Provoz
Předávací protokol
Jak doložit, co jsme zákazníkovi předali?
Protokol není doklad o penězích, ale o věcech. Při sporu „tohle jste nedodali“ je podepsaný protokol jediné, co platí — a proto se po podpisu nemění ani nemaže. Má vlastní číselnou řadu, není to účetní doklad.
Potřebuje tarif Firma nebo Enterprise, případně doplněk Zakázky k tarifu Biznis.
1
Založte protokol
Předávací protokoly → Nový protokol
Odběratel a zakázka jsou nepovinné — protokol může stát i sám. Datum předání je předvyplněné na dnešek. Číslo se rezervuje ve stejné transakci jako zápis.
2
Vypište, co se předává
Předávací protokoly → Nový protokol
Řádek po řádku: název, bližší popis, množství a jednotka. Řádek bez názvu nebo s nulovým množstvím se zahodí — je to prázdný řádek formuláře, ne položka. Na protokol se vejde nejvýš 200 řádků; delší seznam při přebírání stejně nikdo neprojde.
3
Doplňte úvodní větu a poznámku
Předávací protokoly → Nový protokol
Úvodní věta říká, co se podpisem potvrzuje. Poznámka je místo na výhrady přebírajícího a dohodnuté termíny — cokoli, co má být na papíře. Ústní dohoda za týden neexistuje.
4
Vytiskněte PDF a nechte podepsat
Předávací protokoly → tlačítko PDF u protokolu
PDF má podpisová místa pro obě strany a podepisuje se perem na vytištěném papíře — na tabletu se protokol v Ledgiu zatím podepsat nedá, proto jsou v PDF prázdné linky. Podepsaný papír si uschovejte: je to jediný doklad o tom, co se převzalo.
Časté chyby
- Oprava podepsaného protokolu: nemění se a nemaže — opravou je nový protokol, jinak by podpis neznamenal nic.
- Položka „materiál podle dodacího listu“ — protokol má smysl jen tehdy, když je v něm napsané, co se opravdu předalo.
- Výhrady přebírajícího dohodnuté ústně: na papíře nejsou, tedy při sporu neexistují.
- Protokol místo faktury — je to doklad o věcech, ne o penězích, a do výkazů nevstupuje.