Nastavení a správa
Historie změn a ochrana údajů
Kdo změnil ten doklad a co máme po ruce při kontrole?
Ledgio si pamatuje, kdo co změnil, a umí vydat údaje firmy i vymazat osobní údaje kontaktu. Obojí je na jednom místě, aby se nehledalo až tehdy, když přijde kontrola.
Potřebuje tarif Firma (historie změn).
1
Podívejte se na historii záznamu
Nastavení → Historie změn
Při změně se zapisuje rozdíl před a po, kdo ji udělal a kdy. Citlivá pole se do historie neukládají v čitelné podobě — historie je důkaz o změně, ne druhá kopie dat.
2
Vyexportujte údaje firmy
Nastavení → Bezpečnost
Export vydá data firmy ve strojově čitelné podobě. Je to právo na přenositelnost i pojistka: kdo dokáže odejít, nezůstává ze strachu. Stáhne se na obrazovce Bezpečnost, odkaz na něj je i pod Ochranou údajů.
3
Vymažte osobní údaje kontaktu
Kontakty → detail
Výmaz se týká osobních údajů, ne účetních dokladů — ty mají zákonnou lhůtu uchovávání a smazat se nesmějí. Doklad proto zůstává, jméno fyzické osoby v něm ne. Tlačítko pro výmaz je na kartě kontaktu.
4
Mějte po ruce záznam o činnostech zpracování
Nastavení → Ochrana údajů
Záznam podle článku 30 je přímo na obrazovce a smlouva o zpracování se seznamem dalších zpracovatelů se otevře k tisku. Při kontrole je to první věc, kterou úřad chce.
5
Když chcete odejít, zrušte si účet
Nastavení → Zrušení účtu
Zrušení je v aplikaci, ne na vyžádání e-mailem. Obrazovka nejdřív řekne, co zmizí a která firma zanikne spolu s vámi; potvrzuje se opsáním vlastní adresy a heslem a maže okamžitě. Firmu, ve které pracují další lidé, s sebou nevezmete — nejprve předejte vlastnictví. **Data si stáhněte předtím**, po zrušení se už nedají vyžádat. Kdo se do účtu nedostane, najde postup a kontakt na veřejné stránce ledgio.sk/zrusenie-uctu.
Časté chyby
- Výmaz kontaktu očekávaný jako smazání jeho faktur — doklad s daňovým dopadem se maže až po uplynutí lhůty, a ne na požádání.
- Zrušený účet bez staženého exportu — zpátky se data nedají vyžádat, firma zanikla i se zálohami.
- Spoléhání na historii tam, kde měla být role: historie řekne, kdo to udělal, ale nezabrání tomu.
- Záznam o činnostech zpracování stažený jednou a nikdy neaktualizovaný po přidání nové integrace.