Ako zistiť ziskovosť zákazky: výnosy, práca a materiál

Vyfakturované neznamená zarobené

Montážna firma dokončí rekonštrukciu kúpeľne, vystaví faktúru na 8 000 € a zákazka sa uzavrie. Či sa na nej zarobilo, nevie nikto. Materiál išiel čiastočne na faktúru od veľkoobchodu, čiastočne zo skladu, partia na nej strávila „asi tri týždne“ a jeden dodávateľ poslal faktúru až mesiac po odovzdaní.

Ziskovosť sa potom odhaduje spätne, zvyčajne v tabuľke a zvyčajne zle. Najčastejšie chýba práca vlastných ľudí — za tú nikto neposlal faktúru, takže v nákladoch nie je. Zákazka, na ktorej robili vlastní zamestnanci, potom vyzerá zisková vždy, aj keď sa na nej prerobilo.

Aby zákazka na konci povedala pravdu, musia sa na ňu zbierať všetky náklady priebežne: doklady, hodiny aj materiál. Nie na konci, keď sa už nikto nepamätá, čo na ňu išlo.

Ako zistiť ziskovosť zákazky v Ledgiu

Postup od založenia po uzavretie zákazky:

• Založte zákazku v Zákazky → Nová zákazka: označenie, ktoré sa vo firme nesmie opakovať, názov, odberateľ, termín a rozpočet — koľko smie stáť a koľko hodín má zabrať.
• Zadajte nákladovú sadzbu hodiny: koľko hodina práce firmu naozaj stojí. Nie je to predajná sadzba, za ktorú hodinu fakturujete. Keď ju nezadáte, Ledgio vezme mzdový náklad človeka z posledných spočítaných miezd, a keď ani ten nie je, zákazka upozorní, že sadzba chýba.
• Priraďte doklady v časti Doklady na zákazke. Vydaná faktúra je výnos, prijatá faktúra náklad a dobropis záporný výnos. Doklad sa priradením neprepisuje — mení sa len to, do ktorej kalkulácie jeho suma vstúpi. Koncept do ziskovosti nevstupuje.
• Zapisujte hodiny vo Výkaze práce: deň, človek, počet hodín. Čas sa dá merať aj stopkami a zastavenie zapíše výkaz sám, takže sa hodiny nedopĺňajú v piatok podľa pamäte.
• Materiál vydávajte zo skladu na zákazku. Do nákladov vstúpi v ocenení z príjmu, nie v dnešnej nákupnej cene.
• Ziskovosť čítajte priamo na detaile zákazky: výnosy, náklady rozpísané na doklady, prácu a materiál, zisk, maržu z výnosov a čerpanie rozpočtu. Po dokončení zákazku uzavrite stavom Dokončená.

Prečo sa ziskovosť počíta bez DPH

DPH nie je ani výnos, ani náklad — je to prechodná položka, ktorú firma vyberie a odvedie, prípadne si ju odpočíta. Keby sa zákazka počítala zo súm s DPH, pri rôznych sadzbách na faktúrach by vychádzala zakaždým inak. Ledgio preto berie všetky doklady zo základu dane a v mene firmy; doklad v cudzej mene sa prepočíta jeho kurzom.

Rovnako dôležitý je dobropis. Keď odberateľovi vrátite časť ceny dobropisom, ide o zníženie výnosu, nie nový výdavok. Keby sa dobropis pripočítal k nákladom, marža by klesla dvakrát — raz o chýbajúcu tržbu a raz o vymyslený výdavok.

Práca a materiál: dva náklady, ktoré sa strácajú

Sadzba z výkazu práce sa pri zápise opíše do výkazu. Keď o pol roka zvýšite nákladovú sadzbu zákazky, uzavretá práca sa neprepočíta a stará zákazka ukazuje stále to isté číslo. Pri fakturácii práce sa naopak používa predajná sadzba — práca tak má maržu, a nie rovnakú sumu v nákladoch aj vo výnosoch.

