Fakturace a doklady
Přijaté faktury a jejich schválení
Jak zapsat fakturu od dodavatele a kdo řekne, že se má zaplatit?
Přijatá faktura je doklad, který vystavil někdo jiný — Ledgio ji jen eviduje a hlídá, co se s ní smí stát. V každé firmě, která má víc než jednoho člověka, platí totéž: účetní doklad zapíše, někdo konkrétní řekne ano nebo ne, a teprve potom se platí.
1
Nastavte, od jaké částky se schvaluje
Nastavení → Náklady a schvalování
Limit je na částce dokladu bez DPH — daň si firma odpočte, rozhodnutí je o tom, co doopravdy zaplatí. Vyberete Neschvalovat, Schvalovat vše nebo Od částky a zadáte hranici. Na téže obrazovce je i seznam lidí, kteří smějí rozhodovat; pokud v něm nikdo není, čekající faktury se nedají zaplatit.
2
Zapište doklad dodavatele
Náklady → Nová přijatá faktura
Vyberte dodavatele z kontaktů a přepište jeho číslo faktury — interní číslo si doklad vezme z vlastní řady, takže dva dodavatelé na tomtéž čísle nikdy nekolidují. Doplňte data, měnu s kurzem, režim DPH a položky. Tentýž doklad od téhož dodavatele se podruhé zapsat nedá.
3
Zkontrolujte a zaevidujte koncept z e-faktury
Náklady → doklad → Zkontrolovat a zaevidovat
E-faktura z Peppolu, z pošty nebo nahrané XML vznikne jako koncept: není to závazek, neplatí se, neschvaluje se a nejde do DPH. Na detailu otevřete kontrolu, opravte, co nesedí (středisko, zakázka, sazba), a stiskněte Zaevidovat — faktura pak jde stejnou cestou jako zapsaná ručně, včetně zámku DPH a schvalování. Když součet řádků nesedí s částkou na e-faktuře, formulář to řekne. Koncept, který do nákladů nepatří, smažete.
4
Doplňte účet dodavatele
Náklady → Nová přijatá faktura
IBAN z faktury se kontroluje hned při zápisu, dokud máte doklad před sebou. Účet uložený u kontaktu je jen předvolba do formuláře — při platbě platí ten, který je na dokladu.
5
Připněte sken
Náklady → doklad → Přílohy
PDF, JPG, PNG nebo WEBP do 10 MB. Doklad z pumpy není třeba nosit do kanceláře: vyfotíte ho v telefonu a dáte Sdílet → Ledgio. Fotka počká na zápis dokladu den, potom se uklidí.
6
Rozhodněte o úhradě
Náklady → doklad → Schválení k úhradě
Schválení není stav dokladu — faktura je vystavená a její splatnost běží bez ohledu na to, jestli ji už někdo viděl. Mění jen to, jestli se smí zaplatit: čekající ani zamítnutá faktura se nedá označit za uhrazenou a nedostane se do platebního příkazu. Při zamítnutí je důvod povinný. Co čeká, najdete na seznamu pod tlačítkem se souhrnem.
7
Opravte vrácenou fakturu
Náklady → doklad → Upravit
Dokud faktura čeká na schválení nebo ji schvalovatel vrátil, a není uhrazená, zaúčtovaná ani přijatá na sklad, lze ji opravit. Změna částky, střediska, zakázky nebo dodavatele zahájí schvalování znovu od prvního stupně; oprava poznámky ne. Schválená faktura se nemění.
Časté chyby
- Koncept z e-faktury ponechaný ležet. Dokud ho někdo nezaeviduje, faktura se nezaplatí, neschválí a nevstoupí do DPH — a její splatnost mezitím běží.
- Zamítnutí brané jako storno. Doklad zůstává v evidenci i v účetnictví — opravou je opravný daňový doklad od dodavatele, ne smazání řádku.
- Změněný limit s očekáváním, že se přepočítá zpětně. Platí jen na nové doklady; už potvrzené rozhodnutí nikdo neruší nastavením.
- Přepsaný účet dodavatele podle e-mailu o jeho změně — podvržená změna účtu je nejběžnější útok na závazky. Platí se na účet z faktury, kterou máte v ruce.
- Právo schvalovat nemá nikdo: faktury nad limitem pak navždy čekají a nedají se ani zaplatit, ani zapsat jako uhrazené.