Ako posielať upomienky neplatičom automaticky a nikoho neurgovať dvakrát

Prečo sa na neplatičov zabúda

Živnostník alebo malá firma má faktúry splatné v rôzne dni. Kto ich sleduje v hlave alebo v tabuľke, upomienku napíše, až keď si všimne, že peniaze chýbajú — často o mesiac neskôr. Vtedy už je rozhovor nepríjemnejší, než by bol po pár dňoch.

Ručné upomienky majú aj opačný problém. Keď ich píšu dvaja ľudia, zákazník dostane tú istú výzvu dvakrát. A keď niekto nepozrie výpis, upomienka odíde aj tomu, kto už zaplatil. Oboje poškodzuje vzťah viac než samotné meškanie.

Väčšina oneskorených platieb pritom nie je zlý úmysel. Faktúra zapadla v pošte, účtovníčka bola na dovolenke. Krátka, vecná pripomienka s údajmi na platbu vyrieši väčšinu prípadov bez telefonátu.

Ako nastaviť automatické upomienky v Ledgiu

Upomienky sú rozvrh, nie ručná práca. Nastavíte ho raz a ďalej sa riadi stavom každej faktúry. Nastavuje ho vlastník alebo administrátor firmy:

• Otvorte Nastavenia → Upomienky a zapnite „Posielať automaticky“. Predvolene sú upomienky vypnuté, aby nikomu neodišli bez vášho rozhodnutia.
• Do poľa Dní pred splatnosťou napíšte, kedy pripomenúť blížiacu sa splatnosť, napríklad 3. Do poľa Dní po splatnosti termíny upomienok, napríklad 1, 7, 14. Prázdne pole termín vypne.
• Vyplňte meno odosielateľa a adresu pre odpovede, aby zákazník odpovedal priamo vám. Rozhodnite, či priložiť PDF faktúry (predvolene áno) a či chcete kópiu každej upomienky na firemný e-mail.
• Uložte. Tlačidlom „Spustiť teraz“ si rozvrh môžete hneď vyskúšať; v zozname Posledné upomienky uvidíte, čo odišlo.
• Skontrolujte, že kontakty majú vyplnený e-mail. Faktúra odberateľa bez e-mailu sa preskočí.

Čo upomienka obsahuje a kedy odíde

Úloha beží raz denne v noci. Prejde vystavené faktúry a zálohové faktúry, ktoré nie sú celé zaplatené, a pošle upomienku len tým, ktorých dnešný deň presne sedí s niektorým termínom rozvrhu. Faktúra po splatnosti sa zároveň sama prepne do stavu po splatnosti.

V upomienke je číslo faktúry, dátum splatnosti, IBAN predvoleného účtu, variabilný symbol a suma, ktorú zákazník ešte dlží — nie celková suma faktúry. Kto zaplatil polovicu, dostane výzvu na druhú polovicu. Na konci je veta, že ak medzitým zaplatil, môže správu považovať za bezpredmetnú.

Jazyk upomienky sa riadi krajinou odberateľa: český zákazník ju dostane po česky, slovenský po slovensky. Upomienka sa zapíše do histórie dokladu a vidno pri nej aj to, či ju zákazník otvoril.

Rovnaký termín sa k faktúre pošle len raz. Ak by nočná úloha zbehla dvakrát, druhý beh nič nepošle. Upomienku môžete poslať aj ručne tlačidlom na faktúre — tá rozvrh neblokuje a naplánovaná upomienka v ten deň odíde tiež.

Na čo si dať pozor

Automatická upomienka je len taká dobrá, ako sú presné údaje o úhradách. Preto:

• V deň splatnosti sa upomienka neposiela. Peniaze bývajú na účte až o deň neskôr, prvý termín po splatnosti preto dávajte aspoň na 1 deň.
• Úhrady zapisujte včas. Kým platba nie je pri faktúre, systém nevie, že je zaplatená — v pláne Biznis to za vás urobí párovanie z bankového výpisu.
• Ručne označená úhrada bez zápisu v banke zastaví upomienky, ale v účtovníctve potom chýba pohyb, ktorý by ju vysvetlil.
• Vyúčtovanú zálohovú faktúru Ledgio neurguje — zvyšok sa platí na vyúčtovaciu faktúru, ktorá má vlastné upomienky.
• Uzamknutý účet (napríklad po skúške bez kreditu) upomienky neposiela. Na vlastnej inštalácii musí na serveri bežať nočná úloha, inak sa upomienky ticho prestanú posielať.

Koľko to stojí

Upomienky podľa rozvrhu sú v každom pláne. Najlacnejší je plán Faktúra za 9 € mesačne bez DPH, pri ročnej platbe 7,20 € mesačne, a obsahuje aj faktúry, e-faktúry, cenové ponuky a opakované faktúry.

Ak chcete, aby sa úhrady na faktúry dostávali samy z bankového výpisu a upomienky tak nikdy neodišli tomu, kto už zaplatil, potrebujete plán Biznis za 24 € mesačne, ročne 19,20 € mesačne. Oba plány sa účtujú za firmu, nie za používateľa.

Časté otázky

Dostane zákazník upomienku, keď už zaplatil?

Nie, ak je úhrada pri faktúre zapísaná pred nočným behom. Upomienka ide len na faktúru s nezaplateným zvyškom; pri čiastočnej úhrade na zvyšok.

Koľko upomienok môžem nastaviť?

Toľko termínov, koľko napíšete do polí oddelených čiarkou — pred splatnosťou aj po nej. Každý z nich odíde k faktúre najviac raz.

Z akej adresy upomienky odchádzajú?

Bez vlastnej schránky odchádzajú z adresy Ledgia. Keď si v nastaveniach pripojíte vlastný poštový server, odchádzajú z vašej adresy a SPF aj DKIM sedia na vašu doménu, takže e-mail nekončí v spame.

Dá sa poslať upomienka aj mimo rozvrhu?

Áno, tlačidlom na detaile faktúry. Ručná upomienka ide rovnakým textom a s rovnakou prílohou a naplánované termíny neblokuje.