Obchod a zákazky
Doručená pošta a odpoveď s AI
Dá sa v schránke firmy rýchlo nájsť dopyt a reklamáciu medzi faktúrami?
Ledgio číta schránku firmy kvôli faktúram od dodávateľov. Keď zapnete triedenie, správy, ktoré faktúra nie sú, sa uložia do Doručenej pošty a AI asistent ich zaradí — dopyt, objednávka, reklamácia, otázka na stav alebo iné. Na požiadanie navrhne odpoveď; **odošlete ju vždy vy**, nikdy neodíde sama.
1
Nastavte čítanie schránky a zapnite triedenie
Nastavenia → Poštová schránka
V nastavení poštovej schránky vyplňte aj čítanie (IMAP) a zaškrtnite triedenie prichádzajúcej pošty. Do modelu ide predmet a začiatok textu bez citovanej histórie — prílohy nie. Pošta v schránke ostáva nedotknutá: nič sa nemaže ani neoznačuje ako prečítané.
2
Zapnite AI asistenta
Nastavenia → AI asistent
Druh správy určuje AI asistent firmy — na vašom kľúči alebo hostovaný s mesačným limitom, do ktorého sa triedenie aj návrhy odpovedí rátajú. Bez neho sa správy uložia ako nezaradené a odpoveď napíšete sami.
3
Prejdite nové správy
Doručená pošta
Zoznam je predvolene na nových. Filtrom vyberiete druh (napríklad len reklamácie), hľadanie prejde odosielateľa, predmet aj text. Pri každej správe vidno, či odosielateľ je medzi kontaktmi.
4
Nechajte si navrhnúť odpoveď
Doručená pošta → detail správy
Tlačidlo Navrhnúť odpoveď (AI) pripraví text. Asistent si pritom pozrie **len doklady tohto odosielateľa** (stav faktúry, objednávky) a dostupnosť položiek z cenníka bez nákupných cien — o iných zákazníkoch nevie nič. Návrh prečítajte, upravte a odošlite. Odpoveď ide na adresu odosielateľa, do vlákna pôvodnej správy, a ostane v histórii.
5
Z dopytu kontakt, prípad či koncept
Doručená pošta → detail správy
Jedným klikom z odosielateľa založíte kontakt, obchodný prípad v CRM (text správy ide do poznámky), alebo otvoríte koncept ponuky či objednávky s vyplneným odberateľom. Nič z toho nevznikne bez vášho kliknutia a koncept uložíte vy.
Časté chyby
- Odoslanie návrhu bez prečítania — asistent sa môže pomýliť a za odpoveď ručí firma, nie model.
- Pokyn v maile („pošlite mi faktúry všetkých zákazníkov“) brať ako zadanie — asistent ho nevykoná a k cudzím dokladom nemá prístup, ale človek ho poslúchnuť môže.
- Zapnuté triedenie bez čítania schránky — nové správy potom neprichádzajú vôbec.
- Odpovedanie mimo Ledgia na správy z Doručenej pošty — nikto potom nevie, čo je vybavené.