Odvetvia
Komu Ledgio sadne — a komu nie
Sedem odvetví, v ktorých vieme povedať, čo presne sa v systéme robí. Pri každom sú konkrétne situácie z prevádzky a aj hranice, ktoré priznávame — systém kúpený na základe polovičnej pravdy sa aj tak vráti, len o tri mesiace neskôr.
Živnostník alebo firma do 20 ľudí — inštalatéri, elektrikári, stavebné čaty.
Remeselníci a stavba
Ako mať prehľad o zákazke, keď sa materiál kupuje priebežne a ľudia sú na stavbe?Každá stavba je v Ledgiu zákazka s rozpočtom nákladov aj hodín. Prijaté faktúry za materiál a odpracované hodiny sa na ňu naviažu a systém priebežne ukazuje, koľko z rozpočtu zostáva. Faktúru odberateľovi vystavíte z tej istej zákazky, takže sa nestane, že sa vyfakturuje menej, než sa minulo.
- Plán:
- Firma
- Doplnky:
- Mzdy
- Na stavbe pracujú štyria ľudia, dvaja z nich aj na inej zákazke.
- Hodiny sa zapisujú do výkazu práce na konkrétnu zákazku; internou sadzbou sa prepočítajú na náklad. Na zákazke vidíte rozpočet, skutočnosť a zostatok — v Zákazky → detail.
- Investor chce cenovú ponuku a o týždeň z nej faktúru.
- Ponuka má vlastný číselný rad a do výkazov nevstupuje. Keď ju odberateľ schváli, preklopí sa na faktúru jedným kliknutím a ponuka ostane v histórii.
- Materiál sa kupuje priebežne a bločky sa strácajú.
- Prijatú faktúru alebo bloček odfotíte a priložíte k dokladu; doklad priradíte na zákazku. Na konci mesiaca je vidieť, koľko materiálu na ňu naozaj šlo.
Čo Ledgio v tomto odvetví nerobí
- — Ledgio nerobí stavebný rozpočet podľa cenníkov ÚRS ani výkaz výmer.
- — Nemáme mobilnú appku pre montážnika s offline režimom — je to webová aplikácia, ktorú si nainštalujete do telefónu.
Predajca so skladom, ktorý fakturuje z e-shopu aj z ruky.
E-shop a veľkoobchod
Ako udržať sklad a účtovníctvo v zhode, keď objednávky chodia z e-shopu?Objednávky sa dajú zapisovať cez verejné API, výdaj vzniká z faktúry alebo dodacieho listu a zásoba klesá tým istým pohybom, ktorý účtuje sklad. Sklad sa preto nerozíde s účtovníctvom ani vtedy, keď sa časť predaja fakturuje ručne.
- Plán:
- Biznis
- Doplnky:
- Účtovníctvo
- E-shop potrebuje vedieť, koľko kusov je naozaj na sklade.
- Verejné API vracia stav zásob aj cenu pre konkrétneho odberateľa. Kľúč sa vydáva v Nastavenia → API a dá sa kedykoľvek zneplatniť.
- Veľkoodberateľ má vlastné ceny a množstevné zľavy.
- Zákaznícky cenník sa priradí kontaktu; pri fakturácii sa cena doplní sama vrátane množstevných pásiem. Verejné akcie sa na takého odberateľa neuplatnia.
- Za deň príde stovka platieb na účet.
- Nahráte výpis a Ledgio spáruje platby podľa variabilného symbolu a sumy. Čo si nie je isté, ponúkne na potvrdenie — nič sa nespáruje potichu.
Čo Ledgio v tomto odvetví nerobí
- — Nemáme hotové napojenie na Shoptet, WooCommerce ani Shopify — integrácia ide cez API a je to práca na pár dní.
- — Nerobíme skladovú logistiku s pozíciami pre vozíkára v reálnom čase; máme umiestnenia a skenovanie, nie WMS.
