Sklad v Exceli: kedy prejsť na skladový program a ako na to

Prečo sklad v Exceli prestane stačiť

Typická situácia: malá veľkoobchodná firma alebo e-shop s dvoma skladníkmi. Stav skladu je v jednom zošite, každá položka má riadok a v ňom číslo. Keď príde dodávka, niekto číslo zvýši; keď tovar odíde, niekto ho zníži. Funguje to, kým to robí jeden človek a nič sa nepokazí.

Problém je, že bunka v Exceli je stav, nie história. Keď niekto prepíše 40 na 36, nikde neostane, prečo, kedy a na základe akého dokladu. Pri inventúre sa potom zistí manko a nedá sa povedať, či ide o krádež, zabudnutý výdaj, dvakrát zapísaný príjem alebo preklep.

Druhý problém je účtovníctvo. Účtovník oceňuje zásoby z dokladov, Excel z toho, čo do neho kto napísal. Na konci roka sa tieto dve čísla stretnú a nesedia — a hľadanie rozdielu stojí viac hodín, než by stál celý rok v programe.

Kedy je čas prejsť

Neexistuje číslo položiek, od ktorého Excel prestane stačiť. Rozhoduje to, koľko ľudí a dokladov sa skladu dotýka. Prejsť sa oplatí, keď platí aspoň jedno z tohto:

• Stav skladu mení viac než jeden človek, prípadne z viacerých miest naraz.
• Inventúra končí rozdielom, ktorý nikto nevie vysvetliť konkrétnym dokladom.
• Faktúru vystavíte v jednom programe a výdaj zo skladu potom zapisujete ručne do tabuľky.
• Potrebujete vedieť šarže alebo exspirácie a spätne dohľadať, komu tovar odišiel.
• Máte viac skladov alebo regálov a tovar sa hľadá podľa pamäte skladníka.
• Tovar dochádza bez varovania, lebo minimálnu zásobu si nikto nestihne všimnúť.

Ako prejsť z Excelu do Ledgia

Ledgio stav skladu neukladá ako číslo, ktoré sa prepisuje. Zásoba je súčet pohybov — príjmov, výdajov, presunov a inventúrnych rozdielov — a každý pohyb má dátum, doklad a miesto. Preto sa dá každé číslo spätne vysvetliť. Postup prechodu:

• V Nastaveniach → Prechod z iného systému nahrajte najprv cenník: kód, názov, predajnú a nákupnú cenu, prípadne minimálnu a optimálnu zásobu. Položky sa párujú podľa kódu, inak podľa názvu.
• Potom nahrajte dávku Počiatočný stav skladu z toho istého Excelu: kód, množstvo a cenu za jednotku, voliteľne sklad, šaržu a miesto. Zadáte deň prechodu a cieľový sklad. Stav sa zapíše ako príjemka, aby ocenenie malo z čoho počítať.
• Každá dávka sa najprv ukáže v náhľade riadok po riadku, aj s tým, čo program nerozpoznal. Zapíše sa až po potvrdení. Hlavičky stĺpcov netreba prepisovať, bežné slovenské a české názvy sa rozpoznajú samy.
• V Sklade → Miesta v sklade založte sklady a miesta (regály, palety), ak ich chcete sledovať.
• Odteraz prijímajte dodávky tlačidlom Príjem na sklad alebo rovno z prijatej faktúry, výdaj nechajte vznikať z faktúry alebo dodacieho listu.
• Prvú inventúru napočítajte v Sklade → Terminál → Inventúra. Rozdiel oproti evidencii program vyčísli a zapíše ako inventúrny rozdiel.

Čo program robí, čo tabuľka nevie

Ocenenie zásob počíta Ledgio váženým priemerom alebo metódou FIFO — podľa toho, čo má firma ako účtovnú zásadu. Neráta ho z uloženej priemernej ceny, ale prehraním pohybov v čase. Keď pri inventúre spätne zapíšete zabudnutý pohyb, hodnota skladu sa prepočíta sama a vyjde rovnako, nech ju počítate koľkokrát chcete.

Minimálna zásoba nie je len farebný odznak. Obrazovka Doobjednanie z nej robí návrh: čo, koľko, u ktorého dodávateľa a dokedy, a počíta pritom aj s tovarom rezervovaným pre objednávky a s tým, čo je už objednané a ešte neprišlo.

Skladník môže pracovať v telefóne. Skladový terminál funguje aj pri výpadku siete — pohyby čakajú vo fronte a na server odídu, len čo sa sieť vráti.

Na čo si dať pozor

Najčastejšia chyba po prechode je dvojitý výdaj. Vyskladnenie pri vystavení faktúry je nastavenie firmy: pre obchod, ktorý fakturuje z ruky, ho zapnite; ak vydávate tovar dodacími listami, vypnite ho. Zapnuté pri faktúre aj pri dodacom liste odpíše tovar dvakrát.

Počiatočný stav skladu preneste k tomu istému dňu, ku ktorému sedia počiatočné stavy účtov. Inak sa sklad a účtovníctvo rozídu hneď v prvý deň. Inventúru porovnávajte k dňu, v ktorom ste ju naozaj napočítali.

Šaržu zapisujte do poľa šarže, nie do poznámky. Z poznámky sa spätne nedá dohľadať, kam tovar išiel. A pred potvrdením importu si prejdite náhľad — zlá cena v Exceli sa inak ukáže až v ocenení skladu.

Koľko to stojí

Sklad je v pláne Biznis za 24 € mesačne bez DPH, pri dobití kreditu na rok vychádza na 19,20 € mesačne. Cena je za firmu, nie za človeka: v pláne je 8 používateľov a externý účtovník licenciu nezaberá. Biznis obsahuje aj objednávky, párovanie platieb z banky a výkazy DPH.

Ak chcete inventúrne rozdiely a príjemky z faktúr rovno účtovať, pridá sa modul Účtovníctvo za 29 € mesačne. Bez neho sklad funguje celý, len zaúčtovanie robí účtovník vo svojom programe. Ledgio nemá bezplatný plán, ale 14-dňovú skúšku plnej verzie — počas nej si môžete nahrať svoj Excel a vidieť náhľad na vlastných dátach.

Časté otázky

Musím pri prechode prepisovať položky ručne?

Nie. Cenník aj počiatočný stav skladu sa nahrajú z Excelu alebo CSV. Ledgio rozpozná bežné názvy stĺpcov ako Kód, Názov, Množstvo či Nákupná cena a pred zápisom ukáže náhľad, v ktorom vidíte každý riadok aj to, čo nerozpoznal.

Môžem preniesť aj históriu pohybov z Excelu?

Prenáša sa stav ku dňu prechodu, nie história. Staré pohyby nechajte v pôvodnom súbore ako archív. Počiatočný stav sa zapíše ako príjemka, z ktorej ďalej vychádza ocenenie skladu.

Čo ak mám v Exceli záporný stav?

Záporný počiatočný stav sa naskladniť nedá a náhľad takýto riadok označí. Je to zvyčajne práve tá chyba, kvôli ktorej sa z Excelu odchádza — pred prechodom ju opravte napočítaním skutočného stavu.

Potrebujem na sklad aj modul Účtovníctvo?

Nie. Sklad je celý v pláne Biznis. Modul Účtovníctvo potrebujete len vtedy, keď chcete príjemky a inventúrne rozdiely zaúčtovať priamo v Ledgiu.