Čl. 28 GDPR · účinné od 13. 10. 2026
Zmluva o spracúvaní osobných údajov
Keď do Ledgia vložíte údaje svojich odberateľov, dodávateľov alebo zamestnancov, prevádzkovateľom ste vy a my sme sprostredkovateľ. Tieto podmienky sú súčasťou zmluvy o používaní Ledgia podľa obchodných podmienok, takže samostatný papier podpisovať nemusíte — na požiadanie ho však pošleme podpísaný.
Predmet a trvanie
IT-DK s. r. o. spracúva osobné údaje výlučne na to, aby fungoval Ledgio — fakturácia, sklad, CRM, mzdy a účtovníctvo. Spracúva ich počas trvania zmluvy a len na základe vašich pokynov; pokynom je aj samotné používanie aplikácie. Nepoužívame vaše dáta na vlastné účely, na tréning modelov ani na marketing.
Čo sa spracúva
Záznam o spracovateľských činnostiach podľa čl. 30 GDPR — aj s tým, kde sme prevádzkovateľ a kde sprostredkovateľ.
| Činnosť | Naša rola | Právny základ | Údaje | Ako dlho |
|---|---|---|---|---|
| Používateľské účty a prihlasovaniePrístup do aplikácie, overenie totožnosti, dvojfaktorové prihlásenie | prevádzkovateľ | Plnenie zmluvy — čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR | Meno, e-mail, heslo (bcrypt), tajomstvo TOTP, verejné kľúče passkey, pri prihlásení Googlom alebo firemným účtom (SSO) identifikátor účtu u poskytovateľa identity, dátum a verzia prijatých obchodných podmienok, čas posledného prihláseniaPoužívatelia zákazníka a jeho účtovníci | Kým účet existuje. Pri zrušení účtu sa zmaže hneď; zo záloh zmizne najneskôr do 365 dní. |
| Účtovné a obchodné dáta zákazníkaFakturácia, sklad, CRM, mzdy a účtovníctvo — účel určuje zákazník | sprostredkovateľ | Pokyn zákazníka podľa zmluvy o spracúvaní (čl. 28 GDPR) | Identifikačné a fakturačné údaje, kontakty, mzdové údaje vrátane údajov o zdravotnej poisťovni a zrážkach, dochádzkaOdberatelia, dodávatelia, zamestnanci a kontaktné osoby zákazníka | Kým trvá zmluva a zákazník ich neodstráni. Pri zrušení účtu v aplikácii sa zmažú hneď; ak zmluva skončí inak, po 60-dňovej lehote na export. Zo záloh zmiznú najneskôr do 365 dní. |
| Odosielaná pošta a jej históriaDoručenie faktúry alebo upomienky a preukázanie, že bola odoslaná | sprostredkovateľ | Pokyn zákazníka podľa zmluvy o spracúvaní | E-mailová adresa, predmet, čas odoslania a otvorenia správy (otvorenie len ak ho zákazník nevypol v Nastavenia → Pošta)Príjemcovia dokladov zákazníka | Kým trvá zmluva; história správ je súčasťou dokladu |
| E-mailové kampane a odber noviniekRozoslanie kampane, ktorú zostaví zákazník, kontaktom so súhlasom alebo jeho existujúcim zákazníkom cez poštovú schránku zákazníka; meranie otvorenia a kliknutia; evidencia súhlasu, odhlásenia a jeho potvrdenia; prihlásenie na odber z webu zákazníka s potvrdením e-mailom. Len keď ich zákazník používa. | sprostredkovateľ | Pokyn zákazníka podľa zmluvy o spracúvaní (čl. 28 GDPR) | E-mailová adresa a meno, stav súhlasu (zdroj, dátum, kto ho zapísal), čas odoslania, otvorenia, kliknutia a odhlásenia; pri prihlásení z webu odtlačok IP adresy.Kontakty zákazníka a ich kontaktné osoby, návštevníci jeho webu, ktorí sa prihlásia na odber | Kým trvá zmluva; súhlas a odhlásenie ako záznam pre zákazníka (§ 116 ods. 5 a 6 zák. 452/2021 Z. z. — štyri roky od odvolania). Nepotvrdené prihlásenie a odtlačok IP 30 dní. |