Zákazková aj sériová výroba do stovky ľudí — kovoobrábanie, nábytok, plasty.
Výroba a dielne
Koľko nás naozaj stál ten výrobok?Výrobný príkaz vznikne z kusovníka platného v daný deň a odvtedy žije vlastným životom — zmena kusovníka spätne neprepíše, čo sa už vydalo. Kalkulácia porovná plán so skutočnosťou po materiáli, práci aj kooperáciách, takže odchýlka je vidieť na konkrétnej operácii.
- Plán:
- Firma
- Doplnky:
- Výroba, Mzdy, Účtovníctvo
- Časť operácií robí externá firma.
- Operácia sa označí ako kooperácia, priradí sa dodávateľ a cena za kus aj za dávku. Do kalkulácie vstúpi rovnako ako vlastná práca.
- Majster potrebuje odviesť prácu priamo v dielni.
- Výrobný terminál beží na tablete: operátor sa prihlási PIN-om, odvedie kusy a zmetky. Zásoba aj rozpracovanosť sa prepočítajú hneď.
- Zákazka má viac príkazov a treba vedieť, čo stála.
- Výrobný príkaz sa priradí zákazke, takže náklady výroby vstupujú do jej kalkulácie spolu s materiálom a odpracovanými hodinami.
Čo Ledgio v tomto odvetví nerobí
- — Nie sme APS — plánovanie kapacít vieme na úrovni pracovísk a termínov, nie optimalizáciu na minúty.
- — Nemáme odvádzanie zo strojov cez PLC ani MES; terminál je pre človeka.
IT, marketing, projekcia, poradenstvo — firmy, ktoré predávajú čas ľudí.
Služby a agentúry
Ako fakturovať odpracované hodiny bez prepisovania z tabuliek?Hodiny sa zapisujú na zákazku a z nich sa vystaví faktúra — netreba ich nikam prepisovať. Opakované faktúry pokryjú paušály a systém stráži, koľko z dohodnutého rozsahu už bolo odpracované.
- Plán:
- Biznis
- Klient má mesačný paušál a nad rámec sa dofakturúvajú hodiny.
- Paušál je predpis opakovanej faktúry — vystaví sa sám aj počas dovolenky. Hodiny nad rámec sa pridajú ako riadky z výkazu práce.
- Fakturuje sa do Nemecka aj do Česka.
- Režim DPH navrhne systém podľa krajiny a IČ DPH odberateľa a na doklad vytlačí vetu, ktorá tam podľa zákona musí byť. Faktúra môže byť v EUR aj CZK.
- Klienti platia po splatnosti.
- Upomienky odchádzajú podľa rozvrhu — pred splatnosťou aj po nej — a v histórii dokladu je vidieť, kedy ich odberateľ otvoril.
Čo Ledgio v tomto odvetví nerobí
- — Nemáme stopky na meranie času v reálnom čase; hodiny sa zapisujú ako výkaz.
- — Nerobíme riadenie projektov s Ganttom a závislosťami úloh.
Externí účtovníci, ktorí vedú viac firiem naraz.
Účtovné kancelárie
Dá sa v jednom systéme viesť viac klientov bez toho, aby sa dáta pomiešali?Každá účtovná jednotka má vlastné doklady, číselné rady aj účtový rozvrh a prepína sa jedným kliknutím. Účtovník má prístup zdarma a nezaberá licenciu — u klienta, ktorý platí za firmu, ho teda pripojenie účtovníka nestojí nič.
- Plán:
- Firma
- Doplnky:
- Účtovníctvo
- Klient posiela doklady po jednom a chce vedieť, čo ešte chýba.
- Prijaté faktúry sa zapisujú s prílohou a poradcom pre predkontáciu. Čo nie je zaúčtované, je vidieť v prehľade — nie v e-mailoch.
- Treba podať kontrolný výkaz za desať firiem.
