Question 1

Co nastavit hned po registraci?

Accepted Answer

Čtyři věci, které se vyplatí udělat před první fakturou. Všechny se dají změnit i později, ale číselná řada se mění nejhůř — tu si rozmyslete hned.

Question 2

Jak přenést data z dosavadního systému?

Accepted Answer

Nepřenáší se všechno. Přenáší se to, s čím se dál pracuje: kontakty, ceník, stav skladu, neuhrazené doklady a počáteční stavy účtů. Historii nechte tam, kde je — na její dohledání stačí starý systém nebo archiv.

Question 3

Jak dát přístup skladníkovi, aby neviděl mzdy?

Accepted Answer

Role je množina oprávnění, ne titul. Ledgio má připravené systémové role a k tomu vlastní, které si poskládáte sami. Co firma nemá ve svém plánu, se do role nedostane ani omylem.

Question 4

Jak vystavit a odeslat fakturu?

Accepted Answer

Doklad vzniká jako koncept a číslo dostane až vystavením. Koncept se dá měnit, kolikrát chcete; vystavený doklad se nepřepisuje — opravuje se stornem nebo dobropisem.

Question 5

Jak dát na fakturu logo, barvu a vlastní texty?

Accepted Answer

Šablona dokladu mění vzhled vytištěné faktury, nabídky, dobropisu či dodacího listu — ne její obsah. Zákonné údaje (strany, IČO a DIČ, data, sazby a součty DPH) jsou na dokladu vždy a šablona je nedokáže skrýt.

Question 6

Fakturuji do Česka, na Slovensko i mimo EU — co kam patří?

Accepted Answer

Režim rozhoduje o tom, jestli se daň počítá, jaká věta je na dokladu a do kterého řádku výkazu doklad spadne. Ledgio ho navrhuje, ale rozhodnutí je vaše — proto tu je, co znamená.

Question 7

Co bude potřeba od 1. 1. 2027?

Accepted Answer

Od začátku roku 2027 musí slovenští plátci DPH vystavovat faktury elektronicky ve strukturovaném formátu; v Česku míří stejným směrem evropská pravidla a řada odběratelů e-fakturu vyžaduje už dnes. Ledgio je generuje jako Peppol BIS Billing 3.0 podle normy EN 16931 a odesílá přes certifikovaného poskytovatele.

Question 8

Jak vyfakturovat zálohu a potom ji odečíst?

Accepted Answer

Zálohová faktura není daňový doklad — nevstupuje do výkazů DPH. Daň vzniká až přijetím platby, a to řeší vyúčtovací faktura, která zálohu odečte.

Question 9

Vystavil jsem fakturu s chybou — co teď?

Accepted Answer

Vystavený doklad se nepřepisuje, i kdyby to systém dovolil. Jsou dvě cesty a rozdíl mezi nimi je v tom, jestli se doklad už dostal k odběrateli.

Question 10

Jak zjistím, kdo ještě nezaplatil — bez procházení výpisu?

Accepted Answer

Výpis se naimportuje, úhrady se spárují s fakturami a nezaplacené se připomínají samy podle rozvrhu. Jde o dvě nastavení, která ušetří půlhodinu týdně.

Question 11

Jak držet sklad ve shodě s účetnictvím?

Accepted Answer

Každá změna zásoby je pohyb s datem, dokladem a místem. Zásoba není pole, které se přepisuje — je to součet pohybů, a proto se dá zpětně vysvětlit.

Question 12

Jak pracovat v hale a v terénu, když tam není signál?

Accepted Answer

V obchodě jsou čtyři aplikace: celé Ledgio, Sklad, Výroba a Servis. Ty tři otevřou rovnou pracovní obrazovku s velkými dlaždicemi — a skladový terminál funguje i bez sítě.

Question 13

Jak se v Ledgiu vyrábí?

Accepted Answer

Kusovník říká, z čeho se výrobek skládá; postup, na kterých pracovištích a jak dlouho. Příkaz je konkrétní dávka a odvedený kus je to, co z dílny přijde zpátky do čísel.

