úhradě:

• V Nastavení → Náklady a schvalování vyberte Neschvalovat, Schvalovat vše nebo Od částky a zadejte hranici. Limit platí na částku dokladu bez DPH — daň si firma odečte, rozhodnutí je o tom, co opravdu zaplatí.
• Na téže obrazovce zkontrolujte seznam lidí, kteří smějí rozhodovat. Právo schvalovat mají vlastník a administrátor; běžný uživatel ho nemá.
• Zapište fakturu v Náklady → Nová přijatá faktura: dodavatel z kontaktů, jeho číslo faktury, data, měna, režim DPH a položky. Interní číslo si doklad vezme z vlastní řady a tentýž doklad od téhož dodavatele se podruhé zapsat nedá.
• Zkontrolujte číslo účtu z faktury hned při zápisu a připněte sken. Fotku dokladu z telefonu pošlete do Ledgia přes Sdílet.
• Schvalovatel otevře doklad a v části Schválení k úhradě ho schválí, nebo zamítne. Při zamítnutí je důvod povinný. Co čeká, najde v seznamu nákladů pod tlačítkem se souhrnem.
• Schválenou fakturu zaplatíte běžně nebo ji zařadíte do hromadného platebního příkazu.

Schválení není stav dokladu

Faktura od dodavatele je vystavená a její splatnost běží bez ohledu na to, zda ji už někdo viděl. Neschválená faktura po splatnosti je stále po splatnosti — jen se nemá platit. Schválení mění jedinou věc: zda se smí zaplatit. Čekající ani zamítnutá faktura se nedá označit jako uhrazená a nedostane se do platebního příkazu.

Zda faktura schválení potřebuje, se rozhodne při zápisu a už se nemění. Když později limit zvýšíte nebo snížíte, platí jen na nové doklady. Kdyby se přepočítával zpětně, změna nastavení by „odschválila“ faktury, které někdo vědomě potvrdil.

Zamítnutí není storno. Doklad zůstává v evidenci i v účetnictví — zamítnutí říká „tohle neplatíme“, ne „tohle neexistuje“. Opravou je dobropis od dodavatele, ne smazání řádku.

E-faktury a oprava vrácené faktury

E-faktura z Peppolu, z pošty nebo nahrané XML vznikne jako koncept. Koncept není závazek: neplatí se, neschvaluje se a nejde do DPH. Na detailu ho zkontrolujete, opravíte středisko, zakázku či sazbu a stisknete Zaevidovat — teprve potom jde faktura stejnou cestou jako zapsaná ručně, včetně schvalování. Když součet řádků nesedí s částkou na e-faktuře, formulář to řekne.

Dokud faktura čeká na schválení nebo ji schvalovatel vrátil a není uhrazená, zaúčtovaná ani přijatá na sklad, dá se opravit. Změna částky, střediska, zakázky nebo dodavatele začne schvalování znovu od prvního stupně; oprava poznámky ne. Schválená faktura se nemění.

Na co si dát pozor

Chyby, které schvalování znehodnotí:

• Nikdo nemá právo schvalovat. Faktury nad limitem pak navždy čekají a nedají se ani zaplatit, ani zapsat jako uhrazené.
• Koncept z e-faktury ponechaný ležet. Dokud ho nikdo nezaeviduje, faktura se nezaplatí, neschválí a nevstoupí do DPH — a její splatnost mezitím běží.
• Účet dodavatele přepsaný podle e-mailu o jeho změně. Podvržená změna účtu je nejběžnější útok na závazky; platí se na účet z faktury, kterou máte v ruce. Účet uložený u kontaktu je jen předvolba do formuláře.
• Zamítnutí brané jako storno. Doklad zůstává, opravou je dobropis od dodavatele.
• Očekávání, že se změněný limit přepočítá zpětně. Platí jen na nové doklady.

Když jeden schvalovatel nestačí

Jednoduchý limit stačí firmě, kde o platbách rozhoduje jeden či dva lidé. Větší firma potřebuje, aby fakturu za materiál schválil vedoucí střediska a nad určitou částku i jednatel. K tomu slouží pravidla vícestupňového schvalování: kdo schvaluje podle částky, střediska, zakázky a dodavatele, a stupně jdou za sebou. Faktura, na kterou nesedí žádné pravidlo, jde jednoduchým limitem přesně jako dosud.

Pravidla doplňuje zástup během nepřítomnosti a nákupní žádanky, ze kterých se schválená žádanka stane objednávkou dodavateli.

Kolik to stojí

Přijaté faktury, limit schvalování a hromadný platební příkaz jsou v každém tarifu Ledgia, nejlevnější je Faktura za 229 Kč měsíčně bez DPH. Vícestupňové schvalování, nákupní žádanky, rozpočty středisek i vlastní role s právem schvalovat jsou v tarifu Firma za 1 229 Kč měsíčně.

Ledgio se účtuje za firmu, ne za uživatele, takže schvalovatel navíc neznamená vyšší cenu, dokud se vejdete do počtu licencí tarifu. Prvních 14 dní si vyzkoušíte plnou verzi.

Časté dotazy

Počítá se limit schvalování s DPH, nebo bez DPH?

Bez DPH. Daň si firma odečte, rozhodnutí je o tom, co dodavateli opravdu zaplatí. Limit nula znamená, že se schvaluje každá přijatá faktura.

Dá se zaplatit faktura, která čeká na schválení?

Ne. Čekající ani zamítnutá faktura se nedá označit jako uhrazená a nedostane se do hromadného platebního příkazu. Její splatnost ale běží dál.

Co se stane, když změním limit schvalování?

Nový limit platí jen pro faktury zapsané po změně. Již zapsané doklady si ponechají, zda schválení potřebují, a již potvrzená rozhodnutí zůstávají.

Kdo smí přijaté faktury schvalovat?

Každý s právem schvalovat, co se dodavateli zaplatí. Mají ho vlastník a administrátor; seznam lidí s tímto právem je v Nastavení → Náklady a schvalování.