Provoz
Vozidla, kniha jízd a termíny
Jak vést knihu jízd, aby obstála bez dopisování?
Smyslem knihy jízd není seznam cest. Kontrola se dívá jako první na to, jestli na sebe navazují stavy tachometru — a Ledgio díry ukáže, nedopisuje je. K tomu tankování, servis, hlídané termíny a cena kilometru.
Potřebuje tarif Firma nebo Enterprise (vozidla).
1
Zapište vozidlo z osvědčení o registraci
Vozidla → Nové vozidlo
Kategorie, palivo, objem válců, celková hmotnost, počet náprav, první registrace a vstupní cena. Z těchto údajů plyne sazba daně z motorových vozidel i normovaný přepočet spotřeby — doplnit je později znamená přepočítávat. Zapište i vztah k vozidlu: vlastní, na leasing, pronajaté nebo soukromé vozidlo zaměstnance.
2
Vyberte způsob uplatnění pohonných hmot
Vozidla → karta vozidla
Ledgio zná čtyři: spotřeba z osvědčení, satelitní sledování, paušál 80 % z nákupu a elektřina podle průměrných cen statistického úřadu. Paušál knihu jízd nevyžaduje — stačí stav tachometru na začátku a na konci období. Ostatní způsoby ji vyžadují. Tato čtveřice vychází ze slovenských pravidel pro uplatnění pohonných hmot a týká se slovenských provozoven; v Česku se výdaje na dopravu uplatňují podle českého zákona o daních z příjmů.
3
Zapisujte jízdy
Vozidla → karta vozidla
Datum, účel (služební nebo soukromá), odkud, kam, účel cesty a stav tachometru při odjezdu a příjezdu. Účel cesty napište vlastními slovy — „jednání s odběratelem“; bez něj jízda při kontrole neobstojí. Díry a překryvy mezi jízdami systém vypíše i s počtem kilometrů bez zápisu.
4
Zapisujte tankování
Vozidla → karta vozidla
Množství, cena, stav tachometru a jestli se tankovalo do plna. Skutečná spotřeba se počítá jen mezi dvěma plnými nádržemi — jinak by byla vymyšlená — a porovná se se spotřebou z osvědčení.
5
Hlídejte termíny
Vozidla → karta vozidla
STK, emisní kontrola, povinné ručení i havarijní pojištění, dálniční známka, přezouvání, servisní prohlídka, tachograf, lékárnička, konec leasingu. Termín se hlídá datem, stavem tachometru nebo obojím naráz — tehdy platí to, co nastane dřív. Upozornění odchází mailem na adresu firmy s nastaveným předstihem a ještě jednou, když termín uplyne. Termín přidáte na kartě vozidla (Přidat termín), tam ho i splníte — splnění založí servisní záznam a posune termín podle intervalu. Přehled za všechna vozidla je ve Vozidla → Termíny.
6
Podívejte se na náklady a cenu kilometru
Vozidla → Náklady
Palivo, servis a silniční daň proti najetým kilometrům, s exportem do Excelu. Cena kilometru se počítá ze všech kilometrů, služebních i soukromých — benzin se spálil na obou. Odpis v ní není: vozidlo se odpisuje v majetku a započítat ho i tady by znamenalo tentýž náklad dvakrát.
Časté chyby
- Termín STK ani měření emisí nikdo nehlídá — firma se o něm dozví při silniční kontrole. Přidejte ho na kartě vozidla, Ledgio pošle upozornění dopředu.
- Díra mezi stavy tachometru — kilometry bez dokladu jsou první, co kontrolor najde.
- Jízda se slovem „služebně“ místo účelu cesty: neobstojí.
- Tankování bez stavu tachometru nebo bez příznaku „do plna“ — spotřeba se z něj nedá spočítat.
- Vozidlo poskytnuté i na soukromé použití bez zapsaného příznaku; nepeněžní příjem zaměstnance se navíc do mzdového podkladu přenáší ručně.