Účinné od 13. 10. 2026
Ochrana osobních údajů
Ledgio provozuje IT-DK s. r. o.. Tento text říká, co děláme s údaji uživatelů Ledgia. Údaje, které do systému vloží zákazník — jeho odběratelé, zaměstnanci, dodavatelé — zpracováváme jeho jménem a podle jeho pokynů; to řeší smlouva o zpracování.
Kdo je správce
IT-DK s. r. o., se sídlem Odbojárov 1957/8-7, 026 01 Dolný Kubín, Slovenská republika, IČO 57 626 472, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Okresním soudem Žilina, oddíl Sro, vložka č. 91296/L. Otázky k údajům posílejte na info@it-dk.sk. Odpovídáme do 30 dnů. Pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) jmenovaného nemáme — nezpracováváme údaje ve velkém rozsahu ani systematicky nemonitorujeme osoby, takže povinnost podle čl. 37 GDPR nám nevzniká.
Co zpracováváme jako správce
- Účet: jméno, e-mail, heslo v podobě hashe, případně tajemství pro dvoufaktorové přihlášení a přihlašovací klíče, při přihlášení Googlem nebo firemním účtem (SSO) identifikátor účtu od poskytovatele identity, datum a verze přijatých obchodních podmínek. Základ: plnění smlouvy. Dokud účet existuje.
- Poptávky a komunikace: co nám napíšete, abychom mohli odpovědět. Základ: opatření před uzavřením smlouvy.
- Provozní záznamy: chyby a pomalé dotazy. Základ: oprávněný zájem na bezpečnosti a funkčnosti služby. Uchováváme je, dokud jsou potřebné k vyšetření chyby nebo incidentu; automatický výmaz po pevné lhůtě zatím nastaven není.
- Platby za Ledgio: fakturační údaje, jméno a účet plátce z bankovního výpisu, částka a datum platby. Základ: plnění smlouvy a zákonná povinnost. Doklady uchováváme 10 let od konce roku, jehož se týkají (§ 35 slovenského zákona o účetnictví), i po zrušení účtu.
- Poradce a konfigurátor: text dotazu nebo popisu firmy a otisk IP adresy (ne adresa samotná), u návrhu zaslaného e-mailem i e-mail. Text zpracuje jazykový model (Anthropic, Google), proto do něj nepište osobní údaje. Základ: oprávněný zájem; u návrhu zaslaného e-mailem opatření před uzavřením smlouvy. Uchováváme je 12 měsíců; návrh, ze kterého vznikl účet, dokud účet existuje.
- Údaje z veřejných registrů: když zákazník v Ledgiu hledá nové firmy podle činnosti a obce, načteme jejich záznamy z Registru právnických osob (SR) nebo ARES (ČR). U živnostníků jde o osobní údaje: obchodní firma (shodná se jménem), IČO, DIČ, místo podnikání, právní forma, činnost, datum vzniku a zániku. Záznamy si pamatujeme nejvýše 30 dnů a výsledky hledání 6 hodin, abychom se registrů neptali opakovaně. Základ: oprávněný zájem na rychlém a šetrném provozu služby. Jména jednatelů a společníků neukládáme, údaje neposíláme mimo EU a záznam vidí zákazníci Ledgia, kteří firmu vyhledají. Máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení a vznést námitku. Jednotlivě vás neinformujeme, protože vaše kontaktní údaje nemáme a nezjišťujeme (čl. 14 odst. 5 písm. b) GDPR).
Neprodáváme údaje, neprofilujeme a neděláme automatizované rozhodování s právním účinkem. Neměříme návštěvnost cizím nástrojem, takže na webu není Google Analytics ani podobný skript.
