Obchod a zakázky

Etapy, harmonogram a vícepráce zakázky

Kde se na zakázce utrácí, co se zpožďuje a jak zapsat vícepráci?

Zakázka se rozdělí na etapy, úkoly a milníky s termínem, odpovědnou osobou a rozpočtem. Náklady zůstávají tam, kde vznikly — etapa je jen další vazba, takže součet etap a nepřiřazených nákladů je vždy přesně ziskovost zakázky. Vícepráce a méněpráce jdou změnovými listy a původní rozpočet se nikdy nepřepisuje.

Potřebuje tarif Firma nebo doplněk Zakázky k tarifu Biznis.

1. 1

   Rozdělte zakázku na etapy

   Zakázky → zakázka → Etapy a harmonogram

   Etapa může mít pod sebou další etapy, úkoly a milníky. Rozpočet nadřazené etapy je rezerva nad podetapy, ne jejich součet — sečte se sám. Dokončení nadřazené etapy se počítá z podetap vážené hodinami.

2. 2

   Posouvejte termíny na časové ose

   Zakázky → zakázka → Etapy a harmonogram

   Pruh přetáhněte pro přesun, okraj pro změnu začátku či konce; na klávesnici šipky. Když se termín neuloží, vrátí se původní. Červená čára je dnešek, přerušovaná termín zakázky.

3. 3

   Přiřaďte náklady k etapám

   Zakázky → zakázka → Čerpání rozpočtu po etapách

   Přijaté doklady, výkaz práce, výdeje ze skladu a výrobní příkazy zakázky lze hromadně přiřadit k etapě. Hodiny lze zapsat k etapě rovnou ve výkazu práce. Co přiřazené není, ukáže se jako řádek Nepřiřazené k etapě.

4. 4

   Zapište vícepráci změnovým listem

   Zakázky → zakázka → Vícepráce a méněpráce

   Kladná částka je vícepráce, záporná méněpráce; změnit lze i rozpočet nákladů a hodin. List jde z návrhu přes odeslání ke schválení nebo zamítnutí. Schválený list upraví aktuální rozpočet a cenu, původní zůstávají vedle. Ze schválené vícepráce se otevře předvyplněná faktura nebo nabídka.

5. 5

   Určete vedoucího a tým

   Zakázky → zakázka → Tým zakázky

   Vedoucí zakázky je jeden, ostatní jsou členové nebo pozorovatelé. Tým je evidence — kdo co smí, určuje role ve firmě.

6. 6

   Sledujte portfolio

   Zakázky → Portfolio

   Běžící zakázky na jednom místě: rozpočet původní a aktuální, čerpání, dokončení a riziko zpoždění. Zakázka je ohrožená, když zaostává za uplynulým časem o víc než 20 bodů, když má etapu po termínu nebo týden před termínem není hotová ani na 80 %.

7. 7

   Uložte strukturu jako šablonu

   Zakázky → Šablony

   Etapy s rozpočty a termíny se uloží jako posun od začátku zakázky. Při zakládání nové zakázky šablonu vyberete a etapy se založí s termíny od jejího začátku.

Časté chyby

• Rozpočet nadřazené etapy zadaný jako součet podetap — započítá se dvakrát, protože podetapy se připočítají samy.
• Vícepráce dopsaná rovnou do rozpočtu zakázky: ztratí se odpověď, o kolik se zakázka odchýlila od smlouvy.
• Náklady nepřiřazené k etapám — čerpání etap pak ukazuje méně, než se opravdu utratilo.
• Vícepráce vyfakturovaná mimo změnový list (ručně napsanou fakturou): Ledgio o ní neví a odkaz „Vyfakturovat“ ji nabídne znovu. Fakturujte ji z listu.

Souvisí