| Doručená pošta a jej triedeniePrevzatie e-mailov bez dokladu zo schránky zákazníka do Doručenej pošty, ich zaradenie jazykovým modelom (dopyt, objednávka, reklamácia, otázka na stav, iné) a na požiadanie návrh odpovede, ktorú odošle človek. Len keď ich zákazník zapne. | sprostredkovateľ | Pokyn zákazníka podľa zmluvy o spracúvaní (čl. 28 GDPR) | Meno a adresa odosielateľa, predmet, čas, text bez príloh a citovanej histórie. Do jazykového modelu ide predmet a začiatok textu (pri triedení najviac 2 000 znakov, pri návrhu odpovede najviac 4 000), pri návrhu aj doklady odosielateľa, ak je kontaktom zákazníka, a dostupnosť položiek z cenníka. Prílohy do modelu nejdú. Prenos do USA (Anthropic PBC, Google LLC) na základe štandardných zmluvných doložiek — len v hostovanom režime; pri vlastnom kľúči podľa zmluvy zákazníka s poskytovateľom modelu.Odosielatelia e-mailov zákazníkovi a osoby uvedené v ich texte | Ak zákazník nedá iný pokyn: text správy 12 mesiacov od prevzatia, potom sa vymaže; odosielateľ, predmet, druh a stav vybavenia, kým trvá zmluva. Skorší výmaz vybavíme na požiadanie. Návrh odpovede ostáva v histórii asistenta, kým ho používateľ nezmaže, najdlhšie do skončenia zmluvy. Pôvodná správa ostáva v schránke zákazníka nedotknutá. |
| AI asistent a diktovanieOdpovede na otázky používateľa z dát firmy a návrhy zápisov, ktoré vykoná až človek; prepis nadiktovanej otázky na text. Len keď zákazník asistenta zapne. | sprostredkovateľ | Pokyn zákazníka podľa zmluvy o spracúvaní (čl. 28 GDPR) | Text otázky, údaje, ktoré si asistent na odpoveď vyžiada (len v rozsahu oprávnení používateľa), odpoveď; pri diktovaní hlasová nahrávka najviac 60 sekúnd, ktorá sa nepoužíva na rozpoznanie hovoriaceho. Prenos do USA (Anthropic PBC, Google LLC) na základe štandardných zmluvných doložiek — len v hostovanom režime; pri vlastnom kľúči podľa zmluvy zákazníka s poskytovateľom modelu.Používatelia zákazníka a osoby v dátach, na ktoré sa asistent pýta | Rozhovory, kým ich používateľ nezmaže, najdlhšie počas trvania zmluvy. Nahrávka sa neukladá — po prepise sa zahodí; prepis sa vloží do poľa a odošle ho používateľ. |
| Chat s AI na firemnom webeOdpovede návštevníkom webu zákazníka z verejných údajov webu a otázok, ktoré zákazník pre chat napísal. Prevádzkovateľom je zákazník, ktorý chat na svojom webe zapol; návštevníkov je povinný informovať podľa čl. 13 GDPR (kto je prevádzkovateľ, účel a právny základ, príjemcovia vrátane prenosu mimo EÚ, doba uchovávania, práva). | sprostredkovateľ | Pokyn zákazníka podľa zmluvy o spracúvaní (čl. 28 GDPR) | Text správ návštevníka (najviac 500 znakov, 16 správ v rozhovore), ktorý ide jazykovému modelu; odtlačok IP adresy (nie adresa samotná) na obmedzenie počtu správ. Do faktúr, objednávok ani kontaktov chat nesiaha. Prenos do USA (Anthropic PBC, Google LLC) na základe štandardných zmluvných doložiek — len v hostovanom režime; pri vlastnom kľúči podľa zmluvy zákazníka s poskytovateľom modelu.Návštevníci webu zákazníka | Rozhovor sa neukladá. Prepis vznikne, len keď návštevník sám odošle dopyt — potom je súčasťou dopytu, kým trvá zmluva. Odtlačok IP 30 dní. |
