Sklad v Excelu: kdy přejít na skladový program a jak na to

Proč sklad v Excelu přestane stačit

Typická situace: malá velkoobchodní firma nebo e-shop se dvěma skladníky. Stav skladu je v jednom sešitu, každá položka má řádek a v něm číslo. Když přijde dodávka, někdo číslo zvýší; když zboží odejde, někdo ho sníží. Funguje to, dokud to dělá jeden člověk a nic se nepokazí.

Potíž je v tom, že buňka v Excelu je stav, ne historie. Když někdo přepíše 40 na 36, nikde nezůstane, proč, kdy a na základě jakého dokladu. Při inventuře se pak zjistí manko a nedá se říct, jestli jde o krádež, zapomenutý výdej, dvakrát zapsaný příjem nebo překlep.

Druhá potíž je účetnictví. Účetní oceňuje zásoby z dokladů, Excel z toho, co do něj kdo napsal. Na konci roku se ta dvě čísla potkají a nesedí — a hledání rozdílu stojí víc hodin, než by stál celý rok v programu.

Kdy je čas přejít

Neexistuje počet položek, od kterého Excel přestane stačit. Rozhoduje, kolik lidí a dokladů se skladu dotýká. Přejít se vyplatí, když platí aspoň jedno z tohoto:

• Stav skladu mění víc než jeden člověk, případně z více míst najednou.
• Inventura končí rozdílem, který nikdo neumí vysvětlit konkrétním dokladem.
• Fakturu vystavíte v jednom programu a výdej ze skladu pak zapisujete ručně do tabulky.
• Potřebujete evidovat šarže nebo expirace a zpětně dohledat, komu zboží odešlo.
• Máte víc skladů nebo regálů a zboží se hledá podle paměti skladníka.
• Zboží dochází bez varování, protože minimální zásobu si nikdo nestihne všimnout.

Jak přejít z Excelu do Ledgia

Ledgio stav skladu neukládá jako číslo, které se přepisuje. Zásoba je součet pohybů — příjmů, výdejů, přesunů a inventurních rozdílů — a každý pohyb má datum, doklad a místo. Proto se dá každé číslo zpětně vysvětlit. Postup přechodu:

• V Nastavení → Přechod z jiného systému nahrajte nejdřív ceník: kód, název, prodejní a nákupní cenu, případně minimální a optimální zásobu. Položky se párují podle kódu, jinak podle názvu.
• Potom nahrajte dávku Počáteční stav skladu ze stejného Excelu: kód, množství a cenu za jednotku, volitelně sklad, šarži a místo. Zadáte den přechodu a cílový sklad. Stav se zapíše jako příjemka, aby ocenění mělo z čeho počítat.
• Každá dávka se nejdřív ukáže v náhledu řádek po řádku, i s tím, co program nerozpoznal. Zapíše se až po potvrzení. Hlavičky sloupců není třeba přepisovat, běžné české a slovenské názvy se rozpoznají samy.
• Ve Skladu → Místa ve skladu založte sklady a místa (regály, palety), pokud je chcete sledovat.
• Od teď přijímejte dodávky tlačítkem Příjem na sklad nebo rovnou z přijaté faktury, výdej nechte vznikat z faktury nebo dodacího listu.
• První inventuru sečtěte ve Skladu → Terminál → Inventura. Rozdíl proti evidenci program vyčíslí a zapíše jako inventurní rozdíl.

Co program dělá a tabulka ne

Ocenění zásob počítá Ledgio váženým průměrem, nebo způsobem FIFO — podle toho, co má firma jako účetní zásadu. Nepočítá ho z uložené průměrné ceny, ale přehráním pohybů v čase. Když při inventuře zpětně zapíšete zapomenutý pohyb, hodnota skladu se přepočítá sama a vyjde stejně, ať ji počítáte kolikrát chcete.

Minimální zásoba není jen barevný odznak. Obrazovka Doobjednání z ní dělá návrh: co, kolik, u kterého dodavatele a do kdy, a počítá přitom i se zbožím rezervovaným pro objednávky a s tím, co je už objednané a ještě nepřišlo.

Skladník může pracovat v telefonu. Skladový terminál funguje i při výpadku sítě — pohyby čekají ve frontě a na server odejdou, jakmile se síť vrátí.

Na co si dát pozor

Nejčastější chyba po přechodu je dvojitý výdej. Vyskladnění při vystavení faktury je nastavení firmy: pro obchod, který fakturuje z ruky, ho zapněte; pokud vydáváte zboží dodacími listy, vypněte ho. Zapnuté u faktury i u dodacího listu odepíše zboží dvakrát.

Počáteční stav skladu přeneste ke stejnému dni, ke kterému sedí počáteční stavy účtů. Jinak se sklad a účetnictví rozejdou hned první den. Inventuru porovnávejte ke dni, kdy jste ji opravdu sečetli.

Šarži zapisujte do pole šarže, ne do poznámky. Z poznámky se zpětně nedá dohledat, kam zboží šlo. A před potvrzením importu si projděte náhled — špatná cena v Excelu se jinak ukáže až v ocenění skladu.

Kolik to stojí

Sklad je v tarifu Biznis za 599 Kč měsíčně bez DPH, při dobití kreditu na rok vychází na 479,20 Kč měsíčně. Cena je za firmu, ne za člověka: v tarifu je 8 uživatelů a externí účetní licenci nezabírá. Biznis obsahuje i objednávky, párování plateb z banky a výkazy DPH.

Pokud chcete inventurní rozdíly a příjemky z faktur rovnou účtovat, přidá se modul Účetnictví za 729 Kč měsíčně. Bez něj sklad funguje celý, jen zaúčtování dělá účetní ve svém programu. Ledgio nemá bezplatný tarif, ale 14denní zkoušku plné verze — během ní si můžete nahrát svůj Excel a vidět náhled na vlastních datech.

Časté dotazy

Musím při přechodu přepisovat položky ručně?

Ne. Ceník i počáteční stav skladu se nahrají z Excelu nebo CSV. Ledgio rozpozná běžné názvy sloupců jako Kód, Název, Množství či Nákupní cena a před zápisem ukáže náhled, ve kterém vidíte každý řádek i to, co nerozpoznal.

Můžu přenést i historii pohybů z Excelu?

Přenáší se stav ke dni přechodu, ne historie. Staré pohyby nechte v původním souboru jako archiv. Počáteční stav se zapíše jako příjemka, ze které dál vychází ocenění skladu.

Co když mám v Excelu záporný stav?

Záporný počáteční stav nelze naskladnit a náhled takový řádek označí. Bývá to právě ta chyba, kvůli které se z Excelu odchází — před přechodem ji opravte sečtením skutečného stavu.

Potřebuji ke skladu i modul Účetnictví?

Ne. Sklad je celý v tarifu Biznis. Modul Účetnictví potřebujete jen tehdy, když chcete příjemky a inventurní rozdíly zaúčtovat přímo v Ledgiu.