Čl. 28 GDPR · účinné od 26. 8. 2026
Zmluva o spracúvaní osobných údajov
Keď do Ledgia vložíte údaje svojich odberateľov, dodávateľov alebo zamestnancov, prevádzkovateľom ste vy a my sme sprostredkovateľ. Tieto podmienky sú súčasťou zmluvy o predplatnom, takže samostatný papier podpisovať nemusíte — na požiadanie ho však pošleme podpísaný.
Predmet a trvanie
IT-DK s.r.o. spracúva osobné údaje výlučne na to, aby fungoval Ledgio — fakturácia, sklad, CRM, mzdy a účtovníctvo. Spracúva ich počas trvania predplatného a len na základe vašich pokynov; pokynom je aj samotné používanie aplikácie. Nepoužívame vaše dáta na vlastné účely, na tréning modelov ani na marketing.
Čo sa spracúva
Záznam o spracovateľských činnostiach podľa čl. 30 GDPR — aj s tým, kde sme prevádzkovateľ a kde sprostredkovateľ.
| Činnosť | Naša rola | Právny základ | Údaje | Ako dlho |
|---|---|---|---|---|
| Používateľské účty a prihlasovaniePrístup do aplikácie, overenie totožnosti, dvojfaktorové prihlásenie | prevádzkovateľ | Plnenie zmluvy — čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR | Meno, e-mail, heslo (bcrypt), tajomstvo TOTP, čas posledného prihláseniaPoužívatelia zákazníka a jeho účtovníci | Počas trvania predplatného a 12 mesiacov po jeho skončení |
| Účtovné a obchodné dáta zákazníkaFakturácia, sklad, CRM, mzdy a účtovníctvo — účel určuje zákazník | sprostredkovateľ | Pokyn zákazníka podľa zmluvy o spracúvaní (čl. 28 GDPR) | Identifikačné a fakturačné údaje, kontakty, mzdové údaje vrátane údajov o zdravotnej poisťovni a zrážkach, dochádzkaOdberatelia, dodávatelia, zamestnanci a kontaktné osoby zákazníka | Kým to zákazník neodstráni; po skončení zmluvy sa dáta vymažú do 60 dní |
| Odosielaná pošta a jej históriaDoručenie faktúry alebo upomienky a preukázanie, že bola odoslaná | sprostredkovateľ | Pokyn zákazníka podľa zmluvy o spracúvaní | E-mailová adresa, predmet, čas odoslania a otvorenia správyPríjemcovia dokladov zákazníka | Kým trvá zmluva; história správ je súčasťou dokladu |
| Dopyty a komunikácia s predajomOdpoveď na dopyt a príprava ponuky | prevádzkovateľ | Opatrenia pred uzavretím zmluvy — čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR | Meno, firma, e-mail, telefón, obsah správyZáujemcovia o Ledgio | 24 mesiacov od poslednej komunikácie |
| Prevádzkové záznamy a chybyBezpečnosť systému, vyšetrenie incidentov a odstránenie chýb | prevádzkovateľ | Oprávnený záujem — čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR | Identifikátor používateľa, čas, adresa požiadavky, text chybyPoužívatelia aplikácie | 90 dní |
| Audit logPreukázateľnosť toho, kto v systéme zmenil doklad alebo oprávnenie | sprostredkovateľ | Pokyn zákazníka; zároveň požiadavka zákona o účtovníctve | Používateľ, čas, typ udalosti, dotknutý záznamPoužívatelia zákazníka | Počas trvania zmluvy |
Sub-spracovatelia
Máte právo vedieť o nich vopred, preto sú tu a nie v prílohe. Zmenu oznámime aspoň 30 dní vopred a môžete voči nej namietať.
| Kto | Na čo | Kde |
|---|---|---|
| Contabo GmbH | Serverová infraštruktúra, na ktorej beží aplikácia a databáza | Dátové centrum Lauterbourg, Francúzsko (EÚ) |
| IT-DK s.r.o. — poštový server | Odosielanie faktúr, upomienok a systémových správ e-mailom | Hetzner Online GmbH, Norimberg, Nemecko (EÚ) |
| ePošťák (certifikovaný poskytovateľ doručovania) | Doručenie elektronickej faktúry cez sieť Peppol, keď ho zákazník zapne | Slovenská republika (EÚ) |
| Anthropic PBC | AI asistent — len ak si ho zákazník zapne. Do modelu ide obsah otázky a údaje, ktoré si asistent vyžiada na jej zodpovedanie.Štandardné zmluvné doložky podľa čl. 46 ods. 2 písm. c) GDPR. Bez zapnutého asistenta sa k tomuto poskytovateľovi neposiela nič. | Spojené štáty americké |
Bezpečnostné opatrenia
Opatrenia podľa čl. 32 GDPR, ktoré naozaj bežia:
- Prenos výhradne cez HTTPS s HSTS; aplikácia nepočúva na verejnom rozhraní priamo, je za reverznou proxy.
- Heslá sú uložené ako bcrypt hash, nikdy v čitateľnej podobe. Dvojfaktorové prihlásenie cez TOTP so záložnými kódmi.
- Prístup k dátam sa overuje pri každom dotaze na dátovej vrstve, nie v smerovaní — oprávnenie sa nedá obísť adresou v prehliadači.
- Údaje jednotlivých zákazníkov sú oddelené identifikátorom účtovnej jednotky a každý dotaz je ním filtrovaný.
- Citlivé tajomstvá (kľúč k poštovému účtu, kľúč k AI) sú v databáze šifrované.
- Denné zálohy databázy so skúškou obnovy; zálohy sú šifrované a uložené oddelene od produkčného servera.
- Audit log zaznamenáva zmeny dokladov a oprávnení vrátane toho, kto ich vykonal.
- Prístup k produkčnému serveru majú len poverené osoby dodávateľa cez kľúč SSH; heslové prihlásenie je vypnuté.
Porušenie ochrany údajov
Ak by k nemu došlo, oznámime vám to bez zbytočného odkladu, najneskôr do 48 hodín od zistenia, aj s tým, čoho sa týka a čo s tým robíme — aby ste stihli svoju vlastnú 72-hodinovú lehotu voči úradu.
Pomoc a kontrola
- Pomôžeme vám vybaviť žiadosti dotknutých osôb — export dát aj výmaz osobných údajov kontaktu máte priamo v aplikácii, bez čakania na nás.
- Na požiadanie doložíme informácie potrebné na preukázanie súladu a umožníme audit raz ročne po dohode termínu.
- Naši pracovníci sú viazaní mlčanlivosťou, ktorá trvá aj po skončení spolupráce.
Po skončení zmluvy
Dáta si stiahnete kedykoľvek — export je súčasťou aplikácie a nie je za príplatok. Po skončení predplatného ich držíme 60 dní, aby ste sa mali kam vrátiť, a potom ich vymažeme vrátane záloh v najbližšom zálohovacom cykle. Ak chcete vymazať skôr, stačí napísať.
Kontakt: info@it-dk.sk · Ochrana osobných údajov