Question 14

Jak vede Ledgio kontrolu kvality a obstojí ty záznamy v auditu podle ISO 9001?

Accepted Answer

Ledgio není certifikované podle ISO 9001 a firmu necertifikuje — certifikuje se systém managementu kvality, ne software. Umí ale vést ty záznamy, které norma žádá, a to tam, kde se práce doopravdy dělá: u stroje, na příjmu a při předání.

Question 15

Jak podat přiznání a hlášení z Ledgia?

Accepted Answer

Hlášení se nesestavuje ručně — vzniká z dokladů v období. Proto se vyplatí mít doklady zapsané průběžně, a ne den před termínem.

Question 16

Jak se doklady dostanou do deníku?

Accepted Answer

Předkontaci navrhuje poradce, potvrzuje ji účetní. Je to záměrné omezení: jeden špatně zaúčtovaný doklad stojí víc důvěry, než kolik jí získá sto správných návrhů.

Question 17

Co je třeba udělat, aby vyšly výplaty a přehledy?

Accepted Answer

Mzdy jsou agenda s termíny, ne tlačítko. Pořadí kroků je dané zákonem a Ledgio ho drží; sazby a stropy sleduje noční úloha, ale měnit je smí jenom člověk.

Question 18

Jak zapsat fakturu od dodavatele a kdo řekne, že se má zaplatit?

Accepted Answer

Přijatá faktura je doklad, který vystavil někdo jiný — Ledgio ji jen eviduje a hlídá, co se s ní smí stát. V každé firmě, která má víc než jednoho člověka, platí totéž: účetní doklad zapíše, někdo konkrétní řekne ano nebo ne, a teprve potom se platí.

Question 19

Jak nastavit, aby fakturu za 7 500 Kč schválil vedoucí a za 750 000 Kč i jednatel?

Accepted Answer

Ve větší firmě nerozhoduje o všem jeden člověk. Pravidlo řekne, kdo schvaluje podle částky, střediska, zakázky a dodavatele, a stupně jdou za sebou — dokud nerozhodne vedoucí, jednatel fakturu ani nevidí. Totéž platí pro nákupní žádanky, ze kterých se schválená jedním klikem stane objednávka dodavateli.

Question 20

Jak zapsat doklad ze stavebnin nebo z pumpy, když nemá číslo ani splatnost?

Accepted Answer

Účtenka je také daňový doklad — jen nemusí nést údaje odběratele. Má vlastní obrazovku, protože plný formulář přijaté faktury si žádá tři věci, které na účtence nejsou: číslo dodavatele, variabilní symbol a splatnost. A žádá si částku bez daně, kdežto na účtence je částka s daní.

Question 21

Jak zaplatit dodavatelům najednou, bez přepisování čísel do banky?

Accepted Answer

Ledgio složí z vybraných faktur soubor SEPA (pain.001), který nahrajete do internetbankingu. Peníze neposílá Ledgio — posílá je banka, když příkaz potvrdíte tam.

Question 22

Jak vést hotovost, aby zůstatek seděl s tím, co je v zásuvce?

Accepted Answer

Příjmové a výdajové doklady s vlastní číselnou řadou. Zůstatek se počítá z knihy a nikdy se neukládá jako číslo — uložené číslo se jednou rozejde s knihou a nikdo nezjistí kdy.

Question 23

Jak dostat úhrady z výpisu na faktury bez procházení řádek po řádku?

Accepted Answer

Výpis se načte, pohyby se přiřadí k dokladům a stav faktur se posune. Samo se spáruje jen to, kde sedí variabilní symbol i částka — všechno ostatní je návrh, který čeká na vás. Za vašimi zády se nezaúčtuje nic.

Question 24

Dají se pohyby tahat z banky samy, bez stahování výpisů?