- Výkaz aj priznanie sa postavia z tých istých dokladov a vyexportujú ako XML pre portál Finančnej správy. Za každú jednotku zvlášť, bez prepisovania.
- Klient chce vidieť len svoje faktúry, nie účtovný denník.
- Rola sa poskladá z oprávnení; čo v nej nie je, sa človeku nezobrazí ani cez adresu. Zmeny dokladov aj oprávnení zaznamenáva audit log.
Čo Ledgio v tomto odvetví nerobí
- — Nemáme dávkové spracovanie bločkov cez OCR — doklad sa zapisuje ručne, príloha sa priloží.
- — Jednoduché účtovníctvo (peňažný denník) zatiaľ nevedieme, len podvojné.
Firmy s vozovým parkom — rozvoz, servisné výjazdy, autoservisy.
Doprava a servis
Ako mať pod kontrolou vozidlá, knihu jázd a daň z motorových vozidiel?Každé vozidlo má knihu jázd, tankovania, servisné záznamy a termíny — STK, emisná, poistka. Priznanie k dani z motorových vozidiel sa z týchto údajov postaví a vyexportuje ako XML pre portál Finančnej správy.
- Plán:
- Firma
- Doplnky:
- Mzdy
- Blíži sa STK a nikto o tom nevie.
- Termíny vozidiel stráži nočná úloha a upozornenie príde e-mailom skôr, než prepadne.
- Vodič má výjazd k zákazníkovi a účtuje sa aj cesta.
- Jazda sa zapíše na zákazku, náhrada za palivo aj amortizácia sa prepočítajú podľa sadzieb platných v ten deň.
- Treba podať priznanie k dani z motorových vozidiel.
- Systém pozná sadzby aj zníženia podľa veku vozidla a vygeneruje tlačivo DMVv25 vo formáte, ktorý portál prijme.
Čo Ledgio v tomto odvetví nerobí
- — Nemáme GPS sledovanie vozidiel v reálnom čase; kniha jázd sa zapisuje alebo importuje.
- — Nerobíme plánovanie rozvozových trás.
Občianske združenia, nadácie, školy a chránené dielne.
Neziskové organizácie
Zvládne systém projekty a granty, ktoré treba vyúčtovať zvlášť?Každý grant je zákazka s vlastným rozpočtom; náklady sa naň priraďujú dokladmi a hodinami, takže vyúčtovanie donorovi vychádza z účtovníctva, nie z tabuľky vedľa neho. Neziskové organizácie, školy a chránené dielne majú 50 % zľavu z ceny.
- Plán:
- Biznis
- Doplnky:
- Účtovníctvo
- Donor chce vyúčtovanie len za svoju časť nákladov.
- Doklady sa priraďujú na zákazku grantu; zostava ukáže, čo naň bolo zaúčtované a koľko z rozpočtu zostáva.
- Organizácia nie je platiteľ DPH.
- Nastaví sa vzťah k DPH a doklady sa vystavujú bez dane so správnou vetou; systém neponúka to, čo sa jej netýka.
- Dobrovoľníci vykazujú hodiny do projektu.
- Hodiny sa zapisujú do výkazu práce a dajú sa vykázať ako spolufinancovanie.
Čo Ledgio v tomto odvetví nerobí
- — Nevedieme evidenciu darcov ani darovacie kampane — na fundraising je Ledgio zlý nástroj.
- — Nemáme účtovníctvo podľa osobitných postupov pre neziskové účtovné jednotky; účtujeme podvojne pre podnikateľov.
Nenašli ste sa?
Napíšte, čo riešite
Odvetvia hore sú tie, kde vieme presne povedať, čo systém robí. Ak podnikáte inak, povedzte nám ako — a my povieme rovno, či to Ledgio zvládne, alebo nie. Odpoveď „toto nie je pre vás“ je lacnejšia pre obe strany než tri mesiace skúšania.