| Objednávky z pripojených e-shopovPrevzatie objednávok zo Shoptetu, WooCommerce, Shopify alebo PrestaShopu do Ledgia, rezervácia skladu a vybavenie objednávky. Len keď zákazník e-shop pripojí; kupujúcich informuje vo svojich zásadách e-shopu, že objednávky spracúva v Ledgiu (čl. 13 ods. 1 písm. e) GDPR). | sprostredkovateľ | Pokyn zákazníka podľa zmluvy o spracúvaní (čl. 28 GDPR) | Meno, firma a IČO, fakturačná a dodacia adresa, e-mail, telefón, položky, sumy, doprava a platba. Zapisujú sa ako prijatá objednávka a kontakt.Kupujúci v e-shope zákazníka | Ako ostatné obchodné dáta zákazníka — kým trvá zmluva a zákazník ich neodstráni. |
| Portál pre odberateľovSprístupnenie dokladov odberateľovi zákazníka cez odkaz a príjem jeho objednávok; len keď zákazník portál a objednávanie zapne. | sprostredkovateľ | Pokyn zákazníka podľa zmluvy o spracúvaní (čl. 28 GDPR) | Meno a e-mail osoby, ktorej je odkaz vydaný, objednávky (položky, sumy, dodacia adresa), odtlačok IP pri žiadosti o odkaz.Kontaktné osoby odberateľov zákazníka | Ako ostatné obchodné dáta zákazníka; odtlačok IP 30 dní. |
| Hľadanie nových firiem v registriVyhľadanie firiem podobných odberateľom zákazníka vo verejných registroch (RPO, ARES) a pridanie vybraných do CRM ako kontakt a obchodný prípad. | sprostredkovateľ | Pokyn zákazníka. Pri živnostníkoch ide o osobné údaje: zákazník ich spracúva ako prevádzkovateľ na základe oprávneného záujmu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR), ktorý si má posúdiť a zdokumentovať. Informovať ich podľa čl. 14 GDPR je jeho povinnosť — do jedného mesiaca od získania, a ak ich použije na oslovenie, najneskôr pri prvom oslovení, podľa toho, čo nastane skôr. Pri oslovení s ponukou ich musí výslovne a oddelene upozorniť na právo namietať proti priamemu marketingu (čl. 21 ods. 2 a 4 GDPR); oslovenie e-mailom alebo telefonicky sa navyše riadi predpismi o elektronických komunikáciách. | Obchodné meno, IČO, DIČ, miesto podnikania, právna forma a činnosť (SK NACE) z registra. Mená konateľov, spoločníkov a ich adresy sa neukladajú; telefón ani e-mail sa nedohľadávajú.Živnostníci (fyzické osoby – podnikatelia) z verejného registra | Pridaný kontakt ako ostatné obchodné dáta zákazníka. Výsledky hľadania, ktoré do CRM nepridal, sa k jeho firme neukladajú. |
| Dopyty a komunikácia s predajomOdpoveď na dopyt a príprava ponuky | prevádzkovateľ | Opatrenia pred uzavretím zmluvy — čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR | Meno, firma, e-mail, telefón, obsah správyZáujemcovia o Ledgio | 24 mesiacov od poslednej komunikácie |
| Prevádzkové záznamy a chybyBezpečnosť systému, vyšetrenie incidentov a odstránenie chýb | prevádzkovateľ | Oprávnený záujem — čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR | Identifikátor používateľa, čas, adresa požiadavky, text chybyPoužívatelia aplikácie | Kým sú potrebné na vyšetrenie chyby alebo incidentu; automatický výmaz po pevnej lehote zatiaľ nastavený nie je |
| Audit logPreukázateľnosť toho, kto v systéme zmenil doklad alebo oprávnenie | sprostredkovateľ | Pokyn zákazníka; zároveň požiadavka zákona o účtovníctve | Používateľ, čas, typ udalosti, dotknutý záznamPoužívatelia zákazníka | Počas trvania zmluvy |
| Poradca a konfigurátor na webeOdpoveď na otázku návštevníka a zostavenie návrhu; zlepšovanie návodov podľa otázok, na ktoré poradca nevedel odpovedať | prevádzkovateľ | Oprávnený záujem — čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR; pri návrhu poslanom e-mailom opatrenia pred uzavretím zmluvy — písm. b) | Text otázky alebo opisu firmy, odtlačok IP adresy (nie adresa samotná), pri návrhu e-mail. Text spracúva jazykový model (Anthropic, Google) — napíšte doň len to, čo chcete.Návštevníci webu | 12 mesiacov; návrh, z ktorého vznikol účet, kým účet existuje |