Accepted Answer

Ano — přes PSD2. Souhlas udělujete ve svém internetbankingu a Ledgio z něj dostane právo číst pohyby, nic víc. Na přihlašovací údaje do banky se neptáme a nikdy ptát nebudeme.

Question 25

Potřebujeme na dokladu údaj, který Ledgio nemá — dá se přidat?

Accepted Answer

Číslo smlouvy u kontaktu, středisko na dokladu, rok výroby u servisovaného zařízení. Pole si dodefinuje správce firmy a od té chvíle se vyplňuje jako každé jiné.

Question 26

Jak se mohou zaměstnanci přihlašovat firemním účtem Microsoft nebo Google?

Accepted Answer

Firma, která má Microsoft 365, Google Workspace nebo vlastního poskytovatele identity (Okta, Keycloak), na něj napojí Ledgio. Zaměstnanci se pak přihlašují stejným účtem jako do pošty a kdo z firmy odejde, toho správce IT zablokuje na jednom místě.

Question 27

Jak dostanu objednávky z e-shopu do Ledgia?

Accepted Answer

Ledgio má veřejné API s klíčem a webhooky, které samy ohlásí změnu. Klíč vydává správce firmy a dá se kdykoli zneplatnit, aniž by se cokoli přepisovalo. Shoptet a WooCommerce se připojují bez programování hotovým napojením; API je pro ostatní e-shopy a systémy.

Question 28

Dá se Claude ptát přímo na moje faktury a sklad?

Accepted Answer

Ledgio je i MCP server — standard, přes který si AI asistenti jako Claude připojují nástroje. Po připojení se v běžné konverzaci zeptáte „kdo mi dluží a kolik“ a Claude si odpověď vytáhne z Ledgia sám. Data přitom **pouze čte**: nic nezapíše, nevystaví ani neodešle.

Question 29

Dá se ve schránce firmy rychle najít poptávka a reklamace mezi fakturami?

Accepted Answer

Ledgio čte schránku firmy kvůli fakturám od dodavatelů. Když zapnete třídění, zprávy, které faktura nejsou, se uloží do Doručené pošty a AI asistent je zařadí — poptávka, objednávka, reklamace, dotaz na stav nebo jiné. Na požádání navrhne odpověď; **odešlete ji vždy vy**, nikdy neodejde sama.

Question 30

Může na webu firmy odpovídat AI, zatímco jsme v terénu?

Accepted Answer

Na firemní web si zapnete chat s AI asistentem. Odpovídá **jen z toho, co je na webu veřejně** — nabídka a ceny s DPH, kontakty, otevírací doba — a z dotazů, které mu napíšete. Do faktur, objednávek ani kontaktů nesahá, takže je nemá jak prozradit.

Question 31

Dá se asistentovi dotaz nadiktovat místo psaní?

Accepted Answer

V okně asistenta je tlačítko Diktovat. Nahrávka se přepíše na text a vloží do pole — **neodešle se sama**, text před odesláním vidíte a můžete opravit.

Question 32

Přílohy mi zabírají prostor — dá se to dát jinam?

Accepted Answer

Vyfocené účtenky a naskenované smlouvy dokážou narůst rychleji než samotná data. Ledgio je umí ukládat u sebe nebo do vlastního úložiště firmy; odkaz, oprávnění i historie zůstávají vždy v Ledgiu.

Question 33

Jak se dozvíme o novém úkolu nebo faktuře ke schválení?

Accepted Answer

Ledgio posílá upozornění do telefonu i do prohlížeče. Chodí jen tomu, kdo má na tu věc právo — upozornění se řídí týmiž oprávněními jako obrazovky.

Question 34

Skončila mi zkušební doba — jak se Ledgio platí?

Accepted Answer

Ledgio se neplatí předplatným, ale **kreditem**: nabijete ho převodem a každý den se z něj strhne poměrná část plánu. Když kredit dojde, účet se **uzamkne pro čtení**, nesmaže — doklady vidíte a můžete si je vyexportovat, nové se zakládají po dobití.

Question 35

Kdo změnil ten doklad a co máme po ruce při kontrole?

