Prevádzka

Zostavy, zošity a reporty mailom

Ako dostať čísla z Ledgia von — a nechať si ich posielať samé?

Hotové zostavy odpovedajú každá na jednu otázku a dá sa z nich prekliknúť až na doklad. Vlastnú si poskladáte z oblasti, stĺpcov a zoskupenia. A čo chodí každý pondelok, nemusí nikto exportovať ručne.

Potrebuje plán Biznis alebo vyšší (reporty a výkazy).

1. 1

   Začnite hotovými zostavami

   Reporty

   Peňažný tok na tri mesiace, pohľadávky podľa veku dlhu, obrat a marža po zákazníkoch aj po položkách, predaj v čase, náklady po strediskách. Filter je obdobie alebo rok podľa zostavy. Všetko beží nad tými istými dátami a cez tie isté oprávnenia ako obrazovky — kto na dáta nevidí, nedostane ich ani v reporte.

2. 2

   Poskladajte vlastnú zostavu

   Reporty → Vlastné zostavy

   Vyberiete oblasť, stĺpce a prípadné zoskupenie; pri zoskupení sa číselné stĺpce sčítajú a pribudne počet riadkov v skupine. Žiadne vlastné SQL — dotaz sa skladá z ponúknutých polí. Na obrazovke je prvých 500 riadkov, celá zostava je v exporte.

3. 3

   Prepočty si nechajte v zošite

   Reporty → Zošity

   Prázdna tabuľka alebo nahraté .xlsx či .csv, úprava priamo v prehliadači a stiahnutie späť ako Excel. Je to miesto pre to, čo si firma aj tak vedie vedľa systému — len s prístupovými právami a v zálohe. Zošit sa počíta do úložiska ako príloha.

4. 4

   Nastavte rozvrh

   Reporty → Rozvrhy zostáv

   Uloženej zostave zadáte frekvenciu (denne, týždenne, mesačne), deň, hodinu a adresy príjemcov oddelené čiarkou alebo novým riadkom. Zostava odíde ako zošit v prílohe, nie ako odkaz — príjemca teda nemusí mať v Ledgiu účet. Rozvrh sa dá kedykoľvek vypnúť a zapnúť.

5. 5

   Overte, že pošta odchádza

   Reporty → Rozvrhy zostáv

   Ak server nemá zapnutého poskytovateľa pošty, rozvrh sa uloží, ale nič neodíde — obrazovka na to upozorní hore. Zapína to správca prostredím, nie klikaním v aplikácii.

Časté chyby

• Hodina rozvrhu zadaná v našom čase: zadáva sa v UTC, takže cez leto report príde o hodinu inak, než človek čakal.
• Čakanie, že sa vynechaný termín dobehne — dlžné termíny reportov sa zámerne nedobiehajú: report za minulý pondelok už nikoho nezaujíma a päť rovnakých e-mailov naraz je horšie než jeden vynechaný.
• Rozvrh na zostavu, ku ktorej zakladateľ medzitým stratil prístup: report prestane chodiť, a je to tak správne — rozvrh nie sú zadné dvierka k odobratým dátam.
• Export do Excelu rozposielaný ručne každý pondelok, hoci presne na to je rozvrh.

Súvisí