Zálohová faktúra a vyúčtovacia faktúra: ako správne odpočítať zálohu

Kde sa pri zálohách najčastejšie chybuje

Stolár, montážna firma alebo veľkoobchod chce časť peňazí vopred, kým objedná materiál. Vystaví zálohovú faktúru, zákazník zaplatí a o pár týždňov príde dodanie. Vtedy treba vystaviť skutočnú faktúru a zaplatenú zálohu z nej odpočítať — a práve tu vzniká väčšina chýb.

Zálohová faktúra je len výzva na zaplatenie. Nie je to daňový doklad, takže nepatrí ani do priznania k DPH, ani medzi výnosy. Daň vzniká prijatím platby, nie vystavením výzvy. Kto zálohovku zaúčtuje ako tržbu, má na konci mesiaca výnos, ktorý ešte neexistuje, a po vyúčtovaní ho má dvakrát.

Druhá častá chyba je odpočet zapísaný ručne jedným riadkom. Kým sú všetky položky v jednej sadzbe, nič sa nedeje. Keď je na doklade tovar s 23 % aj s 5 %, jeden riadok odpočtu priradí celú zálohu k jednej sadzbe a základ dane v priznaní nesedí s dokladmi. A tretia: odberateľ zaplatí zvyšok omylom na variabilný symbol zálohy a peniaze potom visia na doklade, ktorý je už vyúčtovaný.

Ako to urobiť v Ledgiu

Celý postup sú tri kroky a odpočet nepočítate ručne nikde:

• Vo Faktúry → Nová faktúra zvoľte druh Zálohová faktúra a zadajte položky, ktoré budete dodávať. Záloha má vlastný číselný rad, takže čísla faktúr ostanú nepretržité.
• Počkajte na úhradu. V pláne Biznis ju spárujete z bankového výpisu, v pláne Faktúra ju zapíšete na zálohu ručne. Ledgio si pamätá, koľko na zálohe naozaj prišlo.
• V detaile zálohovej faktúry stlačte Vyúčtovacia faktúra. Pri tlačidle vidíte, akú sumu zo zálohy odpočíta. Vznikne vyúčtovacia faktúra s položkami zálohy a so záporným riadkom „Odpočet zálohy“ pre každú sadzbu DPH.
• Vyúčtovaciu faktúru pošlite odberateľovi. Doplatí rozdiel, alebo — keď bola záloha zaplatená celá — nedopláca nič a faktúra vznikne rovno uhradená.

Ako sa odpočet rozpúšťa po sadzbách DPH

Ledgio zistí, aký podiel zálohy odberateľ zaplatil, a ten istý podiel odpočíta od základu každej sadzby. Príklad: záloha má tovar za 1 000 € bez DPH so sadzbou 23 % a tovar za 400 € so sadzbou 5 %, spolu 1 650 € s DPH. Odberateľ zaplatil polovicu, 825 €.

Čo Ledgio postráži za vás

Vyúčtovacia faktúra preberá z pôvodnej zálohy odberateľa v podobe, v akej bol na zálohe, menu, režim DPH, spôsob úhrady aj poznámku. Číslo dostane z radu faktúr, variabilný symbol z čísla a splatnosť podľa karty odberateľa, inak 14 dní. Dátum dodania je deň vyúčtovania; keď má záloha obdobie plnenia, napríklad nájom za november, odvodí sa z neho.

Ku každej zálohe vznikne najviac jedna platná vyúčtovacia faktúra — druhé kliknutie ju odmietne. Na vyúčtovanú zálohu sa už nedá zapísať platba ani z banky, ani z pokladnice: Ledgio povie, že zvyšok patrí na vyúčtovaciu faktúru, inak by zákazník platil dvakrát. Upomienky vyúčtovanú zálohu neurgujú, zvyšok sa pripomína na faktúre.

Keby vyúčtovacia faktúra padla do obdobia DPH, ktoré je už podané a zamknuté, nevystaví sa. A keď ju stornujete, záloha sa znova otvorí a dá sa vyúčtovať odznova.

Na čo si dať pozor

Pri vyúčtovaní stoja za to tri veci:

• Tlačidlo Vyúčtovacia faktúra funguje aj pred úhradou, ale odpočíta len to, čo už prišlo. Pri nezaplatenej zálohe vznikne faktúra na celú sumu bez odpočtu a záloha sa potom už neuhrádza — preto vyúčtujte až po úhrade.
• Vyúčtovacia faktúra vzniká rovno vystavená, nie ako koncept. Prácu či materiál navyše, ktoré na zálohe neboli, fakturujte samostatnou faktúrou.
• Zálohovú faktúru nezaúčtujte ako výnos. Daňovým dokladom o dodaní je až vyúčtovacia faktúra; ako postupovať pri DPH v čase úhrady zálohy, si overte so svojím účtovníkom.

Koľko to stojí

Zálohové aj vyúčtovacie faktúry sú v každom pláne. Najlacnejší je plán Faktúra za 9 € mesačne bez DPH, pri ročnej platbe 7,20 € mesačne; obsahuje aj e-faktúry, cenové ponuky, opakované faktúry a upomienky. Úhradu zálohy v ňom zapíšete ručne.

Ak chcete, aby sa úhrada zálohy spárovala sama z bankového výpisu, potrebujete plán Biznis za 24 € mesačne, ročne 19,20 € mesačne. Oba plány sa účtujú za firmu, nie za používateľa, a prvých 14 dní si vyskúšate plnú verziu.

Časté otázky

Vstupuje zálohová faktúra do priznania k DPH?

Nie. Zálohová faktúra nie je daňový doklad a do výkazov DPH v Ledgiu nevstupuje. Do priznania ide vyúčtovacia faktúra, ktorá zálohu odpočíta.

Čo ak odberateľ zaplatil len časť zálohy?

Vyúčtovacia faktúra odpočíta presne zaplatenú časť, rozdelenú po sadzbách DPH v rovnakom pomere. Nezaplatený zvyšok zálohy je v plnej výške na vyúčtovacej faktúre a platí sa na ňu.

Dá sa k jednej zálohe vystaviť viac vyúčtovacích faktúr?

Nie, k zálohe existuje najviac jedna platná vyúčtovacia faktúra. Ak ju stornujete, záloha sa znova otvorí a vyúčtovať ju môžete odznova.

Môže zálohovú faktúru vystaviť aj e-shop?

Áno. Pri objednávke z e-shopu na firemnom webe s platbou prevodom vznikne zálohová faktúra s variabilným symbolom, ktorá sa páruje z banky, a vyúčtuje sa rovnakým tlačidlom ako ručne vystavená záloha.