Accepted Answer

Ledgio si pamatuje, kdo co změnil, a umí vydat údaje firmy i vymazat osobní údaje kontaktu. Obojí je na jednom místě, aby se nehledalo až tehdy, když přijde kontrola.

Question 36

Jak napočítat sklad a dostat manko do účetnictví?

Accepted Answer

Inventura se v Ledgiu zapisuje jako napočítaný stav, ne jako rozdíl — rozdíl dopočítá systém a uloží ho jako samostatný pohyb. Teprve z něj vzniká zaúčtované manko nebo přebytek.

Question 37

Jak systému říct, kam zboží uložit a odkud ho brát?

Accepted Answer

Místo s kódem řekne, kde zboží leží. Druh místa, pořadí v obchůzce a kapacita z něj udělají navigaci: systém navrhne, kam přijaté zboží patří a v jakém pořadí se má vychystávat. Návrh nikdy nic nezapisuje.

Question 38

Jak v hale skenovat a čím si označit zboží a regály?

Accepted Answer

Jedno pole přijme kód z USB čtečky i z kamery telefonu a hledá v pořadí čárový kód, kód položky, šarži a místo. Etikety se tisknou buď jako PDF na kancelářské tiskárně, nebo rovnou do bluetooth etiketovačky.

Question 39

Jak dohledat, ze které tavby je kus a kam šla vadná dodávka?

Accepted Answer

Položka sledovaná na šarže se bez šarže nepohne — to je jediné pravidlo, které drží dohledatelnost. Všechno ostatní z něj plyne: expirace, karanténa, atesty i řetěz od dodavatele k zákazníkovi.

Question 40

Jak vést zboží, které leží u zákazníka nebo patří dodavateli?

Accepted Answer

Konsignace je vztah, ne regál: zboží leží na jednom místě, ale patří někomu jinému než tomu, kdo ho eviduje. Na tom závisí, jestli vstupuje do hodnoty zásob a kdo komu vystaví fakturu.

Question 41

Jak se dozvědět, co je třeba objednat, dřív než zboží dojde?

Accepted Answer

Minimum na kartě položky není jen barevný odznak v seznamu. Z něj vzniká návrh: co, kolik, u koho a dokdy — a z návrhů jedním tlačítkem objednávka pro dodavatele.

Question 42

Jak poslat nabídku a co udělat, když ji zákazník přijme?

Accepted Answer

Nabídka není účetní doklad — má vlastní číselnou řadu a do výkazů DPH nevstupuje. Vstoupí do nich až faktura, která z ní vznikne. Vystavená nabídka se už nepřepisuje; mění se jen to, kde je u zákazníka.

Question 43

Jak dát stálému zákazníkovi jeho ceny bez ručního přepisování?

Accepted Answer

Cena na dokladu nevzniká z hlavy — Ledgio ji vybere podle položky, zákazníka a množství. Pravidla se neskládají na sebe: vyhrává jedna, nejnižší cena, na kterou má zákazník nárok.

Question 44

Jak mít přehled, kde která zakázka vázne?

Accepted Answer

Trychtýř není produktová konstanta — servisní firma vede případ jinak než projektový prodej. Fáze si proto pojmenujete sami a řeknete u nich, co musí být vyplněno, než případ postoupí. Co se stane v dokladu, umí případ posunout samo.

Question 45

Jak z objednávky vznikne dodací list a faktura bez přepisování položek?

Accepted Answer

Objednávka drží, co je dohodnuto. Dodací list i faktura z ní vznikají kopírováním řádků a dodané množství se připisuje zpět na objednávku ve stejné transakci — proto je částečná dodávka vidět a totéž zboží se nedá vyskladnit dvakrát.

Question 46

Zákazník chce za půl roku znovu totéž — jak zopakovat objednávku, fakturu či nabídku?

