Program na cenové ponuky: od ponuky k faktúre bez prepisovania

Prečo ponuky vo Worde nefungujú

Malá firma — montážnik, dielňa, agentúra — píše ponuky vo Worde podľa minulej ponuky. Ceny sa opisujú z hlavy alebo zo starej tabuľky, číslo ponuky sa vymýšľa a obchodné podmienky sa kopírujú z ponuky, ktorá bola náhodou otvorená.

Keď zákazník po troch týždňoch napíše „berieme“, začína prepisovanie. Položky, množstvá a ceny sa prenášajú do fakturačky ručne a v jednej z nich sa vždy niečo pomýli. A ponuky, na ktoré sa nikto neozval, nikto nesleduje — leží ich v odoslanej pošte desať a nikto nevie, ktorej zákazníkovi treba zavolať.

Program na cenové ponuky má preto vyriešiť tri veci: ponuku zostaviť z cenníka, vedieť, v akom je stave, a po prijatí z nej urobiť faktúru bez opisovania.

Ako to vyriešiť v Ledgiu

Ponuka v Ledgiu nie je účtovný doklad. Má vlastný číselný rad a do výkazov DPH nevstupuje — vstúpi do nich až faktúra, ktorá z nej vznikne. Postup:

• V Cenových ponukách založte novú ponuku: odberateľ, deň vystavenia, platnosť do, mena a režim DPH. Položky vyberajte z cenníka — cena sa dotiahne podľa cenníka zákazníka a množstva a pri riadku je napísané, z čoho vyšla.
• Keď chcete zákazníkovi dať na výber, pridajte variant. Jedna ponuka má až päť variantov s jedným číslom a odvodenou príponou; pri riadku môžete uviesť až šesť množstevných hladín, napríklad cenu za 1, 10 a 100 kusov.
• Pošlite ponuku mailom priamo z Ledgia. Stav sa sám prepne na Poslaná a v histórii dokladu vidíte, kedy odišla a kedy ju odberateľ otvoril. Ponuku odovzdanú osobne označte tlačidlom Označiť ako poslanú.
• Vyplňte pole Ozvať sa. Ponuky, ktorým termín nastal, nájdete vo filtri Na ozvanie aj s počtom.
• Zapíšte rozhodnutie zákazníka: prijatá alebo zamietnutá. Pri zamietnutí je dôvod povinný a pri ponuke s variantmi sa prijatím jedného ostatné uzavrú.
• Prijatú ponuku preklopte tlačidlom Na faktúru. Vznikne nová faktúra s vlastným číslom, ktorá sa na ponuku odkazuje, a splatnosť sa vezme z dní splatnosti odberateľa, inak štrnásť dní.

Kalkulácia a rozpočet stavby

Pod každou položkou ponuky môžete rozpísať náklady — materiál, prácu, stroj, kooperáciu a iné. Ledgio z nich navrhne cenu ako náklady s réžiou a prirážkou a ukáže skutočnú maržu z ceny, ktorá je na položke naozaj. Kalkuláciu vidí len ten, kto smie zapisovať faktúry; zákazník ju v PDF ani v maile nedostane.

Stavebné a montážne firmy môžu ponuku založiť z rozpočtu v Exceli z Cenkrosu alebo KROS-u. Stĺpce sa hľadajú podľa hlavičky a čo nesedí — chýbajúca cena, nesúlad množstva a jednotkovej ceny s cenou celkom — sa ukáže ako výhrada v náhľade. Nič sa nedopočítava a vznikne koncept, ktorý ešte upravíte.

Na čo si dať pozor

Väčšina problémov s ponukami nevzniká v programe, ale v zvykoch. Toto sú najčastejšie:

• Tri samostatné ponuky namiesto troch variantov jednej — zákazník dostane tri čísla a dve sa potom rušia.
• Ponuka poslaná z vlastnej schránky mimo programu: v histórii chýba stopa a nevidno, či ju zákazník otvoril.
• Ponuka odovzdaná osobne bez označenia Poslaná ostane medzi vystavenými a vyzerá, že sa na ňu zabudlo.
• Úprava obchodných podmienok v šablóne s očakávaním, že sa zmenia aj v odoslaných ponukách. Text sa do ponuky kopíruje, takže odoslaná ponuka ostáva taká, akú zákazník dostal.
• Preklápanie zamietnutej ponuky. Kým ju nevrátite medzi čakajúce, na faktúru sa nepreklopí.

Koľko to stojí

Cenové ponuky sú od plánu Faktúra, ktorý stojí 9 € mesačne bez DPH za celú firmu s tromi používateľmi, pri dobití kreditu na rok 7,20 € mesačne. V cene sú varianty, množstevné hladiny, kalkulácia nákladov, import rozpočtu aj preklopenie na faktúru. Ďalší používateľ stojí 3 € mesačne.

Firma, ktorá z prijatej ponuky pokračuje objednávkou a vychystaním zo skladu, potrebuje plán Biznis za 24 € mesačne. Šablóny obchodných podmienok a úryvkov sú v každom pláne s ponukami — spravuje ich ten, kto ponuky píše. Prevzatie kalkulácie ponuky do zákazky ako rozpočet etáp potrebuje zákazky; Firma ich má v cene a k Biznisu sa dajú dokúpiť za 12 € mesačne.

Časté otázky

Je cenová ponuka daňový doklad?

Nie. Ponuka má v Ledgiu vlastný číselný rad a do výkazov DPH nevstupuje. Daňovým dokladom je až faktúra, ktorá z prijatej ponuky vznikne.

Zmení sa ponuka, keď ju preklopím na faktúru?

Nie. Preklopením vznikne nový doklad s vlastným číslom, ktorý sa na ponuku odkazuje. Ponuka ostáva taká, aká odišla zákazníkovi, a kalkulácia nákladov sa na faktúru nekopíruje.

Čo sa stane s ponukou po uplynutí platnosti?

Stav po termíne sa nikam neukladá, odvodzuje sa z dátumu platnosti. Rozhodnutie zákazníka ho prebíja, takže ponuka, ktorú zákazník prijal, po termíne neprepadne a môžete ju preklopiť na faktúru.

Viem zákazníkovi poslať viac možností v jednej ponuke?

Áno, až päť variantov pod jedným číslom ponuky. Nový variant začína kópiou toho, na ktorom práve stojíte. Keď zákazník jeden prijme, ostatné sa uzavrú ako neprijaté.