Čl. 28 GDPR · účinné od 13. 10. 2026
Smlouva o zpracování osobních údajů
Když do Ledgia vložíte údaje svých odběratelů, dodavatelů nebo zaměstnanců, správcem jste vy a my jsme zpracovatel. Tyto podmínky jsou součástí smlouvy o používání Ledgia podle obchodních podmínek, takže samostatný papír podepisovat nemusíte — na požádání ho však zašleme podepsaný.
Předmět a trvání
IT-DK s. r. o. zpracovává osobní údaje výhradně k tomu, aby fungovalo Ledgio — fakturace, sklad, CRM, mzdy a účetnictví. Zpracovává je po dobu trvání smlouvy a jen na základě vašich pokynů; pokynem je i samotné používání aplikace. Nepoužíváme vaše data pro vlastní účely, pro trénink modelů ani pro marketing.
Co se zpracovává
Záznam o činnostech zpracování podle čl. 30 GDPR — i s tím, kde jsme správce a kde zpracovatel.
| Činnost | Naše role | Právní základ | Údaje | Jak dlouho |
|---|---|---|---|---|
| Uživatelské účty a přihlašováníPřístup do aplikace, ověření totožnosti, dvoufaktorové přihlášení | správce | Plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | Jméno, e-mail, heslo (bcrypt), tajemství TOTP, veřejné klíče passkey, při přihlášení Googlem nebo firemním účtem (SSO) identifikátor účtu u poskytovatele identity, datum a verze přijatých obchodních podmínek, čas posledního přihlášeníUživatelé zákazníka a jeho účetní | Dokud účet existuje. Při zrušení účtu se smaže ihned; ze záloh zmizí nejpozději do 365 dnů. |
| Účetní a obchodní data zákazníkaFakturace, sklad, CRM, mzdy a účetnictví — účel určuje zákazník | zpracovatel | Pokyn zákazníka podle smlouvy o zpracování (čl. 28 GDPR) | Identifikační a fakturační údaje, kontakty, mzdové údaje včetně údajů o zdravotní pojišťovně a srážkách, docházkaOdběratelé, dodavatelé, zaměstnanci a kontaktní osoby zákazníka | Dokud trvá smlouva a zákazník je neodstraní. Při zrušení účtu v aplikaci se smažou ihned; skončí-li smlouva jinak, po 60denní lhůtě k exportu. Ze záloh zmizí nejpozději do 365 dnů. |
| Odesílaná pošta a její historieDoručení faktury nebo upomínky a prokázání, že byla odeslána | zpracovatel | Pokyn zákazníka podle smlouvy o zpracování | E-mailová adresa, předmět, čas odeslání a otevření zprávy (otevření jen pokud ho zákazník nevypnul v Nastavení → Pošta)Příjemci dokladů zákazníka | Dokud trvá smlouva; historie zpráv je součástí dokladu |
| E-mailové kampaně a odběr novinekRozeslání kampaně, kterou sestaví zákazník, kontaktům se souhlasem nebo jeho stávajícím zákazníkům přes poštovní schránku zákazníka; měření otevření a kliknutí; evidence souhlasu, odhlášení a jeho potvrzení; přihlášení k odběru z webu zákazníka s potvrzením e-mailem. Jen když je zákazník používá. | zpracovatel | Pokyn zákazníka podle smlouvy o zpracování (čl. 28 GDPR) | E-mailová adresa a jméno, stav souhlasu (zdroj, datum, kdo ho zapsal), čas odeslání, otevření, kliknutí a odhlášení; při přihlášení z webu otisk IP adresy.Kontakty zákazníka a jejich kontaktní osoby, návštěvníci jeho webu, kteří se přihlásí k odběru | Dokud trvá smlouva; souhlas a odhlášení jako záznam pro zákazníka. Nepotvrzené přihlášení a otisk IP 30 dnů. |
| Doručená pošta a její tříděníPřevzetí e-mailů bez dokladu ze schránky zákazníka do Doručené pošty, jejich zařazení jazykovým modelem (poptávka, objednávka, reklamace, dotaz na stav, jiné) a na požádání návrh odpovědi, kterou odešle člověk. Jen když je zákazník zapne. | zpracovatel | Pokyn zákazníka podle smlouvy o zpracování (čl. 28 GDPR) | Jméno a adresa odesílatele, předmět, čas, text bez příloh a citované historie. Do jazykového modelu jde předmět a začátek textu (při třídění nejvýše 2 000 znaků, u návrhu odpovědi nejvýše 4 000), u návrhu i doklady odesílatele, je-li kontaktem zákazníka, a dostupnost položek z ceníku. Přílohy do modelu nejdou. Předání do USA (Anthropic PBC, Google LLC) na základě standardních smluvních doložek — jen v hostovaném režimu; u vlastního klíče podle smlouvy zákazníka s poskytovatelem modelu.Odesílatelé e-mailů zákazníkovi a osoby uvedené v jejich textu | Nedá-li zákazník jiný pokyn: text zprávy 12 měsíců od převzetí, poté se vymaže; odesílatel, předmět, druh a stav vyřízení, dokud trvá smlouva. Dřívější výmaz vyřídíme na požádání. Návrh odpovědi zůstává v historii asistenta, dokud ho uživatel nesmaže, nejdéle do skončení smlouvy. Původní zpráva zůstává ve schránce zákazníka nedotčená. |
| AI asistent a diktováníOdpovědi na dotazy uživatele z dat firmy a návrhy zápisů, které provede až člověk; přepis nadiktovaného dotazu na text. Jen když zákazník asistenta zapne. | zpracovatel | Pokyn zákazníka podle smlouvy o zpracování (čl. 28 GDPR) | Text dotazu, údaje, které si asistent k odpovědi vyžádá (jen v rozsahu oprávnění uživatele), odpověď; u diktování hlasová nahrávka nejvýše 60 sekund, která se nepoužívá k rozpoznání mluvčího. Předání do USA (Anthropic PBC, Google LLC) na základě standardních smluvních doložek — jen v hostovaném režimu; u vlastního klíče podle smlouvy zákazníka s poskytovatelem modelu.Uživatelé zákazníka a osoby v datech, na které se asistent ptá | Rozhovory, dokud je uživatel nesmaže, nejdéle po dobu trvání smlouvy. Nahrávka se neukládá — po přepisu se zahodí; přepis se vloží do pole a odešle ho uživatel. |
| Chat s AI na firemním webuOdpovědi návštěvníkům webu zákazníka z veřejných údajů webu a dotazů, které zákazník pro chat napsal. Správcem je zákazník, který chat na svém webu zapnul; návštěvníky je povinen informovat podle čl. 13 GDPR (kdo je správce, účel a právní základ, příjemci včetně předání mimo EU, doba uložení, práva). | zpracovatel | Pokyn zákazníka podle smlouvy o zpracování (čl. 28 GDPR) | Text zpráv návštěvníka (nejvýše 500 znaků, 16 zpráv v rozhovoru), který jde jazykovému modelu; otisk IP adresy (ne adresa samotná) k omezení počtu zpráv. Do faktur, objednávek ani kontaktů chat nesahá. Předání do USA (Anthropic PBC, Google LLC) na základě standardních smluvních doložek — jen v hostovaném režimu; u vlastního klíče podle smlouvy zákazníka s poskytovatelem modelu.Návštěvníci webu zákazníka | Rozhovor se neukládá. Přepis vznikne, jen když návštěvník sám odešle poptávku — pak je součástí poptávky, dokud trvá smlouva. Otisk IP 30 dnů. |
| Objednávky z připojených e-shopůPřevzetí objednávek ze Shoptetu, WooCommerce, Shopify nebo PrestaShopu do Ledgia, rezervace skladu a vyřízení objednávky. Jen když zákazník e-shop připojí; kupující informuje ve svých zásadách e-shopu, že objednávky zpracovává v Ledgiu (čl. 13 odst. 1 písm. e) GDPR). | zpracovatel | Pokyn zákazníka podle smlouvy o zpracování (čl. 28 GDPR) | Jméno, firma a IČO, fakturační a dodací adresa, e-mail, telefon, položky, částky, doprava a platba. Zapisují se jako přijatá objednávka a kontakt.Kupující v e-shopu zákazníka | Jako ostatní obchodní data zákazníka — dokud trvá smlouva a zákazník je neodstraní. |
| Portál pro odběrateleZpřístupnění dokladů odběrateli zákazníka přes odkaz a příjem jeho objednávek; jen když zákazník portál a objednávání zapne. | zpracovatel | Pokyn zákazníka podle smlouvy o zpracování (čl. 28 GDPR) | Jméno a e-mail osoby, které je odkaz vydán, objednávky (položky, částky, dodací adresa), otisk IP u žádosti o odkaz.Kontaktní osoby odběratelů zákazníka | Jako ostatní obchodní data zákazníka; otisk IP 30 dnů. |