Accepted Answer

Nic se nepřepisuje: tlačítko Objednat znovu na objednávce a Kopírovat na faktuře či nabídce otevře nový doklad se stejným odběratelem, řádky a poznámkou. Dokud ho neuložíte, nic nevznikne. Opakované faktury jsou na pravidelnou fakturaci (nájem, paušál), tohle je na zakázku, která se jednou za čas zopakuje.

Question 47

Vydělali jsme na té zakázce, nebo prodělali?

Accepted Answer

Zakázka seskupí faktury, přijaté doklady, odpracované hodiny a materiál vydaný ze skladu a na konci odpoví na jednu otázku. Počítá se bez DPH — daň není ani výnos, ani náklad, je to přechodná položka.

Question 48

Kde se na zakázce utrácí, co se zpožďuje a jak zapsat vícepráci?

Accepted Answer

Zakázka se rozdělí na etapy, úkoly a milníky s termínem, odpovědnou osobou a rozpočtem. Náklady zůstávají tam, kde vznikly — etapa je jen další vazba, takže součet etap a nepřiřazených nákladů je vždy přesně ziskovost zakázky. Vícepráce a méněpráce jdou změnovými listy a původní rozpočet se nikdy nepřepisuje.

Question 49

Jak fakturovat paušál každý měsíc, aniž by se na něj zapomnělo?

Accepted Answer

Předpis není doklad, je to recept. Faktury z něj vystaví noční úloha v den, který určíte, a každá dostane vlastní číslo z běžné řady. Odeslání odběrateli zůstává na vás.

Question 50

Jak popsat výrobek, aby se dal naplánovat i ocenit?

Accepted Answer

Kusovník říká, z čeho se výrobek skládá, postup na čem a jak dlouho se dělá. Oba mají variantu a platnost, takže změna receptury nepřepíše to, podle čeho se vyrábělo loni.

Question 51

Jak zjistit, co se nestihne, dokud se s tím ještě dá něco dělat?

Accepted Answer

Plánování má tři vrstvy a každá odpovídá na jinou otázku: plán výroby co vyrobit, kapacitní plánování co se v tomto týdnu nestihne, rozvrh kdy a na kterém stroji.

Question 52

Jak zapíše operátor práci u stroje, aby to za něj nedělal mistr z papírků?

Accepted Answer

Tablet v hale je zaregistrované zařízení s vlastním odkazem — nepřihlašuje se, licenci nezabírá a dosáhne výhradně na terminál. Operátor se na něj hlásí kartou nebo PINem, aby bylo vidět, kdo práci odvedl.

Question 53

Proč stroj nevyrobil tolik, kolik měl — a kdy se mu naposledy měnil olej?

Accepted Answer

OEE se počítá z toho, co terminál sbírá tak jako tak: z běhů operací, z odvedených kusů a ze zmetků. Dodělat bylo třeba jediný údaj — důvod prostoje. Údržba je druhá strana téhož: předpis říká jak často, zakázka je jedno vykonání.

Question 54

Jak uhlídat kusy, které jsou u dodavatele, a materiál, který ještě není objednaný?

Accepted Answer

Kooperace je kus cesty, ne faktura: kusy fyzicky odejdou a je třeba vědět kolik, kdy se vrátí a co z toho přišlo zmetkovité. Nákup je opačná strana — co chybí na plán a co kleslo pod bod objednání. Ani jedno se neobjedná samo.

Question 55

Kde se zapisuje pokažený kus a kdy z něj musí být neshoda?

Accepted Answer

Zmetek je počet z terminálu. Neshoda je rozhodnutí se jménem — co se s kusy stane a co se změní, aby se to neopakovalo. Jsou to dvě různé věci a Ledgio je záměrně neslévá.

Question 56

Nastupuje nový člověk — co všechno je třeba zapsat?

Accepted Answer

Osobní karta je evidence člověka, úvazek je jeho vztah k firmě. Není to totéž: jeden člověk může mít víc souběžných úvazků a každý má vlastní pozici, středisko, rozsah i mzdu. Přihláška na správu sociálního zabezpečení má krátký termín — v Česku do osmi dnů od nástupu, na slovenských provozovnách ještě před začátkem výkonu práce — takže se nedělá jednou za měsíc, ale průběžně.