Ke komu se údaje dostanou
Jen k těm, bez kterých by služba nefungovala, a k těm, které si zapnete sami. Seznam měníme jen s oznámením předem.
| Kdo | Na co | Kde |
|---|---|---|
| Contabo GmbH | Serverová infrastruktura, na které běží aplikace a databáze | Datové centrum Lauterbourg, Francie (EU) |
| Hetzner Online GmbH | Úložiště denních záloh databáze mimo produkční server; zálohy se tam drží nejvýše 365 dnů | Německo (EU) |
| IT-DK s. r. o. — poštový server (hosting Hetzner Online GmbH) | Odesílání faktur, upomínek, potvrzení a systémových zpráv e-mailem | Norimberk, Německo (EU) |
| Certifikovaný poskytovateľ doručovania elektronických faktúr (prístupový bod Peppol) | Přístupový bod sítě Peppol — doručení a příjem elektronické faktury, když ho zákazník zapne | Slovenská republika (EU) |
| Anthropic PBC | AI funkce — jen když je zákazník zapne v hostovaném režimu (na našem klíči): asistent (dotaz a údaje, které si k odpovědi vyžádá), třídění přijaté pošty a návrh odpovědi (předmět a začátek textu e-mailu bez příloh, u návrhu i doklady odesílatele) a chat na firemním webu (zprávy návštěvníka a veřejné údaje webu). Údaje se nepoužívají k trénování modelů. Mohou obsahovat i zvláštní kategorie údajů (čl. 9 GDPR), pokud je odesílatel do zprávy napíše; cíleně je nezpracováváme.Standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR. Bez zapnutého asistenta v hostovaném režimu se sem data zákazníka neposílají. | Spojené státy americké |
| Google Ireland Limited / Google LLC (Gemini API) | Záložní poskytovatel AI funkcí pro případ výpadku — stejný rozsah jako u Anthropic — a přepis diktování do asistenta: hlasová nahrávka (nejvýše 60 sekund) se pošle k přepisu a u nás se neukládá ani nepoužívá k rozpoznání mluvčího. Jen v hostovaném režimu. Údaje se nepoužívají k trénování modelů.Standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR. Bez zapnutého asistenta v hostovaném režimu se sem data zákazníka neposílají. | EU a Spojené státy americké |
| Packeta (Zásielkovňa s.r.o. / Zásilkovna s.r.o.) | Založení zásilky a sledování jejího stavu — jméno, adresa, telefon a e-mail adresáta, částka dobírky. Jen když zákazník použije expedici přes Packetu. | Slovenská republika a Česká republika (EU) |
Služby, které si připojujete sami
Tyto služby nejsou naši podzpracovatelé. Zapínáte je vy, vlastním účtem nebo souhlasem, a údaje k nim jdou jen na váš pokyn. Jejich podmínky upravuje váš vztah s nimi.
| Kdo | Na co |
|---|---|
| Enable Banking Oy | Napojení na banku přes PSD2 — licencovaný poskytovatel informací o účtu načte pohyby na základě souhlasu, který udělíte ve svém internetbankingu. |
| Fio banka, a.s. | Načtení pohybů z vašeho účtu ve Fio tokenem jen pro čtení, který si vydáte a vložíte do Ledgia. Token je u nás šifrovaný. |
| Google (přihlášení účtem Google) | Pokud se přihlásíte Googlem, Google nám sdělí vaše jméno, e-mail a to, že je e-mail ověřený. Heslo od Googlu nevidíme. |
| Vaše úložiště (Google Drive, OneDrive/SharePoint, S3) | Přílohy a soubory se ukládají k poskytovateli, kterého si nastavíte vlastními přístupovými údaji. |
| Vaše e-mailová schránka | Noční čtení schránky, ze které se přebírají přijaté faktury. Zprávy se nemažou ani neoznačují. |
