Provoz

Servisní zakázka od převzetí po předání

Jak přijmout cizí zařízení a vyfakturovat to, co se opravdu udělalo?

Servisní zakázka má dva body, které se nedají vzít zpět: převzetí a předání. Oba potvrzuje podpis zákazníka a oba něco zmrazí. Mezi nimi se stav hýbe volně — pracuje se, čeká na díl, hotovo.

Potřebuje tarif Firma nebo Enterprise, případně doplněk Zakázky k tarifu Biznis.

1. 1

   Ráno začněte výjezdy

   Servis → Výjezdy na dnes

   Denní pohled ukáže, co je na dnes a co je po termínu. Předané a zrušené zakázky se do něj nedostanou — tam už termín nic neznamená.

2. 2

   Přijměte zařízení

   Servis → Přijmout do servisu

   Vyberte druh zakázky — oprava, montáž nebo prohlídka. Zařízení najdete v evidenci podle výrobního čísla nebo VIN bez ohledu na to, kolikrát změnilo majitele; nové se zapíše rovnou tady. Doplňte zákazníka, dohodnutý termín, vozidlo technika a hodinovou sazbu práce. Číslo zakázky má vlastní řadu a rezervuje se ve stejné transakci jako zápis, takže dvě zakázky nikdy nedostanou totéž.

3. 3

   Zapište stav při převzetí a nechte podepsat

   Servis → detail zakázky

   Stav se nepíše do jednoho pole: je to kontrolní seznam bodů podle druhu zařízení, každý se třemi možnostmi a volitelnou poznámkou. K tomu příslušenství po řádcích, stav počítadla a fotky. Podpisem převzetí se tohle všechno zmrazí a od té chvíle se nepřepisuje — včetně fotek, které se po podpisu už nepřidávají.

4. 4

   Pracujte a zapisujte, co jste spotřebovali

   Servis → detail zakázky

   Servisní list má tři samostatná pole: hlášená závada, nalezená závada a provedená práce — jsou to tři různé věci. Hodiny jdou do výkazu práce se sazbou platnou v čase zápisu, díly se vydávají ze skladu, který má technik v autě. Pozdější změna ceníku staré hodiny nemění.

5. 5

   Předejte zařízení

   Servis → detail zakázky

   Předat se dá až hotová práce a není to výběr v číselníku — dělá to druhý podpis zákazníka. Jím se zakázka uzavře a nedopíše se na ni už ani hodina, ani díl. Oba protokoly se dají vytisknout.

6. 6

   Vyfakturujte odvedené

   Servis → detail zakázky

   Faktura vzniká z toho, co je zapsané — z hodin a vydaných dílů, ne z odhadu při převzetí. Každý podklad se označí dokladem, kterým odešel, takže druhá faktura totéž už nevezme. Co se na fakturu nedostane a proč, systém vypíše.

Časté chyby

• Podpis převzetí až při předání — tehdy už protokol není důkaz o tom, v jakém stavu zařízení přišlo.
• Díl vydaný mimo Ledgio: na fakturu se nedostane a v ziskovosti zakázky bude chybět.
• Fakturace podle přejímacího protokolu místo odvedeného — slíbené a udělané není totéž.
• Dopisování hodin na předanou zakázku: uzavřená zakázka se nemění, opravou je nová.

Souvisí