Provoz

Sestavy, sešity a reporty mailem

Jak dostat čísla z Ledgia ven — a nechat si je posílat samy?

Hotové sestavy odpovídají každá na jednu otázku a dá se z nich prokliknout až na doklad. Vlastní si poskládáte z oblasti, sloupců a seskupení. A co chodí každé pondělí, nemusí nikdo exportovat ručně.

Potřebuje tarif Biznis nebo vyšší (reporty a výkazy).

1. 1

   Začněte hotovými sestavami

   Reporty

   Peněžní tok na tři měsíce, pohledávky podle stáří dluhu, obrat a marže po zákaznících i po položkách, prodej v čase, náklady po střediscích. Filtr je období nebo rok podle sestavy. Všechno běží nad týmiž daty a přes táž oprávnění jako obrazovky — kdo na data nevidí, nedostane je ani v reportu.

2. 2

   Poskládejte vlastní sestavu

   Reporty → Vlastní sestavy

   Vyberete oblast, sloupce a případné seskupení; při seskupení se číselné sloupce sečtou a přibude počet řádků ve skupině. Žádné vlastní SQL — dotaz se skládá z nabídnutých polí. Na obrazovce je prvních 500 řádků, celá sestava je v exportu.

3. 3

   Přepočty si nechte v sešitu

   Reporty → Sešity

   Prázdná tabulka nebo nahrané .xlsx či .csv, úprava přímo v prohlížeči a stažení zpět jako Excel. Je to místo pro to, co si firma stejně vede vedle systému — jen s přístupovými právy a v záloze. Sešit se počítá do úložiště jako příloha.

4. 4

   Nastavte rozvrh

   Reporty → Rozvrhy sestav

   Uložené sestavě zadáte frekvenci (denně, týdně, měsíčně), den, hodinu a adresy příjemců oddělené čárkou nebo novým řádkem. Sestava odejde jako sešit v příloze, ne jako odkaz — příjemce tedy nemusí mít v Ledgiu účet. Rozvrh se dá kdykoli vypnout a zapnout.

5. 5

   Ověřte, že pošta odchází

   Reporty → Rozvrhy sestav

   Pokud server nemá zapnutého poskytovatele pošty, rozvrh se uloží, ale nic neodejde — obrazovka na to upozorní nahoře. Zapíná to správce prostředím, ne klikáním v aplikaci.

Časté chyby

• Hodina rozvrhu zadaná v našem čase: zadává se v UTC, takže přes léto report přijde o hodinu jinak, než člověk čekal.
• Čekání, že se vynechaný termín dožene — dlužné termíny reportů se záměrně nedobíhají: report za minulé pondělí už nikoho nezajímá a pět stejných e-mailů naráz je horší než jeden vynechaný.
• Rozvrh na sestavu, ke které zakladatel mezitím ztratil přístup: report přestane chodit, a je to tak správně — rozvrh nejsou zadní vrátka k odebraným datům.
• Export do Excelu rozesílaný ručně každé pondělí, ačkoli přesně na to je rozvrh.

Souvisí