Účetnictví a výkazy
Zaúčtování dokladů
Jak se doklady dostanou do deníku?
Předkontaci navrhuje poradce, potvrzuje ji účetní. Je to záměrné omezení: jeden špatně zaúčtovaný doklad stojí víc důvěry, než kolik jí získá sto správných návrhů.
Potřebuje modul Účetnictví.
1
Zkontrolujte návrh předkontace
Účetnictví → Zaúčtování
Poradce navrhne účty podle druhu dokladu, sazby DPH a historie firmy. Návrh vidíte i s důvodem, proč takový je.
2
Potvrďte nebo opravte
Potvrzením vzniká zápis v deníku. Rozdíl mezi návrhem a potvrzením se ukládá — systém se tím učí, jak účtuje právě tato firma.
3
Zaúčtujte i pokladnu
Účetnictví → Zaúčtování
Pod fakturami stojí druhý seznam — příjmové a výdajové doklady, které v deníku ještě nejsou. Strana pokladny je daná směrem dokladu, mění se jen protiúčet a ten se bere ze stejného zařazení, které nese peněžní deník. Doklad k faktuře jde proti saldokontu, ne proti tržbě: daň vznikla při vystavení a podruhé se neúčtuje. Jednoznačné doklady se dají zaúčtovat naráz, doklad s výhradou se do dávky nedostane. Stejně se pod nimi zaúčtují bankovní pohyby — úhrada faktury jde proti 311 nebo 321.
4
Zaúčtujte úhrady bez bankovního výpisu
Účetnictví → Zaúčtování
Úhrada zapsaná přímo na faktuře nemá v Ledgiu pohyb banky ani pokladní doklad, proto stojí v samostatném seznamu. Zaúčtuje se 221/311 (přijatá faktura 321/221), ale až po zadání čísla bankovního výpisu — zápis musí mít doklad. U zápočtu zvolte „Zápočet“ a zadejte číslo dohody: jde 321/311, a když je zápočet zapsaný na obou fakturách, zaúčtuje se jednou. Když později nahrajete výpis, pohyb se spáruje s touto úhradou a podruhé se nezaúčtuje.
5
Zaúčtujte skladové pohyby
Účetnictví → Zaúčtování
Poslední seznam je sklad (způsob A). Příjemka od dodavatele jde na účet zásob proti nevyfakturovaným dodávkám (v české osnově 389) — materiál 112, zboží 132 — a přijatá faktura pak proti 321. Prodej se vyskladní v ocenění skladu: zboží 504/132, materiál 542/112, výrobek na účet změny stavu výrobků proti 123; tržba na faktuře jde podle toho na 604, 642 nebo 601. Výdej na zakázku je spotřeba. O účtech rozhoduje druh zásoby na kartě položky. U výdeje bez dokladu lze přepsat protiúčet, například na manko.
6
Zkontrolujte deník a hlavní knihu
Účetnictví → Hlavní kniha
Obraty na účtech sedí s doklady; nic se nedoplňuje mimo doklady.
Časté chyby
- Hromadné potvrzení návrhů bez čtení — poradce je nástroj, ne účetní.
- Ruční zápisy mimo doklady: pak se nedá vysvětlit, odkud částka přišla.
- Uzavřené období se zapomenutým dokladem v konceptu.
- Nezaúčtovaná pokladna: v obratové předvaze pak chybí účet 211 i tržby v hotovosti a závěrka z takové předvahy je nepravdivá.
- Přijatá faktura za materiál bez skladové položky na řádku: jde na služby 518 a materiál je v nákladech dvakrát — jednou při nákupu, podruhé při spotřebě ve výrobě. Při zápisu faktury vyberte skladovou položku.
- Zaúčtovat úhradu bez čísla výpisu nejde: zápis bez dokladu by kontrola neuznala.