| Pamäť verejných registrovKrátkodobé uloženie záznamov z RPO a ARES, aby sa štátnych registrov nebolo treba pýtať na to isté znova a hľadanie nečakalo desiatky sekúnd | prevádzkovateľ | Oprávnený záujem — čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR; údaje sú verejné | Obchodné meno, IČO, DIČ, miesto podnikania, právna forma, činnosť — bez osôb (konateľov, spoločníkov) a ich adriesŽivnostníci (fyzické osoby – podnikatelia) zapísaní vo verejnom registri | Záznam firmy 30 dní, výsledok hľadania 6 hodín; potom sa maže |
| Platby a doklady za LedgioPripísanie kreditu, vystavenie dokladu o platbe, vrátenie kreditu | prevádzkovateľ | Plnenie zmluvy a zákonná povinnosť — čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) GDPR | Fakturačné údaje zákazníka, číslo účtu a meno platiteľa, suma a dátum platbyZákazníci a platitelia | 10 rokov od konca roka, ktorého sa doklad týka (§ 35 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve) — aj po zrušení účtu |
Sub-spracovatelia
Máte právo vedieť o nich vopred, preto sú tu a nie v prílohe. Zmenu oznámime e-mailom aspoň 30 dní vopred; zmenou je aj rozšírenie účelu alebo druhov údajov, ktoré už uvedený sub-spracovateľ spracúva. Ak s ňou nesúhlasíte, môžete do uplynutia lehoty namietať; ak sa nedohodneme, môžete zmluvu ukončiť ku dňu účinnosti zmeny a nevyčerpaný zaplatený kredit vám vrátime. Za sub-spracovateľov zodpovedáme, akoby sme spracúvali sami (čl. 28 ods. 4 GDPR).
| Kto | Na čo | Kde |
|---|---|---|
| Contabo GmbH | Serverová infraštruktúra, na ktorej beží aplikácia a databáza | Dátové centrum Lauterbourg, Francúzsko (EÚ) |
| Hetzner Online GmbH | Úložisko denných záloh databázy mimo produkčného servera; zálohy sa tam držia najviac 365 dní | Nemecko (EÚ) |
| IT-DK s. r. o. — poštový server (hosting Hetzner Online GmbH) | Odosielanie faktúr, upomienok, potvrdení a systémových správ e-mailom | Norimberg, Nemecko (EÚ) |
| Certifikovaný poskytovateľ doručovania elektronických faktúr (prístupový bod Peppol) | Prístupový bod siete Peppol — doručenie a príjem elektronickej faktúry, keď ho zákazník zapne | Slovenská republika (EÚ) |
| Anthropic PBC | AI funkcie — len keď ich zákazník zapne v hostovanom režime (na našom kľúči): asistent (otázka a údaje, ktoré si na odpoveď vyžiada), triedenie prijatej pošty a návrh odpovede (predmet a začiatok textu e-mailu bez príloh, pri návrhu aj doklady odosielateľa) a chat na firemnom webe (správy návštevníka a verejné údaje webu). Údaje sa nepoužívajú na tréning modelov. Môžu obsahovať aj osobitné kategórie údajov (čl. 9 GDPR), ak ich odosielateľ do správy napíše; cielene ich nespracúvame.Štandardné zmluvné doložky podľa čl. 46 ods. 2 písm. c) GDPR. Bez zapnutého asistenta v hostovanom režime sa sem dáta zákazníka neposielajú. | Spojené štáty americké |
| Google Ireland Limited / Google LLC (Gemini API) | Záložný poskytovateľ AI funkcií pre prípad výpadku — rovnaký rozsah ako pri Anthropic — a prepis diktovania do asistenta: hlasová nahrávka (najviac 60 sekúnd) sa pošle na prepis a u nás sa neukladá ani nepoužíva na rozpoznanie hovoriaceho. Len v hostovanom režime. Údaje sa nepoužívajú na tréning modelov.Štandardné zmluvné doložky podľa čl. 46 ods. 2 písm. c) GDPR. Bez zapnutého asistenta v hostovanom režime sa sem dáta zákazníka neposielajú. | EÚ a Spojené štáty americké |
