Program na cenové nabídky: od nabídky k faktuře bez přepisování

Proč nabídky ve Wordu nefungují

Malá firma — montážník, dílna, agentura — píše nabídky ve Wordu podle minulé nabídky. Ceny se opisují z hlavy nebo ze staré tabulky, číslo nabídky se vymýšlí a obchodní podmínky se kopírují z nabídky, která byla zrovna otevřená.

Když zákazník po třech týdnech napíše „bereme“, začíná přepisování. Položky, množství a ceny se přenášejí do fakturačního programu ručně a v jedné z nich se vždycky něco splete. A nabídky, na které se nikdo neozval, nikdo nesleduje — leží jich v odeslané poště deset a nikdo neví, kterému zákazníkovi je třeba zavolat.

Program na cenové nabídky proto musí vyřešit tři věci: nabídku sestavit z ceníku, vědět, v jakém je stavu, a po přijetí z ní udělat fakturu bez opisování.

Jak to vyřešit v Ledgiu

Nabídka v Ledgiu není účetní doklad. Má vlastní číselnou řadu a do výkazů DPH nevstupuje — vstoupí do nich až faktura, která z ní vznikne. Postup:

• V Cenových nabídkách založte novou nabídku: odběratel, den vystavení, platnost do, měna a režim DPH. Položky vybírejte z ceníku — cena se doplní podle ceníku zákazníka a množství a u řádku je napsáno, z čeho vyšla.
• Když chcete zákazníkovi dát na výběr, přidejte variantu. Jedna nabídka má až pět variant s jedním číslem a odvozenou příponou; u řádku můžete uvést až šest množstevních hladin, například cenu za 1, 10 a 100 kusů.
• Pošlete nabídku mailem přímo z Ledgia. Stav se sám přepne na Odeslaná a v historii dokladu vidíte, kdy odešla a kdy ji odběratel otevřel. Nabídku předanou osobně označte tlačítkem Označit jako odeslanou.
• Vyplňte pole Ozvat se. Nabídky, kterým termín nastal, najdete ve filtru na ozvání i s počtem.
• Zapište rozhodnutí zákazníka: přijatá, nebo zamítnutá. U zamítnutí je důvod povinný a u nabídky s variantami se přijetím jedné ostatní uzavřou.
• Přijatou nabídku převeďte tlačítkem Na fakturu. Vznikne nová faktura s vlastním číslem, která se na nabídku odkazuje, a splatnost se vezme ze dnů splatnosti odběratele, jinak čtrnáct dní.

Kalkulace a rozpočet stavby

Pod každou položkou nabídky můžete rozepsat náklady — materiál, práci, stroj, kooperaci a jiné. Ledgio z nich navrhne cenu jako náklady s režií a přirážkou a ukáže skutečnou marži z ceny, která je na položce opravdu. Kalkulaci vidí jen ten, kdo smí zapisovat faktury; zákazník ji v PDF ani v mailu nedostane.

Stavební a montážní firmy mohou nabídku založit z rozpočtu v Excelu z Cenkrosu nebo KROS-u. Sloupce se hledají podle hlavičky a co nesedí — chybějící cena, nesoulad množství a jednotkové ceny s cenou celkem — se ukáže jako výhrada v náhledu. Nic se nedopočítává a vznikne koncept, který ještě upravíte.

Na co si dát pozor

Většina problémů s nabídkami nevzniká v programu, ale ve zvycích. Tyto jsou nejčastější:

• Tři samostatné nabídky místo tří variant jedné — zákazník dostane tři čísla a dvě se pak ruší.
• Nabídka poslaná z vlastní schránky mimo program: v historii chybí stopa a není vidět, jestli ji zákazník otevřel.
• Nabídka předaná osobně bez označení Odeslaná zůstane mezi vystavenými a vypadá to, že se na ni zapomnělo.
• Úprava obchodních podmínek v šabloně s očekáváním, že se změní i v odeslaných nabídkách. Text se do nabídky kopíruje, takže odeslaná nabídka zůstává taková, jakou zákazník dostal.
• Převádění zamítnuté nabídky. Dokud ji nevrátíte mezi čekající, na fakturu se nepřevede.

Kolik to stojí

Cenové nabídky jsou od tarifu Faktura, který stojí 229 Kč měsíčně bez DPH za celou firmu se třemi uživateli, při dobití kreditu na rok 183,20 Kč měsíčně. V ceně jsou varianty, množstevní hladiny, kalkulace nákladů, import rozpočtu i převod na fakturu. Další uživatel stojí 79 Kč měsíčně.

Firma, která z přijaté nabídky pokračuje objednávkou a vychystáním ze skladu, potřebuje tarif Biznis za 599 Kč měsíčně. Šablony obchodních podmínek a úryvků jsou v každém tarifu s nabídkami — spravuje je ten, kdo nabídky píše. Převzetí kalkulace nabídky do zakázky jako rozpočtu etap potřebuje zakázky; Firma je má v ceně a k Biznisu se dají dokoupit za 299 Kč měsíčně.

Časté dotazy

Je cenová nabídka daňový doklad?

Ne. Nabídka má v Ledgiu vlastní číselnou řadu a do výkazů DPH nevstupuje. Daňovým dokladem je až faktura, která z přijaté nabídky vznikne.

Změní se nabídka, když ji převedu na fakturu?

Ne. Převodem vznikne nový doklad s vlastním číslem, který se na nabídku odkazuje. Nabídka zůstává taková, jaká odešla zákazníkovi, a kalkulace nákladů se na fakturu nekopíruje.

Co se stane s nabídkou po uplynutí platnosti?

Stav po termínu se nikam neukládá, odvozuje se z data platnosti. Rozhodnutí zákazníka ho přebíjí, takže nabídka, kterou zákazník přijal, po termínu nepropadne a můžete ji převést na fakturu.

Můžu zákazníkovi poslat víc možností v jedné nabídce?

Ano, až pět variant pod jedním číslem nabídky. Nová varianta začíná kopií té, na které právě stojíte. Když zákazník jednu přijme, ostatní se uzavřou jako nepřijaté.