Jak vést evidenci docházky zaměstnanců, aby z ní vyšly mzdy

Proč papírová docházka selže až u mezd

V dílně visí na zdi sešit, v kanceláři se píše do tabulky a stavbyvedoucí si hodiny pamatuje. Celý měsíc to funguje. Problém přijde poslední den, kdy mzdová účetní potřebuje odpracované hodiny, noční, soboty a svátky — a někdo je musí ze sešitu přepsat, dopočítat přestávky a zjistit, kdo vlastně odešel kdy.

Při přepisování se ztratí tři věci. První je přesnost: zapomenutý odchod se doplní odhadem a nikdo už neví, kdo ho doplnil. Druhá je přesčas — z archu není vidět, jestli ho někdo schválil. Třetí je rozdíl proti fondu pracovní doby, který se objeví až na výplatní pásce, když se na něj zaměstnanec přijde zeptat.

Evidence proto musí dělat dvě věci najednou: zapisovat snadno pro zaměstnance a zároveň být důvěryhodná pro mzdy. Důvěryhodná znamená, že zapsaný záznam si člověk sám nepřepíše a každá oprava za sebou nechá stopu.

Jak to nastavit v Ledgiu krok za krokem

Docházku najdete v menu Docházka. Nastavení zabere pár minut a pak už zapisují lidé sami:

• V Docházka → Nastavení docházky zvolte režim zapisování (osobní časovač nebo terminál), přestávku na jídlo a oddech, zaokrouhlování příchodu nahoru a odchodu dolů a jestli se přesčas započítá až po schválení nadřízeným.
• Pokud chcete, aby se příchod z mobilu dal zapsat jen ve firmě, zadejte veřejnou IP adresu firemní sítě nebo její rozsah. Terminál v hale se neomezuje.
• Vygenerujte kalendář svátků na rok a případně ho upravte.
• Nechte lidi zapisovat: časovač v aplikaci (Začít práci, Ukončit práci), terminál u dveří nebo osobní odkaz v telefonu, který se otevírá PINem a nepotřebuje účet. Kancelář a dílna mohou mít každá jiný režim.
• Kdo pracuje na více objektech — úklid, ostraha, montáž —, zapisuje i zakázku. Terminál postavený na objektu to udělá sám a na zakázce pak vidíte, kdo tam který den byl.
• Před mzdami zkontrolujte Docházka → Měsíční výkaz a výkaz stáhněte jako Excel nebo PDF za jednoho člověka nebo za všechny, jejichž docházku vidíte.

Opravy, zapomenuté odchody a přesčasy

Opravit nebo přidat záznam v měsíčním výkazu jde jen s důvodem zásahu. Není to formalita: důvod zůstane u záznamu i v historii změn spolu s tím, kdo a kdy opravu udělal. Právě tím se oprava liší od tichého přepsání.

Kdo se zapomene odpípnout, dostane po nastaveném počtu hodin (výchozí je 12) upozornění do telefonu, jinak e-mailem. Vedoucí vidí seznam zapomenutých odchodů na první obrazovce docházky i v přehledu měsíce. Odchod Ledgio nikdy nedoplní samo — neví, jestli člověk odešel ve tři nebo v šest —, doplní ho vedoucí podle skutečnosti.

Když firma přesčas schvaluje, rozhoduje se o celém týdnu, i když leží na přelomu měsíců. Do mezd jde jen schválený přesčas; zamítnuté hodiny zůstanou v docházce, ale mzdu nezvýší. Když v týdnu později přibude práce, rozdíl čeká na nové rozhodnutí.

Návštěva lékaře na dvě hodiny se zapisuje v hodinách, ne jako celý den. Dovolená, pracovní neschopnost, ošetřování člena rodiny a neplacené volno se evidují po dnech. Do výkazu vstupují jen schválené nepřítomnosti.

Jak se počítají přestávky, noční směny a saldo

Přestávka 0 v záznamu neznamená „bez přestávky“, ale „doplň zákonnou“ podle nastavení firmy. Zákoník práce ukládá nejdéle po 4,5 hodinách nepřetržité práce přestávku na jídlo a oddech alespoň 30 minut a do pracovní doby se nezapočítává. Výjimkou je práce, kterou nelze přerušit, například ostraha; to je vlastnost pracovního poměru, ne jednotlivého záznamu.

Směna přes půlnoc patří dni, ve kterém začala. Na přelomu měsíce se však dělí o půlnoci, protože mzda je za kalendářní měsíc — noční z 31. října na 1. listopadu se rozdělí mezi oba měsíce.

Saldo hodin je odpracovaný čas a nepřítomnosti mínus fond pracovní doby, počítané kumulativně od nástupu nebo od dne v nastavení, vždy ke včerejšku. Fond respektuje úvazek i svátky, takže člověk na poloviční úvazek není věčně v mínusu. Proplacený přesčas nebo počáteční stav z jiné evidence se zapíše korekcí s důvodem; záznamy docházky zůstanou, jaké byly.

Na co si dát pozor

Nejčastější chyby při zavádění docházky:

• Účet nespárovaný se zaměstnaneckou kartou — člověk nemá co zapnout a systém neví, čí docházka je jeho.
• Zapnuté schvalování přesčasů a nikdo, kdo by je schvaloval. Přesčas pak do mezd nejde vůbec; před uzávěrkou se podívejte do Docházka → Přesčasy ke schválení.
• Korekce salda tam, kde je třeba opravit záznam. Korekce posouvá jen saldo, odpracované hodiny a příplatky ve mzdách nezmění.
• Omezení na IP adresu domácí sítě správce místo sítě firmy — lidé v hale se pak z mobilu nezapíšou.

Kolik to stojí

Docházka je v ceně tarifu Firma za 1229 Kč měsíčně bez DPH, při roční platbě 983,20 Kč měsíčně. Tarif Firma zahrnuje i CRM, zakázky a vozidla a lze k němu dokoupit modul Mzdy za 479 Kč měsíčně, který hodiny, dovolenou i nemoc bere přímo z docházky.

Pokud máte tarif Biznis za 599 Kč měsíčně, docházku k němu dokoupíte jako doplněk za 229 Kč měsíčně. Mzdy jsou však jen k tarifu Firma, protože stojí na docházce. Ledgio se účtuje za firmu, ne za uživatele, a terminál v hale licenci nezabírá. Prvních 14 dní si vyzkoušíte plnou verzi včetně docházky.

Časté dotazy

Potřebuje každý zaměstnanec vlastní účet v Ledgiu?

Ne. Kromě časovače v aplikaci lze zapisovat na terminálu u dveří nebo osobním odkazem v telefonu, který se otevírá PINem a účet nepotřebuje.

Může si zaměstnanec svůj záznam docházky opravit sám?

Ne. Zapsaný záznam opravuje mzdová účetní nebo nadřízený, vždy s důvodem zásahu. Důvod, autor a čas opravy zůstanou u záznamu i v historii změn.

Co se stane, když se někdo zapomene odpípnout při odchodu?

Po nastaveném počtu hodin, výchozí je 12, dostane upozornění do telefonu nebo e-mailem a vedoucí ho uvidí v seznamu zapomenutých odchodů. Odchod doplní vedoucí podle skutečnosti; systém si ho sám nevymyslí.

Jak dostane mzdová účetní podklady z docházky?

Měsíční výkaz se stáhne jako Excel nebo PDF s příchody, odchody, přestávkami, noční, víkendem, svátkem, přesčasem, nepřítomnostmi, fondem a saldem. S modulem Mzdy v tarifu Firma se podklad přenese do mezd bez přepisování.