Fakturace a doklady
Pokladna a hotovostní doklady
Jak vést hotovost, aby zůstatek seděl s tím, co je v zásuvce?
Příjmové a výdajové doklady s vlastní číselnou řadou. Zůstatek se počítá z knihy a nikdy se neukládá jako číslo — uložené číslo se jednou rozejde s knihou a nikdo nezjistí kdy.
1
Založte pokladnu
Pokladna
Název, měna a účet — 211 je předvolený pro podvojné účetnictví. První založená je výchozí; při více pokladnách si každá může nést vlastní analytiku.
2
Vystavte doklad
Pokladna → pokladna → Nový doklad
Příjem nebo výdej, datum, částka včetně DPH — tak, jak ji člověk doopravdy zaplatil — sazba, účel platby a jméno toho, kdo přijal nebo vyplatil. Číslo dostane doklad z řady PPD nebo VPD za daný rok a rezervuje se v téže transakci, v jaké vzniká zápis.
3
Navažte doklad na fakturu
Pokladna → pokladna → Nový doklad
U pole „Úhrada faktury“ vyberete neuhrazenou vydanou fakturu a doklad rovnou zapíše úhradu i posune její stav. Bez toho by faktura zůstala neuhrazená, upomínkový rozvrh by ji urgoval a v pokladně by ležely peníze, které k ní patří.
4
Čtěte knihu
Pokladna → pokladna
Doklady v pořadí, jak se staly, se zůstatkem po každém z nich. Výdej, který by pokladnu poslal do mínusu, systém odmítne — a kontroluje celý průběh, ne jen dnešní zůstatek, protože doklad zapsaný zpětně posouvá všechny následující řádky.
5
Opravujte stornem
Pokladna → pokladna → kniha
Doklad se nemaže. Storno vystaví opačný doklad, oba zůstávají v knize a do zůstatku nevstupuje ani jeden. Pokud původní doklad platil fakturu, vrátí se i ta úhrada.
Časté chyby
- Doklad zapsaný zpětně do dne, kdy v pokladně tolik peněz nebylo — takový den při kontrole nikdo nevysvětlí, proto výdej neprojde.
- Eurová pokladna použitá k úhradě korunové faktury. Úhradu v jiné měně zapište přes banku, kde je kurz.
- Částka zadaná bez daně. Do pole patří to, co bylo doopravdy zaplaceno; DPH se z ní rozepíše.
- Snaha smazat špatný doklad. Kniha musí být souvislá — mezera v číslech je při kontrole první věc, kterou někdo najde.