Jak nastavit obchodní trychtýř ve firmě, aby ukazoval pravdu

Když poptávky žijí v e-mailech obchodníků

Poptávka přijde e-mailem jednomu obchodníkovi, druhý ji řeší telefonicky, třetí si ji zapíše do sešitu. Na poradě se šéf ptá, kolik obchodů je rozjetých a který vázne. Odpověď je odhad a za měsíc se nikdo neshodne, proč se ztratila velká zakázka — jestli na ceně, na termínu, nebo proto, že se na nabídku nikdo neozval.

Tabulka s obchody tenhle problém vyřeší jen na pár týdnů. Sloupec „stav“ si každý vyplňuje jinak, částky chybějí, a když je nabídka přijatá, tabulku už nikdo neaktualizuje. Trychtýř pak vypadá plný, i když polovina obchodů je dávno mrtvá.

Dobrý obchodní trychtýř proto stojí na třech věcech: na fázích, které odpovídají vašemu prodeji, na pravidlech, co musí být ve které fázi vyplněno, a na tom, že se případ posouvá i podle toho, co se opravdu stalo v dokladech.

Jak nastavit trychtýř v Ledgiu krok za krokem

Fáze i pravidla nastavíte v Nastavení → Obchodní trychtýř:

• Poskládejte fáze. Začít můžete z hotové šablony — servis a údržba, výroba na zakázku, projektový prodej — a upravit ji. Fází je nejvýše dvanáct a dvě nemohou mít stejný název.
• U každé fáze nastavte pravděpodobnost od 0 do 100 % a označte koncové fáze. Fáze nemůže být vyhraná a prohraná zároveň.
• Řekněte, co musí být ve fázi vyplněno: odběratel, hodnota případu, očekávaný závěr, obchodník nebo poznámka. Případ, kterému něco chybí, se do fáze nepřesune a hláška řekne, co doplnit.
• Navažte fáze na události v dokladech: odeslaná nabídka, přijatá nabídka, přijatá objednávka, uvolněná výroba, namontováno, dodáno, vyfakturováno, zaplaceno. Stejnou událost nemohou mít dvě fáze.
• Zakládejte případy v CRM → Nový případ — název, odběratel, fáze, hodnota a očekávaný závěr — a zapisujte k nim aktivity: úkol, telefonát, schůzku, e-mail nebo poznámku s termínem.
• Nabídku vystavte přímo z případu (CRM → případ → Nová nabídka). Případ do ní doplní odběratele, název a částku.
• Případ uzavřete na jeho kartě v CRM → Trychtýř tlačítkem Vyhráno nebo Prohráno.

Jak se případ posouvá sám

Když je fáze navázaná na událost, případ se posune, jakmile se událost stane v dokladu — například když odběratel přijme nabídku nebo když se vystaví faktura. Doklady, které z případu vznikly, i e-maily, které k němu odešly, zůstávají na případu vidět, i když nabídku vystavil někdo jiný.

Případ se posouvá vždy jen dopředu. Zálohová faktura vystavená po dodání ho nevrátí zpět do fáze nabídky. Uzavřený případ se už nehýbe vůbec.

Šablona se použije jen na trychtýř, ve kterém ještě nic není, aby nepřepsala rozpracovaný obchod. Když trychtýř už žije, fáze upravujete ručně.

Hodnota trychtýře, vážená hodnota a úspěšnost

Nad seznamem případů jsou dvě čísla. Hodnota trychtýře je součet hodnot otevřených případů a říká, o kolik se hraje. Vážená hodnota je hodnota každé fáze vynásobená její pravděpodobností a říká, s čím se dá rozumně počítat. Případ za 250 000 Kč ve fázi s pravděpodobností 30 % přispěje váženou hodnotou 75 000 Kč.

Bez vážení vypadá trychtýř plný i tehdy, když je všechno v první fázi. Proto má smysl dát pravděpodobnosti fází podle zkušenosti, ne podle naděje — a vyžadovat hodnotu případu dřív, než postoupí dál. Nulová hodnota se nepočítá jako vyplněná.

Úspěšnost se počítá jen z uzavřených případů: vyhrané děleno vyhrané plus prohrané. Nová poptávka ji proto nesnižuje. U prohraného případu je důvod povinný a připíše se do poznámky případu — za rok z něj vyčtete, zda prohráváte na ceně, termínu nebo něčem jiném.

Na co si dát pozor

Chyby, které z trychtýře dělají další tabulku, které nikdo nevěří:

• Fáze bez povinných polí. Případy se posouvají dopředu prázdné a vážená hodnota trychtýře stojí na částkách, které nikdo nevyplnil.
• Prohraný případ smazaný místo uzavření. Zmizí i důvod prohry a úspěšnost přestane sedět.
• Případ uzavřený předem, zatímco se ještě fakturuje. Uzavřený případ se už sám neposouvá a další doklady jím nepohnou.
• Očekávání, že trychtýř nahradí nabídky. Nabídky fungují i bez něj; trychtýř je navíc pro firmy, které vedou delší obchod s více kroky.

Kolik to stojí

Obchodní trychtýř je součástí CRM, které je v tarifu Firma za 1229 Kč měsíčně bez DPH, při roční platbě 983,20 Kč měsíčně. Firma obsahuje i zakázky, docházku a vozidla, k tomu sklad, objednávky a výkazy DPH.

Tarify Faktura a Biznis CRM nemají. Cenové nabídky jsou však v každém tarifu, i v nejlevnějším za 229 Kč měsíčně. Ledgio se účtuje za firmu, ne za každého obchodníka, a prvních 14 dní si vyzkoušíte plnou verzi včetně CRM.

Časté dotazy

Kolik fází má mít obchodní trychtýř?

Tolik, kolik kroků má váš obchod opravdu, obvykle čtyři až šest včetně vyhrané a prohrané fáze. Ledgio dovolí nejvýše dvanáct fází.

Musím případy v trychtýři posouvat ručně?

Ne, když fáze navážete na události v dokladech. Případ se pak posune sám, například při přijetí nabídky, vystavení faktury nebo úhradě, a vždy jen dopředu.

Proč nemám prohraný případ smazat?

Smazáním zmizí i důvod prohry a případ se nezapočítá do úspěšnosti. Uzavřený jako prohraný zůstane v historii a důvod se připíše do jeho poznámky.

Co je vážená hodnota trychtýře?

Součet hodnot případů vynásobených pravděpodobností jejich fáze. Na rozdíl od celkové hodnoty říká, kolik obchodů můžete realisticky očekávat.