| Vlastní klíč k AI modelu | Pokud asistentovi zadáte vlastní klíč (Anthropic nebo Google), Ledgio na váš pokyn předá tomuto poskytovateli pod vaším klíčem údaje potřebné pro funkce, které jste zapnuli: dotazy asistentovi, třídění pošty a návrh odpovědi, chat na firemním webu a u Google i nahrávku k přepisu diktování. Poskytovatel je v tom případě váš zpracovatel, ne náš podzpracovatel — smlouvu včetně podmínek zpracování a předávání mimo EU (USA) máte s ním vy, podle jeho podmínek pro API. Používejte klíč z placené (komerční) úrovně; u bezplatné může poskytovatel údaje použít ke zlepšování svých modelů. Za zpracování u poskytovatele neodpovídáme. Odpovídáme za to, že klíč uložíme šifrovaný, použijeme ho jen pro funkce, které jste zapnuli, předáme jen údaje, které tyto funkce potřebují, a odstraněný klíč vymažeme. |
| Váš e-shop (Shoptet, WooCommerce, Shopify, PrestaShop) | Pokud e-shop připojíte vlastním tokenem nebo klíčem, přebíráme z něj objednávky včetně údajů kupujícího (jméno, firma, adresa, e-mail, telefon) a posíláme do něj stav skladu a označení vyřízené objednávky s číslem faktury. Přístupové údaje jsou u nás šifrované. |
| Váš poskytovatel identity (Microsoft Entra ID, Google Workspace, OIDC) | Při firemním přihlášení (SSO) nám váš poskytovatel identity sdělí e-mail, jméno, identifikátor účtu a to, že adresu ověřil. Ukládáme e-mail, jméno a identifikátor ke spárování s účtem a přihlášení zapíšeme do auditu; heslo nevidíme. Tajemství klienta je u nás šifrované. |
Vyhledání firmy podle IČO nebo názvu i hledání nových firem podle činnosti a obce se ptá veřejných registrů (RPO, ARES, registr DPH); posíláme jim jen hledaný výraz, filtr nebo IČO, které je třeba načíst. Záznamy z hledání nových firem si pamatujeme nejvýše 30 dnů, bez jmen jednatelů a společníků.
Cookies
Všechny jsou nezbytné pro fungování, proto Ledgio nemá lištu se souhlasem. Kdybychom začali měřit návštěvnost cizím nástrojem, lišta by přibyla — a řekli bychom to tady.
| Cookie | K čemu je | Jak dlouho |
|---|---|---|
| authjs.session-token | Přihlášení — bez něj by se člověk odhlásil na každé obrazovce | 30 dnů; bez „Zapamatovat si mě“ do zavření prohlížeče, nejvýše 12 hodin |
| authjs.csrf-token, authjs.callback-url, authjs.state, authjs.pkce.code_verifier | Ochrana přihlašovacího formuláře před podvržením a návrat na správnou stránku po přihlášení; poslední dvě jen při přihlášení Googlem | Do zavření prohlížeče; při přihlášení Googlem 15 minut |
| erp_company | Kterou účetní jednotku má uživatel otevřenou | 12 měsíců |
| ledgio_locale | Zvolený jazyk rozhraní | 12 měsíců |
| ledgio_rezim | Která appka (Ledgio, Sklad, Výroba) je otevřená — mění jen menu, ne oprávnění | 12 měsíců |
| erp_navrh | Návrh z konfigurátoru, aby se při založení firmy nemusel vyplňovat znovu | 30 dnů |
| erp_terminal | Identita skladového, výrobního nebo docházkového terminálu (tabletu ve firmě) | 12 měsíců |
V úložišti prohlížeče si aplikace pamatuje historii navigace (do zavření karty) a na firemních webech obsah košíku, bez cen a bez osobních údajů.
Vaše práva
- Přístup k údajům a přenositelnost
- Kompletní export dat firmy ve strojově čitelném formátu, kdykoli a bez žádosti. — Nastavení → Zabezpečení → Export údajů
- Oprava
- Údaje kontaktu i zaměstnance lze opravit přímo v aplikaci. — Kontakty, Zaměstnanci
- Výmaz
- Osobní údaje kontaktu lze vymazat i tehdy, když má vystavené doklady — doklad zůstane, jméno na něm se nahradí. Zákon o účetnictví doklad smazat nedovolí. — Kontakty → detail → Vymazat osobní údaje
- Námitka a omezení
- Písemně na kontaktní adresu; odpovídáme do 30 dnů. — info@it-dk.sk
Pokud si myslíte, že s údaji nakládáme nesprávně, máte právo obrátit se na dozorový úřad správce — Úrad na ochranu osobných údajov SR, Hraničná 12, 820 07 Bratislava.