Fakturácia a doklady

Prijaté faktúry a ich schválenie

Ako zapísať faktúru od dodávateľa a kto povie, že sa má zaplatiť?

Prijatá faktúra je doklad, ktorý vystavil niekto iný — Ledgio ju len eviduje a stráži, čo sa s ňou smie stať. V každej firme, ktorá má viac než jedného človeka, platí to isté: účtovníčka doklad zapíše, niekto konkrétny povie áno alebo nie, a až potom sa platí.

1. 1

   Nastavte, od akej sumy sa schvaľuje

   Nastavenia → Náklady a schvaľovanie

   Limit je na sume dokladu bez DPH — daň si firma odpočíta, rozhodnutie je o tom, čo naozaj zaplatí. Vyberiete Neschvaľovať, Schvaľovať všetko alebo Od sumy a zadáte hranicu. Na tej istej obrazovke je aj zoznam ľudí, ktorí smú rozhodovať; ak v ňom nikto nie je, čakajúce faktúry sa nedajú zaplatiť.

2. 2

   Zapíšte doklad dodávateľa

   Náklady → Nová prijatá faktúra

   Vyberte dodávateľa z kontaktov a prepíšte jeho číslo faktúry — interné číslo si doklad vezme z vlastného radu, takže dvaja dodávatelia na tom istom čísle nikdy nekolidujú. Doplňte dátumy, menu s kurzom, režim DPH a položky. Ten istý doklad od toho istého dodávateľa sa druhýkrát zapísať nedá.

3. 3

   Skontrolujte a zaevidujte koncept z e-faktúry

   Náklady → doklad → Skontrolovať a zaevidovať

   E-faktúra z Peppolu, z pošty alebo nahraté XML vznikne ako koncept: nie je to záväzok, neplatí sa, neschvaľuje sa a nejde do DPH. Na detaile otvorte kontrolu, opravte, čo nesedí (stredisko, zákazka, sadzba), a stlačte Zaevidovať — faktúra potom ide tou istou cestou ako zapísaná ručne, vrátane zámku DPH a schvaľovania. Keď súčet riadkov nesedí so sumou na e-faktúre, formulár to povie. Koncept, ktorý do nákladov nepatrí, zmažete.

4. 4

   Doplňte účet dodávateľa

   Náklady → Nová prijatá faktúra

   IBAN z faktúry sa kontroluje hneď pri zápise, kým máte doklad pred sebou. Účet uložený pri kontakte je len predvoľba do formulára — pri platbe platí ten, ktorý je na doklade.

5. 5

   Pripnite sken

   Náklady → doklad → Prílohy

   PDF, JPG, PNG alebo WEBP do 10 MB. Doklad z pumpy netreba nosiť do kancelárie: odfotíte ho v telefóne a dáte Zdieľať → Ledgio. Fotka počká na zápis dokladu deň, potom sa upratuje.

6. 6

   Rozhodnite o úhrade

   Náklady → doklad → Schválenie na úhradu

   Schválenie nie je stav dokladu — faktúra je vystavená a jej splatnosť beží bez ohľadu na to, či ju už niekto videl. Mení len to, či sa smie zaplatiť: čakajúca ani zamietnutá faktúra sa nedá označiť za uhradenú a nedostane sa do platobného príkazu. Pri zamietnutí je dôvod povinný. Čo čaká, nájdete na zozname pod tlačidlom so súhrnom.

7. 7

   Opravte vrátenú faktúru

   Náklady → doklad → Upraviť

   Kým faktúra čaká na schválenie alebo ju schvaľovateľ vrátil, a nie je uhradená, zaúčtovaná ani prijatá na sklad, dá sa opraviť. Zmena sumy, strediska, zákazky alebo dodávateľa začne schvaľovanie odznova od prvého stupňa; oprava poznámky nie. Schválená faktúra sa nemení.

Časté chyby

• Koncept z e-faktúry nechaný ležať. Kým ho niekto nezaeviduje, faktúra sa nezaplatí, neschváli a nevstúpi do DPH — a jej splatnosť medzitým beží.
• Zamietnutie brané ako storno. Doklad ostáva v evidencii aj v účtovníctve — opravou je dobropis od dodávateľa, nie zmazanie riadka.
• Zmenený limit s očakávaním, že sa prepočíta spätne. Platí len na nové doklady; už potvrdené rozhodnutie nikto neruší nastavením.
• Prepísaný účet dodávateľa podľa e-mailu o jeho zmene — podvrhnutá zmena účtu je najbežnejší útok na záväzky. Platí sa na účet z faktúry, ktorú máte v ruke.
• Právo schvaľovať nemá nikto: faktúry nad limitom potom navždy čakajú a nedajú sa ani zaplatiť, ani zapísať ako uhradené.

Súvisí

Na blogu k tomu

• E-faktúra od roku 2027: čo musí urobiť slovenská firma