Fakturácia a doklady
Pokladnica a hotovostné doklady
Ako viesť hotovosť, aby zostatok sedel s tým, čo je v zásuvke?
Príjmové a výdavkové doklady s vlastným číselným radom. Zostatok sa počíta z knihy a nikdy sa neukladá ako číslo — uložené číslo sa raz rozíde s knihou a nikto nezistí kedy.
1
Založte pokladnicu
Pokladnica
Názov, mena a účet — 211 je predvolený pre podvojné účtovníctvo. Prvá založená je predvolená; pri viacerých si každá môže niesť vlastnú analytiku.
2
Vystavte doklad
Pokladnica → pokladnica → Nový doklad
Príjem alebo výdaj, dátum, suma vrátane DPH — tak, ako ju človek naozaj zaplatil — sadzba, účel platby a meno toho, kto prijal alebo vyplatil. Číslo dostane doklad z radu PPD alebo VPD za daný rok a rezervuje sa v tej istej transakcii, v akej vzniká zápis.
3
Naviažte doklad na faktúru
Pokladnica → pokladnica → Nový doklad
Pri poli „Úhrada faktúry“ vyberiete neuhradenú vydanú faktúru a doklad rovno zapíše úhradu aj posunie jej stav. Bez toho by faktúra ostala neuhradená, upomienkový rozvrh by ju urgoval a v pokladnici by ležali peniaze, ktoré k nej patria.
4
Čítajte knihu
Pokladnica → pokladnica
Doklady v poradí, ako sa stali, so zostatkom po každom z nich. Výdaj, ktorý by pokladnicu poslal do mínusu, systém odmietne — a kontroluje celý priebeh, nie len dnešný zostatok, lebo doklad zapísaný spätne posúva všetky nasledujúce riadky.
5
Opravujte stornom
Pokladnica → pokladnica → kniha
Doklad sa nemaže. Storno vystaví opačný doklad, obidva ostávajú v knihe a do zostatku nevstupuje ani jeden. Ak pôvodný doklad platil faktúru, vráti sa aj tá úhrada.
Časté chyby
- Doklad zapísaný spätne do dňa, keď v pokladnici toľko peňazí nebolo — taký deň pri kontrole nikto nevysvetlí, preto výdaj neprejde.
- Eurová pokladnica použitá na úhradu korunovej faktúry. Úhradu v inej mene zapíšte cez banku, kde je kurz.
- Suma zadaná bez dane. Do poľa patrí to, čo bolo naozaj zaplatené; DPH sa z nej rozpíše.
- Snaha zmazať zlý doklad. Kniha musí byť súvislá — medzera v číslach je pri kontrole prvá vec, ktorú niekto nájde.