| Packeta (Zásielkovňa s.r.o. / Zásilkovna s.r.o.) | Založenie zásielky a sledovanie jej stavu — meno, adresa, telefón a e-mail adresáta, suma dobierky. Len keď zákazník použije expedíciu cez Packetu. | Slovenská republika a Česká republika (EÚ) |
Služby, ktoré si pripájate sami
Tieto služby nie sú naši sub-spracovatelia. Zapínate ich vy, vlastným účtom alebo súhlasom, a údaje k nim idú len na váš pokyn. Ich podmienky upravuje váš vzťah s nimi.
| Kto | Na čo |
|---|---|
| Enable Banking Oy | Napojenie na banku cez PSD2 — licencovaný poskytovateľ informácií o účte načíta pohyby na základe súhlasu, ktorý dáte vo svojom internetbankingu. |
| Fio banka, a.s. | Načítanie pohybov z vášho účtu vo Fio tokenom len na čítanie, ktorý si vydáte a vložíte do Ledgia. Token je u nás šifrovaný. |
| Google (prihlásenie účtom Google) | Ak sa prihlásite Googlom, Google nám oznámi vaše meno, e-mail a to, že je e-mail overený. Heslo od Googlu nevidíme. |
| Vaše úložisko (Google Drive, OneDrive/SharePoint, S3) | Prílohy a súbory sa ukladajú k poskytovateľovi, ktorého si nastavíte vlastnými prístupovými údajmi. |
| Vaša e-mailová schránka | Nočné čítanie schránky, z ktorej sa preberajú prijaté faktúry. Správy sa nemažú ani neoznačujú. |
| Vlastný kľúč k AI modelu | Ak asistentovi zadáte vlastný kľúč (Anthropic alebo Google), Ledgio na váš pokyn odovzdá tomuto poskytovateľovi pod vaším kľúčom údaje potrebné pre funkcie, ktoré ste zapli: otázky asistentovi, triedenie pošty a návrh odpovede, chat na firemnom webe a pri Google aj nahrávku na prepis diktovania. Poskytovateľ je v tom prípade váš sprostredkovateľ, nie náš sub-spracovateľ — zmluvu vrátane podmienok spracúvania a prenosu mimo EÚ (USA) máte s ním vy, podľa jeho podmienok pre API. Používajte kľúč z platenej (komerčnej) úrovne; pri bezplatnej môže poskytovateľ údaje použiť na zlepšovanie svojich modelov. Za spracúvanie u poskytovateľa nezodpovedáme. Zodpovedáme za to, že kľúč uložíme šifrovaný, použijeme ho len na funkcie, ktoré ste zapli, odovzdáme len údaje, ktoré tieto funkcie potrebujú, a odstránený kľúč vymažeme. |
| Váš e-shop (Shoptet, WooCommerce, Shopify, PrestaShop) | Ak e-shop pripojíte vlastným tokenom alebo kľúčom, preberáme z neho objednávky vrátane údajov kupujúceho (meno, firma, adresa, e-mail, telefón) a posielame doň stav skladu a označenie vybavenej objednávky s číslom faktúry. Prístupové údaje sú u nás šifrované. |
| Váš poskytovateľ identity (Microsoft Entra ID, Google Workspace, OIDC) | Pri firemnom prihlásení (SSO) nám váš poskytovateľ identity oznámi e-mail, meno, identifikátor účtu a to, že adresu overil. Ukladáme e-mail, meno a identifikátor na spárovanie s účtom a prihlásenie zapíšeme do auditu; heslo nevidíme. Tajomstvo klienta je u nás šifrované. |
Vyhľadanie firmy podľa IČO alebo názvu aj hľadanie nových firiem podľa činnosti a obce sa pýta verejných registrov (RPO, ARES, register DPH); posielame im len hľadaný výraz, filter alebo IČO, ktoré treba načítať. Záznamy z hľadania nových firiem si pamätáme najviac 30 dní, bez mien konateľov a spoločníkov.
