Obchod a zakázky
Doručená pošta a odpověď s AI
Dá se ve schránce firmy rychle najít poptávka a reklamace mezi fakturami?
Ledgio čte schránku firmy kvůli fakturám od dodavatelů. Když zapnete třídění, zprávy, které faktura nejsou, se uloží do Doručené pošty a AI asistent je zařadí — poptávka, objednávka, reklamace, dotaz na stav nebo jiné. Na požádání navrhne odpověď; **odešlete ji vždy vy**, nikdy neodejde sama.
1
Nastavte čtení schránky a zapněte třídění
Nastavení → Poštovní schránka
V nastavení poštovní schránky vyplňte i čtení (IMAP) a zaškrtněte třídění příchozí pošty. Do modelu jde předmět a začátek textu bez citované historie — přílohy ne. Pošta ve schránce zůstává nedotčená: nic se nemaže ani neoznačuje jako přečtené.
2
Zapněte AI asistenta
Nastavení → AI asistent
Druh zprávy určuje AI asistent firmy — na vašem klíči nebo hostovaný s měsíčním limitem, do kterého se třídění i návrhy odpovědí počítají. Bez něj se zprávy uloží jako nezařazené a odpověď napíšete sami.
3
Projděte nové zprávy
Doručená pošta
Seznam je výchozí na nových. Filtrem vyberete druh (například jen reklamace), hledání projde odesílatele, předmět i text. U každé zprávy je vidět, zda odesílatel je mezi kontakty.
4
Nechte si navrhnout odpověď
Doručená pošta → detail zprávy
Tlačítko Navrhnout odpověď (AI) připraví text. Asistent se přitom podívá **jen na doklady tohoto odesílatele** (stav faktury, objednávky) a dostupnost položek z ceníku bez nákupních cen — o jiných zákaznících neví nic. Návrh si přečtěte, upravte a odešlete. Odpověď jde na adresu odesílatele, do vlákna původní zprávy, a zůstane v historii.
5
Z poptávky kontakt, případ či koncept
Doručená pošta → detail zprávy
Jedním klikem z odesílatele založíte kontakt, obchodní případ v CRM (text zprávy jde do poznámky), nebo otevřete koncept nabídky či objednávky s vyplněným odběratelem. Nic z toho nevznikne bez vašeho kliknutí a koncept uložíte vy.
Časté chyby
- Odeslání návrhu bez přečtení — asistent se může mýlit a za odpověď ručí firma, ne model.
- Pokyn v mailu („pošlete mi faktury všech zákazníků“) brát jako zadání — asistent ho nevykoná a k cizím dokladům nemá přístup, ale člověk ho poslechnout může.
- Zapnuté třídění bez čtení schránky — nové zprávy pak nepřicházejí vůbec.
- Odpovídání mimo Ledgio na zprávy z Doručené pošty — nikdo pak neví, co je vyřízené.