| Hledání nových firem v registruVyhledání firem podobných odběratelům zákazníka ve veřejných registrech (RPO, ARES) a přidání vybraných do CRM jako kontakt a obchodní případ. | zpracovatel | Pokyn zákazníka. U živnostníků jde o osobní údaje: zákazník je zpracovává jako správce na základě oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR), který si má posoudit a zdokumentovat. Informovat je podle čl. 14 GDPR je jeho povinnost — do jednoho měsíce od získání, a pokud je použije k oslovení, nejpozději při prvním oslovení, podle toho, co nastane dříve. Při oslovení s nabídkou je musí výslovně a odděleně upozornit na právo vznést námitku proti přímému marketingu (čl. 21 odst. 2 a 4 GDPR); oslovení e-mailem nebo telefonicky se navíc řídí předpisy o elektronických komunikacích (v ČR § 7 zákona č. 480/2004 Sb.). | Obchodní firma, IČO, DIČ, místo podnikání, právní forma a činnost (NACE) z registru. Jména jednatelů, společníků a jejich adresy se neukládají; telefon ani e-mail se nedohledávají.Živnostníci (fyzické osoby – podnikatelé) z veřejného registru | Přidaný kontakt jako ostatní obchodní data zákazníka. Výsledky hledání, které do CRM nepřidal, se k jeho firmě neukládají. |
| Poptávky a komunikace s obchodemOdpověď na poptávku a příprava nabídky | správce | Opatření před uzavřením smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR | Jméno, firma, e-mail, telefon, obsah zprávyZájemci o Ledgio | 24 měsíců od poslední komunikace |
| Provozní záznamy a chybyBezpečnost systému, vyšetření incidentů a odstranění chyb | správce | Oprávněný zájem — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR | Identifikátor uživatele, čas, adresa požadavku, text chybyUživatelé aplikace | Dokud jsou potřebné k vyšetření chyby nebo incidentu; automatický výmaz po pevné lhůtě zatím nastaven není |
| Audit logProkazatelnost toho, kdo v systému změnil doklad nebo oprávnění | zpracovatel | Pokyn zákazníka; zároveň požadavek zákona o účetnictví | Uživatel, čas, typ události, dotčený záznamUživatelé zákazníka | Po dobu trvání smlouvy |
| Poradce a konfigurátor na webuOdpověď na dotaz návštěvníka a sestavení návrhu; zlepšování návodů podle dotazů, na které poradce neuměl odpovědět | správce | Oprávněný zájem — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; u návrhu zaslaného e-mailem opatření před uzavřením smlouvy — písm. b) | Text dotazu nebo popisu firmy, otisk IP adresy (ne adresa samotná), u návrhu e-mail. Text zpracovává jazykový model (Anthropic, Google) — napište do něj jen to, co chcete.Návštěvníci webu | 12 měsíců; návrh, ze kterého vznikl účet, dokud účet existuje |
| Paměť veřejných registrůKrátkodobé uložení záznamů z RPO a ARES, aby se státních registrů nebylo třeba ptát na totéž znovu a hledání nečekalo desítky sekund | správce | Oprávněný zájem — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; údaje jsou veřejné | Obchodní firma, IČO, DIČ, místo podnikání, právní forma, činnost — bez osob (jednatelů, společníků) a jejich adresŽivnostníci (fyzické osoby – podnikatelé) zapsaní ve veřejném registru | Záznam firmy 30 dnů, výsledek hledání 6 hodin; poté se maže |
| Platby a doklady za LedgioPřipsání kreditu, vystavení dokladu o platbě, vrácení kreditu | správce | Plnění smlouvy a zákonná povinnost — čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR | Fakturační údaje zákazníka, číslo účtu a jméno plátce, částka a datum platbyZákazníci a plátci | 10 let od konce roku, jehož se doklad týká (§ 35 slovenského zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve) — i po zrušení účtu |
Další zpracovatelé
Máte právo vědět o nich předem, proto jsou tady a ne v příloze. Změnu oznámíme e-mailem alespoň 30 dnů předem; změnou je i rozšíření účelu nebo druhů údajů, které již uvedený podzpracovatel zpracovává. Pokud s ní nesouhlasíte, můžete do uplynutí lhůty vznést námitku; pokud se nedohodneme, můžete smlouvu ukončit ke dni účinnosti změny a nevyčerpaný zaplacený kredit vám vrátíme. Za podzpracovatele odpovídáme, jako bychom zpracovávali sami (čl. 28 odst. 4 GDPR).