Materiál zo skladu je náklad, aj keď k nemu na zákazke nie je žiadna faktúra. Vstupuje do nej cez výdaj na zákazku, servisnú zákazku alebo výrobný príkaz priradený na zákazku. Ocenenie sa berie z príjmu na sklad, takže náklad zákazky sa nezmení tým, že o mesiac zdražel cenník dodávateľa.

Ak firma vedie dochádzku na objekte, napríklad pri strážnej službe alebo upratovaní, aj hodiny z dochádzky sú náklad práce zákazky. Keď má ten istý človek v ten istý deň na zákazke aj výkaz práce, ráta sa raz — platí výkaz.

Na čo si dať pozor

Najčastejšie chyby, pre ktoré zákazka ukazuje vyšší zisk, než aký naozaj bol:

• Hodiny nikam nezapísané. Bez nich vyzerá zisková každá zákazka, na ktorej robili vlastní ľudia.
• Nákladová sadzba nechaná na nule a bez spočítaných miezd. Práca do nákladov nevstúpi — zákazka to síce povie upozornením, ale zisk je nadhodnotený o celú prácu.
• Prijatá faktúra za materiál nepriradená na zákazku. Náklad ostane vo firme a na zákazke chýba.
• Ziskovosť čítaná zo súm s DPH. Pri rôznych sadzbách vyjde zakaždým inak.
• Zákazka uzavretá príliš skoro. Na uzavretú zákazku sa hodiny nedopisujú; keď prišla neskorá faktúra alebo zabudnutý výkaz, najprv ju otvorte.

Rozpočet a jeho prekročenie

Rozpočet zákazky sa čerpá v peniazoch aj v hodinách. Prekročenie sa neoreže na nulu: zostatok ide do mínusu, lebo práve to treba vidieť včas, nie po odovzdaní. Ak sa so zákazníkom dohodne viacpráca, zapíše sa ako zmenový list a schválený zvýši aktuálny rozpočet aj zmluvnú cenu — pôvodný rozpočet sa neprepisuje.

Zákazka, na ktorej visí doklad alebo výkaz práce, sa nedá zmazať. Bola by to strata histórie, z ktorej sa ziskovosť počítala; namiesto zmazania ju uzavrite ako Zrušenú.

Koľko to stojí

Zákazky so ziskovosťou, výkazom práce a rozpočtom sú v cene plánu Firma za 49 € mesačne bez DPH, ktorý pridáva aj CRM, dochádzku a viacstupňové schvaľovanie. K plánu Biznis za 24 € mesačne si ich dokúpite ako doplnok Zákazky za 12 € mesačne; Biznis má aj sklad, z ktorého sa materiál na zákazku vydáva.

Ledgio sa účtuje za firmu, nie za používateľa, a prvých 14 dní si vyskúšate plnú verziu vrátane zákaziek.

Časté otázky

Počíta sa ziskovosť zákazky s DPH alebo bez DPH?

Bez DPH. Daň nie je ani výnos, ani náklad, a pri rôznych sadzbách by zákazka počítaná zo súm s DPH vychádzala zakaždým inak.

Akou sadzbou sa do nákladov zákazky počíta práca?

Nákladovou sadzbou zákazky, teda koľko hodina firmu stojí. Keď ju nezadáte, použije sa mzdový náklad človeka z posledných miezd; predajná sadzba sa do nákladov nikdy nepoužije.

Zmení sa ziskovosť starej zákazky, keď zmením sadzbu?

Nie. Sadzba sa pri zápise opíše do výkazu práce a materiál sa oceňuje z príjmu na sklad, takže neskoršia zmena sadzby ani cenníka uzavretú zákazku neprepočíta.

Dajú sa zákazky dokúpiť k lacnejšiemu plánu?

Áno, s doplnkom Zákazky za 12 € mesačne k plánu Biznis. V pláne Firma sú zákazky v cene.