Question 57

Jak vést odpracovanou dobu, aby z ní vyšla výplata?

Accepted Answer

Evidenci drží důvěryhodnou dvě pravidla. Zapsaný záznam si zaměstnanec sám neopraví — smí to mzdová účetní nebo jeho nadřízený. A oprava není tiché přepsání: u záznamu zůstane, kdo, kdy a proč do něj zasáhl, a totéž jde do historie změn.

Question 58

Jak pípat docházku na tabletu, ke kterému se nikdo nepřihlašuje?

Accepted Answer

Tablet na stojanu u vchodu nemá koho přihlašovat. Zaregistruje se jako zařízení a dostane vlastní odkaz: otevře se sám, licenci nezabírá a dosáhne výhradně na svůj terminál — docházkový, skladový nebo výrobní. Co smí, je dáno druhem terminálu v kódu, ne rolí, kterou by mu někdo za týden rozšířil.

Question 59

Jak evidovat dovolenou a nemoc a kolik dní komu zbývá?

Accepted Answer

Nárok na dovolenou se nikde nezadává — počítá se ze zákona z týdenní pracovní doby, trvání poměru a odpracovaných týdnů; v Česku se od roku 2021 počítá v hodinách a její výměra nezávisí na věku, na slovenských provozovnách ve dnech a od určitého věku se zvyšuje. Ručně se zapisuje jen to, co z toho neplyne: převod z minulého roku, krácení, dodatková dovolená a proplacené dny. Kdyby se ukládalo i vypočítané číslo, po opravě úvazku nebo data nástupu by v systému zůstalo to staré.

Question 60

Kdo je příští týden volný a kdo je přeplánovaný?

Accepted Answer

Plán je záměr na týden dopředu, ne evidence odpracované doby — tu vede docházka a jedno druhé nepřepisuje. Kapacita člověka je jeho dohodnutý týdenní úvazek, ne konstanta: firma s polovičními úvazky by jinak měla polovinu lidí navždy přeplánovaných.

Question 61

Proč portál odmítne řádek a co do kterého oddílu patří?

Accepted Answer

Obě hlášení vznikají z týchž dokladů jako přiznání, jen jinak seskupené. Chyba se proto skoro nikdy nenajde v hlášení — najde se na dokladu nebo v kontaktu a hlášení ji jen ukáže.

Question 62

Jak zavést stroj nebo auto a jak se z něj stanou odpisy?

Accepted Answer

Odpisový plán se nikde neukládá napevno — počítá se z karty a z technických zhodnocení, takže se s nimi nemůže rozejít. Účetní odpis jde do nákladů, daňový je podklad k přiznání k dani z příjmů; jsou to dvě různá čísla a rozdíl mezi nimi je důležitý.

Question 63

Kam se podívat, když číslo nesedí?

Accepted Answer

Čtyři pohledy na tytéž zápisy, od nejpodrobnějšího po nejhrubší. Nic se v nich nedoplňuje ručně — všechno jsou součty toho, co je zaúčtováno, takže hledání chyby má vždy stejný směr: od předvahy přes hlavní knihu do deníku a odtud na doklad.

Question 64

Jak sestavit rozvahu a výkaz zisku a ztráty a co znamená uzavřít rok?

Accepted Answer

Jsou to dvě samostatné věci, které se často pletou: závěrka je tiskopis, který se podává, uzávěrkové operace jsou účetní zápisy, které zavřou rok a otevřou následující. Závěrku podepisuje účetní jednotka, ne software — proto systém návrh ukazuje i s účty, ze kterých každý řádek vyšel.

Jak se věci v Ledgiu opravdu dělají

První kroky

Fakturace a doklady

Obchod a zakázky

Sklad

Výroba

Účetnictví a výkazy

Lidé a mzdy

Provoz

Nastavení a správa