| Kdo | Na co | Kde |
|---|---|---|
| Contabo GmbH | Serverová infrastruktura, na které běží aplikace a databáze | Datové centrum Lauterbourg, Francie (EU) |
| Hetzner Online GmbH | Úložiště denních záloh databáze mimo produkční server; zálohy se tam drží nejvýše 365 dnů | Německo (EU) |
| IT-DK s. r. o. — poštový server (hosting Hetzner Online GmbH) | Odesílání faktur, upomínek, potvrzení a systémových zpráv e-mailem | Norimberk, Německo (EU) |
| Certifikovaný poskytovateľ doručovania elektronických faktúr (prístupový bod Peppol) | Přístupový bod sítě Peppol — doručení a příjem elektronické faktury, když ho zákazník zapne | Slovenská republika (EU) |
| Anthropic PBC | AI funkce — jen když je zákazník zapne v hostovaném režimu (na našem klíči): asistent (dotaz a údaje, které si k odpovědi vyžádá), třídění přijaté pošty a návrh odpovědi (předmět a začátek textu e-mailu bez příloh, u návrhu i doklady odesílatele) a chat na firemním webu (zprávy návštěvníka a veřejné údaje webu). Údaje se nepoužívají k trénování modelů. Mohou obsahovat i zvláštní kategorie údajů (čl. 9 GDPR), pokud je odesílatel do zprávy napíše; cíleně je nezpracováváme.Standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR. Bez zapnutého asistenta v hostovaném režimu se sem data zákazníka neposílají. | Spojené státy americké |
| Google Ireland Limited / Google LLC (Gemini API) | Záložní poskytovatel AI funkcí pro případ výpadku — stejný rozsah jako u Anthropic — a přepis diktování do asistenta: hlasová nahrávka (nejvýše 60 sekund) se pošle k přepisu a u nás se neukládá ani nepoužívá k rozpoznání mluvčího. Jen v hostovaném režimu. Údaje se nepoužívají k trénování modelů.Standardní smluvní doložky podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR. Bez zapnutého asistenta v hostovaném režimu se sem data zákazníka neposílají. | EU a Spojené státy americké |
| Packeta (Zásielkovňa s.r.o. / Zásilkovna s.r.o.) | Založení zásilky a sledování jejího stavu — jméno, adresa, telefon a e-mail adresáta, částka dobírky. Jen když zákazník použije expedici přes Packetu. | Slovenská republika a Česká republika (EU) |
Služby, které si připojujete sami
Tyto služby nejsou naši podzpracovatelé. Zapínáte je vy, vlastním účtem nebo souhlasem, a údaje k nim jdou jen na váš pokyn. Jejich podmínky upravuje váš vztah s nimi.
| Kdo | Na co |
|---|---|
| Enable Banking Oy | Napojení na banku přes PSD2 — licencovaný poskytovatel informací o účtu načte pohyby na základě souhlasu, který udělíte ve svém internetbankingu. |
| Fio banka, a.s. | Načtení pohybů z vašeho účtu ve Fio tokenem jen pro čtení, který si vydáte a vložíte do Ledgia. Token je u nás šifrovaný. |
| Google (přihlášení účtem Google) | Pokud se přihlásíte Googlem, Google nám sdělí vaše jméno, e-mail a to, že je e-mail ověřený. Heslo od Googlu nevidíme. |
| Vaše úložiště (Google Drive, OneDrive/SharePoint, S3) | Přílohy a soubory se ukládají k poskytovateli, kterého si nastavíte vlastními přístupovými údaji. |
| Vaše e-mailová schránka | Noční čtení schránky, ze které se přebírají přijaté faktury. Zprávy se nemažou ani neoznačují. |
| Vlastní klíč k AI modelu | Pokud asistentovi zadáte vlastní klíč (Anthropic nebo Google), Ledgio na váš pokyn předá tomuto poskytovateli pod vaším klíčem údaje potřebné pro funkce, které jste zapnuli: dotazy asistentovi, třídění pošty a návrh odpovědi, chat na firemním webu a u Google i nahrávku k přepisu diktování. Poskytovatel je v tom případě váš zpracovatel, ne náš podzpracovatel — smlouvu včetně podmínek zpracování a předávání mimo EU (USA) máte s ním vy, podle jeho podmínek pro API. Používejte klíč z placené (komerční) úrovně; u bezplatné může poskytovatel údaje použít ke zlepšování svých modelů. Za zpracování u poskytovatele neodpovídáme. Odpovídáme za to, že klíč uložíme šifrovaný, použijeme ho jen pro funkce, které jste zapnuli, předáme jen údaje, které tyto funkce potřebují, a odstraněný klíč vymažeme. |