Bezpečnostné opatrenia
Opatrenia podľa čl. 32 GDPR, ktoré naozaj bežia:
- Prenos výhradne cez HTTPS s HSTS; aplikácia nepočúva na verejnom rozhraní priamo, je za reverznou proxy.
- Heslá sú uložené ako bcrypt hash, nikdy v čitateľnej podobe. Dvojfaktorové prihlásenie cez TOTP so záložnými kódmi.
- Prístup k dátam sa overuje pri každom dotaze na dátovej vrstve, nie v smerovaní — oprávnenie sa nedá obísť adresou v prehliadači.
- Údaje jednotlivých zákazníkov sú oddelené identifikátorom účtovnej jednotky a každý dotaz je ním filtrovaný.
- Citlivé tajomstvá (heslo k poštovému účtu, token k banke, kľúč k AI) sú v databáze šifrované.
- Denné zálohy databázy; na serveri sa držia 30 dní a kópia na oddelenom úložisku v EÚ najviac 365 dní. Obnova zo zálohy sa skúša.
- Audit log zaznamenáva zmeny dokladov a oprávnení vrátane toho, kto ich vykonal.
- Prístup k produkčnému serveru majú len poverené osoby dodávateľa cez kľúč SSH; heslové prihlásenie je vypnuté.
Porušenie ochrany údajov
Ak by k nemu došlo, oznámime vám to bez zbytočného odkladu, najneskôr do 48 hodín od zistenia, aj s tým, čoho sa týka a čo s tým robíme — aby ste stihli svoju vlastnú 72-hodinovú lehotu voči úradu.
Pomoc a kontrola
- Pomôžeme vám vybaviť žiadosti dotknutých osôb — export dát aj výmaz osobných údajov kontaktu máte priamo v aplikácii, bez čakania na nás.
- Na požiadanie doložíme informácie potrebné na preukázanie súladu a umožníme audit raz ročne po dohode termínu.
- Naši pracovníci sú viazaní mlčanlivosťou, ktorá trvá aj po skončení spolupráce.
Po skončení zmluvy
Dáta si stiahnete kedykoľvek, aj keď je účet pre nedostatok kreditu v režime len na čítanie — export je súčasťou aplikácie a nie je za príplatok. Režim len na čítanie zmluvu nekončí a dáta sa v ňom nemažú. Keď zrušíte účet v aplikácii, dáta sa zmažú hneď. Ak zmluva skončí inak, účet vám ostane prístupný len na čítanie ešte 60 dní od skončenia zmluvy (lehota na export) a potom ich vymažeme. Zo záloh zmiznú postupne s ich mazaním, najneskôr do 365 dní; kým tam sú, nepoužívame ich na nič iné než obnovu po havárii. Doklady, ktoré sme za kredit vystavili my vám, si musíme ponechať podľa zákona o účtovníctve.
Kontakt: info@it-dk.sk · Ochrana osobných údajov · Obchodné podmienky