Nastavenia a správa
História zmien a ochrana údajov
Kto zmenil ten doklad a čo máme poruke pri kontrole?
Ledgio si pamätá, kto čo zmenil, a vie vydať údaje firmy aj vymazať osobné údaje kontaktu. Obe veci sú na jednom mieste, aby sa nehľadali až vtedy, keď prídu na kontrolu.
Potrebuje plán Firma (história zmien).
1
Pozrite históriu záznamu
Nastavenia → História zmien
Pri zmene sa zapisuje rozdiel pred a po, kto ju urobil a kedy. Citlivé polia sa do histórie neukladajú v čitateľnej podobe — história je dôkaz o zmene, nie druhá kópia dát.
2
Vyexportujte údaje firmy
Nastavenia → Bezpečnosť
Export vydá dáta firmy v strojovo čitateľnej podobe. Je to právo na prenositeľnosť aj poistka: kto vie odísť, neostáva zo strachu. Stiahne sa na obrazovke Bezpečnosť, odkaz naň je aj pod Ochranou údajov.
3
Vymažte osobné údaje kontaktu
Kontakty → detail
Výmaz sa týka osobných údajov, nie účtovných dokladov — tie majú zákonnú lehotu uchovávania a zmazať sa nesmú. Doklad preto ostáva, meno fyzickej osoby v ňom nie. Tlačidlo na výmaz je na karte kontaktu.
4
Majte poruke záznam o spracovateľských činnostiach
Nastavenia → Ochrana údajov
Záznam podľa článku 30 je priamo na obrazovke a zmluva o spracúvaní so zoznamom sub-spracovateľov sa otvorí na tlač. Pri kontrole je to prvá vec, ktorú úrad pýta.
5
Keď chcete odísť, zrušte si účet
Nastavenia → Zrušenie účtu
Zrušenie je v aplikácii, nie na vyžiadanie e-mailom. Obrazovka najprv povie, čo zmizne a ktorá firma zanikne spolu s vami; potvrdzuje sa opísaním vlastnej adresy a heslom a maže okamžite. Firmu, v ktorej pracujú ďalší ľudia, so sebou nevezmete — najprv odovzdajte vlastníctvo. **Údaje si stiahnite predtým**, po zrušení sa už nedajú vypýtať. Kto sa do účtu nedostane, nájde postup a kontakt na verejnej stránke ledgio.sk/zrusenie-uctu.
Časté chyby
- Výmaz kontaktu očakávaný ako zmazanie jeho faktúr — doklad s daňovým dopadom sa maže až po uplynutí lehoty, a nie na požiadanie.
- Zrušený účet bez stiahnutého exportu — späť sa dáta nedajú vypýtať, firma zanikla aj so zálohami.
- Spoliehanie sa na históriu tam, kde mala byť rola: história povie, kto to urobil, ale nezabráni tomu.
- Záznam o spracovateľských činnostiach stiahnutý raz a nikdy neaktualizovaný po pridaní novej integrácie.