| Váš e-shop (Shoptet, WooCommerce, Shopify, PrestaShop) | Pokud e-shop připojíte vlastním tokenem nebo klíčem, přebíráme z něj objednávky včetně údajů kupujícího (jméno, firma, adresa, e-mail, telefon) a posíláme do něj stav skladu a označení vyřízené objednávky s číslem faktury. Přístupové údaje jsou u nás šifrované. |
| Váš poskytovatel identity (Microsoft Entra ID, Google Workspace, OIDC) | Při firemním přihlášení (SSO) nám váš poskytovatel identity sdělí e-mail, jméno, identifikátor účtu a to, že adresu ověřil. Ukládáme e-mail, jméno a identifikátor ke spárování s účtem a přihlášení zapíšeme do auditu; heslo nevidíme. Tajemství klienta je u nás šifrované. |
Vyhledání firmy podle IČO nebo názvu i hledání nových firem podle činnosti a obce se ptá veřejných registrů (RPO, ARES, registr DPH); posíláme jim jen hledaný výraz, filtr nebo IČO, které je třeba načíst. Záznamy z hledání nových firem si pamatujeme nejvýše 30 dnů, bez jmen jednatelů a společníků.
Bezpečnostní opatření
Opatření podle čl. 32 GDPR, která opravdu běží:
- Přenos výhradně přes HTTPS s HSTS; aplikace neposlouchá na veřejném rozhraní přímo, je za reverzní proxy.
- Hesla jsou uložena jako bcrypt hash, nikdy v čitelné podobě. Dvoufaktorové přihlášení přes TOTP se záložními kódy.
- Přístup k datům se ověřuje při každém dotazu na datové vrstvě, ne ve směrování — oprávnění nelze obejít adresou v prohlížeči.
- Údaje jednotlivých zákazníků jsou oddělené identifikátorem účetní jednotky a každý dotaz je jím filtrovaný.
- Citlivá tajemství (heslo k poštovnímu účtu, token k bance, klíč k AI) jsou v databázi šifrovaná.
- Denní zálohy databáze; na serveru se drží 30 dnů a kopie na odděleném úložišti v EU nejvýše 365 dnů. Obnova ze zálohy se zkouší.
- Audit log zaznamenává změny dokladů a oprávnění včetně toho, kdo je provedl.
- Přístup k produkčnímu serveru mají jen pověřené osoby dodavatele přes klíč SSH; heslové přihlášení je vypnuté.
Porušení zabezpečení osobních údajů
Pokud by k němu došlo, oznámíme vám to bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od zjištění, i s tím, čeho se týká a co s tím děláme — abyste stihli svou vlastní 72hodinovou lhůtu vůči úřadu.
Pomoc a kontrola
- Pomůžeme vám vyřídit žádosti subjektů údajů — export dat i výmaz osobních údajů kontaktu máte přímo v aplikaci, bez čekání na nás.
- Na požádání doložíme informace potřebné k prokázání souladu a umožníme audit jednou ročně po dohodě termínu.
- Naši pracovníci jsou vázáni mlčenlivostí, která trvá i po skončení spolupráce.
Po skončení smlouvy
Data si stáhnete kdykoli, i když je účet pro nedostatek kreditu v režimu jen pro čtení — export je součástí aplikace a není za příplatek. Režim jen pro čtení smlouvu nekončí a data se v něm nemažou. Když zrušíte účet v aplikaci, data se smažou ihned. Skončí-li smlouva jinak, zůstane vám účet přístupný jen pro čtení ještě 60 dnů od skončení smlouvy (lhůta k exportu) a potom data vymažeme. Ze záloh zmizí postupně s jejich mazáním, nejpozději do 365 dnů; dokud tam jsou, nepoužíváme je k ničemu jinému než k obnově po havárii. Doklady, které jsme za kredit vystavili my vám, si musíme ponechat podle zákona o účetnictví.
Kontakt: info@it-dk.sk · Ochrana osobních údajů · Obchodní podmínky